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あなたは大丈夫？押さえておきたい名刺交換のマナーや仕方

あなたは大丈夫？押さえておきたい名刺交換のマナーや仕方

2021.04.30

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あなたは名刺交換の時、以下のような行動をとっていませんか？・端が折れていても、気にせずに渡している・商談中に名刺の上に資料が重なってしまっている・名刺を回収するとき、机の上をスライドさせているこの記事では、上記のようなNGマナーを取らないために、名刺交換の仕方からマナー、イレギュラー時の対応などを分かりやすく解説しています。まだ名刺交換をしたことがない方は勿論、ご自身の名刺交換方法やマナーをチェックしたい方や新人教育担当になっている方は、是非最後までお読みください。

名刺交換の仕方

まずは名刺交換の仕方についてお話します。

ステップ①：名刺の準備

名刺交換をスムーズに進めるため、すぐに名刺を取り出せるように事前に準備しておきましょう。名刺を1枚出しておき、名刺入れに挟んでおくと取り出しやすいのでオススメです。その上で名刺入れを上着の内ポケット、クールビズなど上着を着ない場合は鞄の外ポケットなどに入れておくことで、スムーズに名刺を交換することができます。

ステップ②：名刺を渡す

名刺を渡す際は、まずは相手から見て正しい向き（自分から見て逆さま）にした名刺を自分の名刺入れの上に乗せて、胸の高さで持ちます。その状態から両手で差し出すようにする形が基本とされています。また名刺を渡す際にはテーブル越しに行わず、相手の横側へと移動してから行うようにしましょう。

ステップ③：名刺を受け取る

相手の名刺を受け取る際も、原則両手で受け取るようにしてください。とはいえ同時交換するケースも多々あります。その場合は名刺入れを持っていない方の手で差し出しながら、もう片方の手で受け取り、両手を添えて胸の高さまで引き寄せるようにしましょう。また相手が名刺を差し出してきた高さよりも低い位置から差し出すと、より丁寧な印象を与えることができます。

ステップ④：商談中の名刺の扱い

交換した名刺はすぐに名刺入れにしまわずに、商談中は机の上に置いておきましょう。相手が複数人いる場合は、相手の席順に合わせて名刺を置いておくと顔と名前を一致させて覚えやすいのでオススメです。

名刺交換のマナー：準備編

ここからは名刺交換におけるマナーについて解説します。まずは最初のステップである準備段階でのマナーを見ていきましょう。

マナー①：余分に枚数を用意しておく

顧客を訪問する際、「大体何人くらい出席しそうか」という点は、事前のやり取りなどである程度把握することができます。しかし、時に予想外の参加者が出ることもあります。そうなった時に「名刺が足りない...」と焦らなくて済むように、常に余分に携帯しておくようにしましょう。

マナー②：折れていたり、汚れたりしていないか確認しておく

折れた名刺や汚れた名刺を平気で渡している人をたまに見かけます。名刺は自分だけでなく、会社の印象を決める重要な視覚情報となりますので、絶対にやめておきましょう。

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名刺交換のマナー：交換編

続いては交換する際のマナーをご紹介します。

マナー③：訪問者側から渡す

名刺交換は訪問者側、いわばお金を出してもらう立場にいる側から差し出すことが基本となります。もし相手が先に差し出してきた場合、丁寧に名刺を受け取った後、「申し遅れました」と言い添えて渡すようにしましょう。

マナー④：名刺を渡す順番を間違えない

・ケース①：相手が複数いる場合役職の高い人から順にお渡しするのが基本です。とはいえ誰が一番役職の高い人かわからないこともあるでしょう。その場合、一番入り口から遠い位置、いわゆる上座に座っている方から順に渡すようにすれば問題ありません。・ケース②：こちらも複数の場合こちら側も複数の場合、役職の高い人から順に名刺交換をする形になります。例えば以下のようなケースがあったとします。【訪問側】 A：営業担当者 B：Aの上司【顧客側】 C：窓口担当者 D：Cの上司この場合の名刺を渡す順番は以下のような流れになるでしょう。１：BからDへ２：BからCへ３：AからDへ４：AからCへこのうち2と３は同時並行してもOKです。

マナー⑤：名刺入れの向きに気を付ける

先述の通り、名刺入れは受け渡し時の台として活用することになりますが、この際名刺入れの向きにも注意が必要です。・名刺を渡すとき名刺が横型である場合、名刺入れの開く側を手前にして横向きに持つとよいでしょう。名刺が縦型である場合は名刺入れも縦にして持ちます。・名刺を受け取るとき自分の名刺と相手の名刺の形が同じである場合は、名刺入れは渡したときと同じ向きでOKです。もし自分と違う形の場合は、相手の形に合わせて名刺入れの向きを変えておきましょう。たとえば自分は横型で相手が縦型の場合は、名刺をお渡しした後に名刺入れの向きを縦向きに変えておくようにしてみてください。

名刺交換のマナー：商談中編

実際の名刺交換が終わっていざ商談が始まっても、注意すべき名刺交換におけるマナーはまだあります。

マナー⑥：相手の名刺は名刺入れの上に置く

受け取った名刺は置き方にも注意しましょう。まず相手の名刺は自分の名刺入れの上に置くことが基本です。相手が複数いる場合は、もっとも役職の高い人の名刺を名刺入れの上に置き、他の人の名刺は席順に並べておくようにするとよいでしょう。

マナー⑦：相手の名刺に資料などが被らないようにする

商談では自社の企業パンフレットなどの資料を使って、相手に説明することになりますが、その時資料が頂いた相手の名刺の上に被らないように注意してください。また相手の方が資料を見せながら説明してくれるというケースもあるでしょう。その場合でも、相手の資料が頂いた名刺に被らないように移動させると、より丁寧な印象を与えることができます。

名刺交換のマナー：回収・帰社後編

続いて商談後の名刺回収におけるマナーと帰社した後のマナーについてお話します。

マナー⑧：相手より先に名刺をしまわない

名刺をしまうタイミングも注意してください。相手よりも名刺を先にしまうのではなく、相手がしまうタイミングで「頂戴します」と一言添えて、名刺入れにしまうようにしてください。また机の上をスライドさせて回収している人もいますが、雑な印象を与えてしまう可能性があるので、丁寧に1枚ずつ取ってからしまうように心がけましょう。

マナー⑨：お礼メール

名刺をいただいて貴社した後はできればその日中、難しければ翌営業日の午前中にはお礼メールを送るとよいでしょう。そうすることで誠実な印象を持ってもらうことができます。複数人と名刺交換した場合は、アポイントをいただいた担当者をTOに設定し、他の参加者はCCで入れて送るようにすればOKです。

マナー⑩：紛失しないようにきちんと管理

いただいた名刺をしっかりと管理することも大切なマナーです。もらった後の名刺を雑に扱って、紛失してしまうなど論外。名刺フォルダや名刺管理システムなどを利用してしっかりと管理するようにしましょう。

名刺交換時のイレギュラー対応

最後に名刺交換の際に見かけるイレギュラーな事態への対応についてご紹介します。

イレギュラー事態①：相手から名刺がもらえない

まれに相手から名刺がもらえないケースがあります。その場合、商談終了後に「恐れ入りますが、お名刺を1枚いただけますでしょうか？」といったように、丁寧にお願いするようにしましょう。

イレギュラー事態②：名刺が足りない、忘れてしまった

訪問後に名刺が足りないことや、忘れてしまったことに気づくこともあります。その場合は「ただいま名刺を切らしておりまして」と謝罪した上で、会社名と部署名、氏名を口頭でお伝えしてください。帰社後、いただいた名刺のアドレス宛に名刺情報を記載した謝罪メールを送っておくことも忘れないようにしましょう。もし相手からも名刺がもらえなかった場合は、承諾を得た上で謝罪の手紙とともに名刺を郵送すればOKです。

まとめ

名刺交換の仕方やマナーについて解説してきましたが、いかがでしたか。名刺交換の仕方をこれから学ぶという方は勿論、ベテランの方でもご自身の名刺交換マナーの振り返りや新人教育などに活用していただければ幸いです。また本文中で名刺交換後の管理の重要性も触れましたが、当社は名刺管理システム「ホットプロファイル」を企業様に提供しており、名刺の効率的な管理や活用の支援をさせていただいております。交換した名刺をしっかりと管理して、営業活動に最大限に活かしたいという方は是非一度お問い合わせください。

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