Zoomで名刺交換するには？具体的な方法やツールをご紹介
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Zoomで名刺交換する方法をご存じでしょうか。
この記事では、Zoomでのオンライン商談時に名刺交換をする方法やメリットなどについて、詳しくご紹介しています。
Zoomでの打ち合わせが多い営業担当者やマーケティング担当者の方は、是非最後までお読みください。
Zoomで名刺交換する方法
早速Zoomで名刺交換する方法について解説していきましょう。Zoomで名刺交換するには大きく以下の2つのパターンがあります。
Zoomで名刺交換する方法①：チャットで名刺データを送る
まず一つ目の方法はZoomで商談を始めたタイミングで、チャット機能を使って名刺データを送信するという方法です。準備としては名刺をPDFや画像データ形式に変換しておくだけなので、非常に手軽にできます。
以下にチャットで名刺データを送る際のステップを記載しておきますので、参考にしてみてください。
【チャットで名刺データを送る際のステップ】
・ステップ１
名刺データのPDF化、画像データ化
・ステップ２
ブラウザからZoomのアカウントにアクセスして、マイアカウントのSettingsにある「ファイル送信」をオンにする
（2回目以降は省略可）
・ステップ３
チャットを開いて、右下にある詳細のプルダウンメニューから「ミーティング内でファイルを共有する」をクリックする
・ステップ４
PDF化・画像データ化しておいた名刺データのファイルを選択し、送信する
Zoomで名刺交換する方法②：バーチャル背景名刺を活用する
もう一つの方法がバーチャル背景を活用するというものです。チャットで送信するよりもスムーズに名刺交換をすることができるため、Zoomにおける名刺交換方法としてはコチラが主流でしょう。
方法としては非常に単純で、Zoomの背景に自身の名刺情報を表示させるというものです。
また名刺情報に加えてQRコードを表示させ、それを読み取ってもらって名刺データを渡すケースも増えていますね。
名刺情報を表示させるだけのものならPowerPointやPhotoshopなどを使って作成することができますが、QRコードを表示させるのであれば背景名刺作成用のツールを活用することになります。
Zoomでバーチャル背景を活用するには以下のステップを踏みます。
【Zoomでバーチャル背景名刺を設定する方法】
・ステップ１
背景名刺データを作成・用意する
・ステップ２
Zoomを開いて、画面右上にある設定（歯車マーク）をクリック
・ステップ３
「バーチャル背景」タブを選択し、「＋（画像を追加）」をクリックする
・ステップ４
背景名刺データを追加し、背景に選択する
背景名刺を活用するメリット
Zoomでの名刺交換方法として2つご紹介してきましたが、ここではそのうちバーチャル背景名刺の活用にフォーカスして、その具体的なメリットを見ていきましょう。背景名刺のメリット①：伝えられる情報量が多い
背景名刺は通常の名刺よりも伝えられる情報量が多いです。氏名や部署、役職、連絡先、住所、ロゴといった基本的な内容に加えて、会社のキャッチコピーや今押したい商品のPR情報なども載せることができます。
背景名刺のメリット②：ブランディングにも効果的
社内でデザインを統一し、キャッチコピーなどの共通のメッセージを表示させることで、ブランディングにおいても非常に効果的な役割を果たします。紙の名刺は渡したタイミングくらいでしか真剣に見てもらえないことが多いですが、背景に表示させておくことで常に目に触れる状態を創り上げることができ、印象に残りやすいと言えるでしょう。
背景名刺のメリット③：コミュニケーションの円滑化
背景名刺を利用することで、自分自身の部署や立場などの必要な情報をしっかりと理解してもらった上で商談を進めることができるので、コミュニケーションも円滑になります。また名刺のデザインやキャッチコピーなどを会話の糸口として活用することも可能です。
背景名刺のメリット④：費用をかけずに利用できる
費用をかけずに利用できるという点もメリットとして挙げられるでしょう。一部有料のツールがありますが、無料で活用できるツールがいくつもあるので、それらを活用すれば、費用をかけることなくクオリティの高い背景名刺を作成することができます。
背景名刺を含めたオンライン名刺交換の課題
最後にZoomでの背景名刺を含めた、現在のオンライン名刺交換における課題についてお話ししておきたいと思います。課題①：活用者がまだそれほど多くない
まず挙げられるのは、活用者がまだそれほど多くないという点でしょう。コロナの影響もあり非対面での営業シーンが増えたことで、数年前と比べるとオンライン名刺の認知度や活用者も増えてきているとはいえ、まだまだ紙の名刺を活用している人の方が多いというのが実状です。
活用者が少ないということは、それだけWeb会議において相手から名刺情報を獲得できる可能性が低いということに繋がります。
課題②：同じツールを使っていないと名刺交換ができない
また商談相手がオンライン名刺交換を活用していた場合でも、同じツールを使っていないと名刺交換ができないケースがあります。昨今は無料の名刺管理アプリなども多くリリースされており、オンライン名刺交換機能を持つものもありますが、同じアプリのユーザー同士での交換を前提としているものが非常に多いのです。
そうなると結局名刺交換ができず、チャットで名刺情報を送ったり、口頭で伝えたりといった対応を取らざるを得ません。
課題③：背景名刺の場合、実際のところ名刺交換になっていない
本記事でお話してきた背景名刺は、手軽に利用ができるため、オンライン名刺交換の手法の中でも活用されることが多いです。しかし背景名刺は自身の名刺情報を背景に記載して「見せている」だけになっていることが多く、実際のところ名刺交換になっていないのです。
確かに名刺情報をお互い確認することはできますが、もしその情報を記録しておかなければ、後々コンタクトを取ることができなくなります。
また背景名刺の場合、データでもらっているわけではないので、相手の名刺情報を社内共有しづらく、名刺情報の有効活用が難しいと言えるでしょう。
まとめ
今回はWeb会議システムの中でもトップシェアを誇るZoomでの名刺交換方法、とくに背景名刺の活用についてお話してきましたが、いかがでしたか？最後の項目で触れたようにZoomでの背景名刺含め、オンライン名刺の交換には様々な課題があります。
当社はその課題解決のために、オンライン名刺交換機能を搭載したシステム「ホットプロファイル」を提供しております。
ホットプロファイルのオンライン名刺交換では、どんな相手とでも名刺交換することが可能です。
まず自分の名刺情報を送る場合、自身の背景画像に記載されているQRコードを相手に読み取ってもらう、あるいはURLを送付するだけでOK。
さらに相手からの名刺情報の受け取りは、こちらの送った名刺データの画面からアクセスできる「オンライン名刺交換ページ」で、名刺の写真を撮って送信してもらう形になっています。
そのため「相手がオンライン名刺を活用しているか、同じツールを使っているか」などは気にすることなく、誰とでもオンラインでの名刺交換を実現することができるのです。
さらに獲得した名刺情報はそのままホットプロファイルのデータベースに取り込まれるため、名刺交換後の管理や活用も効率的に行うことができます。
Zoomと連携したオンライン商談機能も標準搭載しておりますので、ご興味をお持ちの方は一度お気軽にご連絡ください。
