【名刺管理でお悩みの方必見】成果が出る最適な名刺管理方法とは？

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名刺管理が必要な理由

まずそもそもどうして名刺管理が必要なのかについて、その理由をお話していきたいと思います。

理由①：名刺は貴重な顧客情報だから

営業担当者であれば名刺を数百枚持っていることは当たり前ですよね。
あなたはその名刺がどれだけ貴重な情報資産か理解した上で、取り扱えていますか。
名刺から得られる情報は馬鹿になりません。
確かに連絡先や部署情報といった情報のみに注目しがちですが、他の名刺と組み合わせることで営業先の組織体系などを把握することもできます。
また名刺と併せて訪問履歴や訪問時のメモなどをきっちりと整理しておけば、重要な顧客データとなります。

理由②：名刺は会社に帰属する資産だから

名刺は「獲得した営業担当者のもの」という風に捉えがちですが、あくまで会社に帰属する情報資産です。
たとえば社内の財務資料や人事資料を管理もせず放置していたり、紛失してしまったりするのはご法度ですよね。
名刺は入手した人が個人的に管理することになるため、見逃されがちですが、財務資料や人事資料と同じ大切な情報資産の一つです。
名刺管理において、「営業成果や効率を高めるためにやる」という個人的な目的は勿論必要ですが、それ以上に会社の情報資産であると認識して、精緻に管理するという意識を持つことも重要でしょう。

アナログの名刺管理方法

それでは実際にどのように管理するのかについてお話していきたいと思います。
まずはアナログでの名刺管理方法をご紹介しましょう。

アナログの名刺管理方法①：名刺ホルダー

最もオーソドックスな管理方法といえば名刺ホルダーでの管理です。
ホルダーに名刺を差し込むだけという手軽さや、どういうカテゴリーで保管するかを自分が使いやすいように自由に調整できることが利点と言えます。
また手帳型のホルダーもあるので、持ち運ぶことが多い方は名刺ホルダーがオススメですね。
しかし、基本的に時系列に沿って名刺を格納していくことになるので、定期的に名刺の整理をするようにしなければ、必要な名刺がとっさに見つかりにくいということが起きるので、注意しましょう。

アナログの名刺管理方法②：名刺ボックス

こちらも名刺ホルダー同様にメジャーな管理法ですね。
名刺ボックスは名刺ホルダーよりも収納できる枚数も多く、大量の名刺を管理するのに適しています。インデックス用の仕切りが付いているものが大半ですので、それらを上手く活用すれば、企業別や業種別といったようにきれいに整理することが可能です。
ただボックス型は名刺ホルダーのように持ち運びはできません。基本的に机の上や引き出しの中に置くことになるので、必要な名刺は都度取り出す必要があるのです。その分紛失のリスクも出てくるので、頻繁に使う名刺は名刺ホルダーに入れるといったように、他の管理方法と使い分ける必要があるでしょう。

アナログの名刺管理方法③：名刺ノート

名刺を普通のノートに張り付けて管理する方法です。
名刺ノートの最大の利点は、名刺に関連した情報を余白に記載できることでしょう。後になって「どんな人だったっけ」と振り返る際に、詳細な情報が名刺の近くに記載されていれば、とても便利なのは言うまでもありません。
とはいえ、わざわざノートに張り付けるという手間がかかりますし、裏にも記載事項がある名刺もあるので、その場合は裏面をコピーするなどの工夫は必要です。また張り付けるので通常のノートだと名刺の順番は入れ替えることができません。もし名刺ノートで順番を入れ替えて活用したいのであれば、ルーズリーフバインダーを選びましょう。

デジタルの名刺管理方法

続いて、デジタルでの名刺管理方法を見ていきましょう。

デジタルの名刺管理方法①：Excel

まずご紹介するのはExcelを活用した管理方法です。
名刺に記載されている情報をExcelに入力するだけなので、簡単にできます。その上、日本企業においてOfficeはすでにパソコンにインストールされていることが多いため、特に費用的なコストをかけずに管理が行えることも利点です。フィルターなどを利用した検索機能もありますので、デジタルでコストをかけずに管理したい方にはオススメの管理方法と言えるでしょう。
ただし全ての情報を手入力するという工数もかかる上、情報セキュリティの観点から外部で参照しにくいという面もあります。

デジタルの名刺管理方法②：名刺管理システム

続いてご紹介する管理方法は名刺管理システムを活用するというものです。
名刺情報をスマホのカメラや専用スキャナーなどを活用してスキャンすることで、名刺管理システムに取り込んで管理する形になります。
名刺管理システムの利点は検索性が非常に優れている点や、関連情報の紐づけや情報の分類が簡単にできることです。またスマホアプリと連動したものを活用すれば、外部ですぐに参照することができるといった利便性もメリットとして挙げられますね。
しかし導入コストに加えランニングコストもあるため、他の名刺管理方法よりは高い費用が必要になります。

デジタルの名刺管理方法③：デジタル名刺ホルダー

名刺ホルダーにはデジタル式のものも存在します。スマホのような大きさのデバイスであることが多く、持ち運びに便利です。デバイスに内蔵されたカメラやスキャナーを使って、名刺をスキャンするだけで取り込むことができるので手間もそこまでかかりません。また社名や名前、登録日などで検索できる機能がついているものもありますので、検索性にも優れています。
しかしあくまで名刺ホルダーをデジタル化したものですので、関連情報の入力といった機能はありません。

名刺管理の最適解はコレ

ここまでアナログやデジタルでの管理方法を見てきて、それぞれメリットもあればデメリットもあり、どれがいいか迷われている方もいらっしゃると思います。
そこで一つ提案させていただきます。

名刺管理の最適解は...名刺管理システム

もっともオススメしたい管理方法は名刺管理システムの活用です。
名刺管理システムは名刺情報の管理だけでなく、顧客情報を入力出来たり、関連情報を紐づけて可視化したりと、非常に便利な機能を持つものが多いです。
先ほどもお話した通りスマホアプリと連動したものを活用すれば、外部で見たいときに簡単に参照することは勿論、名刺をもらってすぐにスキャンしてシステムにデータを送ることも可能です。
名刺管理システムを使うことで顧客情報をフルに活用することができるので、営業成果にも繋がりやすいと言えます。

名刺管理システムの料金は？

とはいえ名刺管理システムのところで、他の管理方法よりも金銭的なコストが掛かるとお話したので、正直どれくらいかかるのか気になりますよね。
料金体系については大きくわけて2種類あります。 1つは「ライセンス課金」で、利用人数に応じて料金が発生するタイプです。ライセンス費用に名刺データ化費用（人力補正）が含まれる場合と含まれない場合があるので、注意が必要です。もう1つは、「名刺データ化枚数課金」で、データ化する名刺枚数に応じて料金が発生するタイプです。ID数を気にせず利用できる料金プランになっていることが多いですが、部門など一部で導入するにはコストが高くなることもあるため注意が必要です。確かに他の名刺管理方法と比べて、ランニングコストは掛かってきます。しかし、活用次第でコスト以上の営業効率や成果に結びつけることができるのも、名刺管理システムであるということを忘れないでください。

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まとめ

いかがでしたか。
名刺管理方法には様々なものがあり、どれも一長一短があるということがお分かりいただけたのではないでしょうか。
当社では、今回ご紹介した管理方法の内、「名刺管理システム」を提供させていただいています。当社が提供している営業支援ツール「ホットプロファイル」は、これまでお話した機能は全て搭載しております。
また、営業の効率化を支えるSFA（営業支援）機能やMA（マーケティング支援）機能なども利用可能ですので、営業プロセス全体のパフォーマンス向上にご活用いただけます。
名刺管理を効率よく行いたい、営業効率を高めたいという方は是非一度気軽にお問い合わせください。