名刺管理システムの導入検討時に押さえておきたいポイント

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    名刺管理システムの導入検討時に押さえておきたいポイント

    さまざまなビジネスシーンで名刺交換が行われることにより、毎日のように企業内の誰かが名刺を入手しています。これらの名刺は企業にとって貴重な資産です。そのため、名刺の管理を個人任せにせずに、企業としてデータ化して一元管理したい、というニーズは高まっています。

    しかし名刺管理システムを導入しても、システムの運用を阻む課題が出てくることがあります。たとえば、名刺を正確にデータ化するには手間がかかることであったり、導入した名刺管理システムが目的に対してオーバースペックあるいは機能不足であったりすることなどです。あるいは集約した名刺データを営業に活かし切れていないなどといった課題もあります。

    このような事態を防ぐために、ここでは名刺管理システムを導入する際に押さえておくべき課題とポイントについて紹介します。


    【課題1】スキャンした名刺データの読み取り精度が低い

    名刺管理を行うための最初のハードルは名刺のデータ化です。これには、名刺をスキャンするだけでかんたんにデータ化できるアプリケーションソフトが有効です。これを利用することにより、名刺をデータとして取り込む際の手間を大幅に削減することができます。

    実際、市販のパッケージソフトを利用すれば、専用スキャナーで名刺をスキャンするだけでデータ化することができます。スキャンされた名刺の画像データはOCRによって自動的に文字データに変換されます。このように市販のパッケージソフトでも、かんたんな操作で利用できます。

    しかし、こうした簡単に利用できる製品は、OCRによる自動的な文字データ化の精度に限界があるのも事実です。仮に90%以上の精度と謳っている製品であったとしても、残り数%が不正確であれば、日々の営業活動で得る膨大な名刺のデータ化に掛かる手直しの工数は計り知れません。「かなりの頻度で自社の作業員が修正しなければならない」「膨大な数の人が登録・更新しないと効果的に機能しない」「結局、手間が軽減されなかった」など、多くの懸念すべき事態が発生することが考えられます。

    こうしたことが、名刺データ化のハードルを上げているのです。

    そこで、これらの課題を解決し営業に貢献するためには、スキャンした名刺データをデータセンターのオペレーターがチェックし、修正する仕組みを備えた名刺管理システムを選択することが重要になります。

    具体的には、名刺をスキャナーでスキャンしたり、スマートフォンの専用アプリで撮影したりすると、名刺データが自動的にデータセンターへ送信され、オペレーターが目視によってOCRの誤認識を手入力により修正し、データ化の精度をほぼ100%に維持することができる名刺管理システムです。

    こうして正確に登録されたデータは、クラウドの顧客データベースに反映されます。スマートデバイスとクラウドを連携することは、会社として継続的にデータを管理・共有するうえで重要な要素となります。こうすることで正確な顧客情報が構築され、業務を効率化することが可能になるのです。

    したがって、名刺管理システム導入前には、第一に名刺データの入力における問題を想定しておくことが肝要です。そのうえで、オペレーターにより高い精度でデータ化を実現しているサービスである旨を確認しておくことが大切になります。

    名刺データ化

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    【課題2】自社にとって適した名刺管理システムが導入されていない

    名刺管理システムの運用を阻む要素に、システムの機能が自社に適していないことがあります。不必要な機能による操作性の悪さが名刺管理システムの定着化を妨げ、運用費の不適切さが経営上の負担になるためです。たとえば、高機能であったとしても「細か過ぎる顧客情報の入力にかえって手間がかかる」「高額である」などのケースです。

    したがって、名刺管理システムを導入する際は、各システムの機能やサービス内容の違いに注目することが重要です。具体的には自社の名刺管理の目的を整理したうえで、サーバーを外部サービスに置くクラウド型か自社でサーバーを構築するパッケージ型(オンプレミス型)か、名刺登録方法はどのようになっているか、機能とコストのバランスはどうか、その機能は自社に必要か、などといったことを確認していくことです。詳しく見ていきましょう。

    まず、クラウド型か自社構築型かについてですが、従来はデータを社内に置くことがセキュリティへの信頼性が高いと考えられ、一般的に企業で利用されていました。しかし、サーバーのメンテナンスやシステムのアップデートの際に手間やコストがかかることや、モバイル端末の利用の普及に対応するために、クラウド型が自社に適していると判断する企業が急激に増加しています。また、ここ最近のクラウドサービス事業者に対して「自社の管理システムよりデータを高セキュリティ環境で保管している」との見解を示す企業も増えてきています。

    つぎに名刺の登録方法も、名刺管理システムの活用を定着させるためには重要なポイントです。名刺登録に手間がかかるようではせっかく入手した名刺がデータベースに反映されなくなるためです。

    こうした課題には、専用スキャナーで名刺情報をスキャンするだけのタイプか、外出先でも専用アプリを通してスマートデバイスから撮影によりデータを取り込めるタイプかなどが、システム選択において大きなポイントになります。また、データセンターでオペレーターが手入力することで精度が高まるタイプを選ぶことも重要な要件です。

    そして、これらの運用タイプや機能・サービスに対して、自社の目的と照らし合わせ、 導入時や運用時のコストを踏まえて総合的に判断することが重要になります。

    つまり、自社の名刺管理の目的から、運用のしやすさや使いやすさ、正確さなどを総合的に理解し、自社の事業規模等に対して適正なコストであるかどうかを判断する必要があるのです。


    【課題3】名刺情報を集約しただけで営業戦略的に活用されていない

    企業によっては、名刺情報がデータ化され共有化できる状態になっただけで終了してしまい、営業戦略的に活かされていないということがあります。「集約した名刺情報を、どのように営業戦略に活かしていくか」ということは多くの企業において、問われている重要な事項です。

    これを踏まえ、下記のように営業に役立つ機能を備えている名刺管理システムに着目して考えてみましょう。

    ①組織ツリー

    登録された名刺情報から顧客企業内の組織ツリーを生成する機能を持つ名刺管理システムを利用すれば、名刺交換をした相手が、企業内でどのような立場にあるかということや、自社の社員との関連性を可視化できます。

    このことで、誰の人脈を活用してどの担当者にアプローチすべきかといった、営業戦略的な名刺管理システムの活用が可能になります。

    ②地図上でアプローチすべき顧客を把握できる機能

    顧客情報と地図情報を関連づける機能を持つ名刺管理システムを活用すれば、訪問先へのルートを確認することで営業活動の効率化を図ることができます。

    さらに顧客情報を地図上で可視化することで、売上と地域的な関連性を可視化したり、営業活動の地域的偏りを発見したりすることで商圏分析を行うなど、名刺管理システムを営業戦略的に活用することができます。

    ③最新ニュースやコンタクト履歴、Webから取得したデータを名刺に紐付ける機能

    注目すべき名刺管理システムの機能に、登録されている顧客に関係性が高い情報をインターネット上から自動的に取得する機能があります。具体的には、登録された顧客に関係する人事情報をインターネット上から取得して表示したり、関連ニュースを表示したりすることで営業戦略を検討できる機能です。

    また、企業属性や販売データ、メールマガジンやWebページのトラッキングデータなどを名刺データと連結することにより、従来のKKD(勘、経験、度胸)に頼らない、より科学的かつ合理的な精度の高い戦略的な営業へと変革することが可能になります。


    まとめ

    以上のように、名刺管理システムの運用を阻む課題はさまざまです。これらの課題をシステム導入前に検討しておくことで、実際に現場で有効活用され運用される名刺管理システムの運用が可能になります。

    自社に適した機能と使い勝手を備えた名刺管理システムを選択することで、戦略的に名刺情報を活用し、売上向上を実現しましょう。

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