「名刺はどうやって捨てればいいのか？」
「捨てていい名刺の基準は？」
「名刺を廃棄する最適なタイミングはいつ？」
この記事は、冒頭のような疑問を抱えている営業担当者・ビジネスパーソンの方に向けて、名刺を捨てる基準・正しい名刺の捨て方・廃棄の適切なタイミングなどを解説していきます。
名刺廃棄時の注意点にも触れながら、最後には効率的かつ安全な名刺管理方法もご紹介しています。
名刺の捨て方や管理にお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

名刺を捨てる基準

はじめに名刺を捨てる基準について確認しておきましょう。

名刺を捨てる基準①：情報が最新かどうか

まず挙げられる基準は「その名刺の情報が最新かどうか」という点です。
企業は毎年何らかの組織変更や部署異動があります。
それに応じて当然担当者の名刺情報は変わっていきます。
日頃からやり取りしている担当者であれば、部署や役職、連絡先などが変わった際は、新しい名刺をもらえることでしょう。
そのため、古い情報しか記載されていない名刺は、情報セキュリティの観点からも早めに廃棄するべきと言えます。

名刺を捨てる基準②：いつ交換したかを思い出せるか

二つ目の基準は、名刺を交換した時期や状況を思い出せるかどうかです。
営業活動を続けていると、名刺は自然と大量に増えていきます。その中で、実際に活用している名刺はどれくらいあるでしょうか。
多くの場合、半数以上の名刺は名刺ホルダーやデスクの中に保管されたまま、使われていない状態になりがちです。
その名刺を見たときに「いつ交換したか」「どんな会話をしたか」を思い出せない場合、残念ながらその後の関係性は生まれていない可能性が高いでしょう。
そのような名刺は、思い切って廃棄する判断も必要です。

名刺を捨てる基準③：今後関わる可能性があるか

三つ目の基準は、今後ビジネス上で関わる可能性があるかどうかです。
名刺交換の記憶があったとしても、今後の取引や商談につながるかどうかは名刺ごとに異なります。
自らアポイントを取って交換した名刺であれば、今後もビジネスに発展する可能性が高いでしょう。
一方で、セミナーや交流会で同席しただけの名刺などは、実際にビジネスにつながる可能性は低いケースも少なくありません。
こうした名刺を整理・廃棄することで、本当に価値のある名刺が明確になります。

名刺の捨て方と注意点

名刺を捨てる基準が分かったところで、続いては正しい名刺の捨て方と、廃棄時の注意点について解説します。

名刺の捨て方①：シュレッダーにかける

最も一般的で安全な方法が、名刺をシュレッダーにかけて廃棄する方法です。
名刺には氏名・会社名・連絡先などの個人情報が含まれています。そのため、捨てる際も情報漏洩を防ぐ配慮が欠かせません。
シュレッダーを使用することで、第三者に情報を読み取られるリスクを大幅に減らすことができます。

【シュレッダーで捨てる際の注意点】
シュレッダーは製品によって裁断の細かさが異なります。
復元されるリスクを最小限に抑えるためにも、できるだけ細かく裁断できるタイプを使用しましょう。

名刺の捨て方②：廃棄業者に外注する

二つ目の方法は、名刺の廃棄を専門業者に外注する方法です。
廃棄業者には、
・不要な名刺をまとめて回収するタイプ
・専用の廃棄ボックスを設置し、定期回収するタイプ
などがあります。

社内でシュレッダー処理を行う手間を省けるため、大量の名刺を効率よく廃棄したい場合に有効です。

【廃棄業者に外注する場合の注意点】
廃棄業者を利用する際は、廃棄証明書を必ず受け取るようにしましょう。
管理体制の証明として、社内監査や情報セキュリティ対策にも役立ちます。

名刺の捨て方NG例

ここまで名刺の捨て方としてシュレッダーと廃棄業者の利用といった2パターンご紹介してきました。
捨て方の最後に、逆にしてはいけない名刺の捨て方について簡単にご紹介しておきます。

・NG例①：ゴミ箱にそのまま捨てる
名刺を捨てる際に最もしてはいけないことが、ゴミ箱にそのまま捨てることです。
他の誰かが名刺を持って行くなどのセキュリティリスクも高いので、絶対にやめましょう。

・NG例②：名刺を封筒に入れてゴミ箱に捨てる
名刺を封筒に入れた状態でゴミ箱に捨てるというケースもNGです。
ゴミ箱のゴミを回収する業者はまさかそれが個人情報であるとは思っていないため、適切に扱われない可能性があります。

・NG例③：ハサミでいくつかに裁断して捨てる
ハサミでいくつかに裁断して捨てるのもNGと言えます。
ハサミでシュレッダー並みの細かさに裁断するのであればまだしも、簡単に復元できる程度の裁断では意味がありません。

名刺の廃棄タイミング

ここからは名刺の廃棄タイミングについてお話していきます。

タイミング①：年度初めもしくは年度末

年度の切り替わりは、顧客整理や業務の区切りがつきやすく、名刺整理にも最適なタイミングです。
この時期に基準に沿って名刺を見直すことで、不要な名刺を効率よく廃棄できます。

タイミング②：規定した保管期間を過ぎたとき

部署や会社単位で、名刺の保管期間をあらかじめ決めておく方法も有効です。
会社で例えば1年や3年などの保存期間を決めておけばいいでしょう。
名刺を取得したタイミングによって、廃棄するタイミングもそれぞれ異なってくるので、廃棄漏れなどがないように留意する必要はあります。

タイミング③：名刺情報をデータ化したとき

名刺情報をデータ化したタイミングも、廃棄の好機です。
名刺管理システムを活用していたり、PDF化してPCに保存する方法を取っていたりする場合、名刺交換後データ化することになります。
名刺情報がデータ化されれば、原紙を持っている必要もないので、廃棄すると良いでしょう。

オススメの名刺管理方法

最後に、名刺整理・廃棄と相性の良いオススメの名刺管理方法をご紹介します。

オススメは名刺管理システムの利用

オススメの名刺管理方法は「名刺管理システムの利用」です。
名刺管理システムとは、名刺情報を専用のスキャナーなどでスキャンすることで、名刺管理システムにデータとして取り込んで管理できるツールです。
名刺情報をデータ化するため、原紙が不要となります。
不要となった原紙を廃棄すれば、管理のための物理的な空間を圧迫することも、名刺ホルダーを複数用意する必要性もありません。

名刺管理システムのメリット

名刺管理システムを利用することで以下のようなメリットが得られます。

・メリット①：簡単にデータ化できる
名刺管理システムには専用のスキャナーやスマホのカメラ等を利用することで、簡単にデータ化することができます。

・メリット②：名刺検索がスピーディー
またシステム内に登録されている名刺データを素早く検索することができ、使いたい名刺にすぐアクセスすることが可能です。

・メリット③：関連情報を紐づけられる
その名刺を交換した際の商談内容などの関連情報も紐づけられるため、重要な名刺かそうでないかの判断も簡単にでき、名刺整理にも役立ちます。

まとめ