「名刺はどうやって捨てればいいのか？」
「捨てていい名刺の基準は？」
「廃棄する最適なタイミングは？」
この記事は、冒頭のような疑問を抱えている営業担当の方に向けて、名刺を捨てる基準や正しい名刺の捨て方、タイミングなどを解説していきます。
捨てる際の注意点も触れつつ、最後にオススメの名刺管理方法までご紹介していますので、名刺の捨て方や管理方法にご興味がある方は、是非ご一読ください。

名刺を捨てる基準

はじめに名刺を捨てる基準について確認しておきましょう。

名刺を捨てる基準①：情報が最新かどうか

まず挙げられる基準は「その名刺の情報が最新かどうか」という点です。
企業は毎年何らかの組織変更や部署異動があります。
それに応じて当然担当者の名刺情報は変わっていきます。
日頃からやり取りしている担当者であれば、部署や役職、連絡先などが変わった際は、新しい名刺をもらえることでしょう。
そのため古い情報しか記載されていないものは、情報セキュリティの観点から見ても素早く処分すべきと言えます。

名刺を捨てる基準②：いつ交換したかを思い出せるかどうか

二つ目の基準としては「いつ交換したかを思い出せるかどうか」です。
一年営業活動を続けていると、自然と名刺が山のように増えていきます。
そのうちアクティブに活用している名刺は何枚ありますか？
恐らく半数以上の名刺は名刺ホルダーやデスクの中にしまい込まれて、使われていないのではないでしょうか。
そしてそれらの名刺を見たときにいつ交換したのか、当時どのような話をしたのか思い出せるでしょうか。
もし思い出せないようであれば、残念ながらその担当者との縁はなかったと考え、捨てるべきでしょう。

名刺を捨てる基準③：今後関わることがありそうか

三つ目は「その名刺に記載している担当者と今後関わることがありそうか」という基準です。
辛うじていつ交換したのか、名刺を交換した際に何を話したのかを覚えていたとしても、今後ビジネス上関わることがあるかどうかは名刺によって変わるでしょう。
きちんとこちらからアポイントを取って交換したような名刺であれば、今後もビジネスに発展する可能性があります。
しかし例えばセミナーに参加した際に、同じグループ内で名刺を交換し合った等のケースであれば、ビジネスに繋がるかどうか正直微妙ですよね。
そういった名刺も思い切って捨てることで、本当に価値のある名刺が浮き彫りになっていくのです。

名刺の捨て方と注意点

名刺を捨てるかどうかの基準を見ていただいたところで、続いて実際の名刺の捨て方や注意点について見ていきたいと思います。

名刺の捨て方①：シュレッダーにかける

まず最も一般的な捨て方と言えるのがシュレッダーにかけることでしょう。
名刺は個人情報の塊です。
活用したり、保管したりするときは勿論のこと、捨てる時も最新の注意を払う必要があります。
捨てた名刺が誰かに拾われて悪用されてしまう、といったことも考えられるので、捨てる際は情報を読み取られないようにシュレッダーにかけるようにしましょう。

【シュレッダーで捨てる際の注意点】
シュレッダーはメーカーや製品によって、裁断後の細かさが変わります。
裁断した後に復元され読み取られるリスクを最小限に抑えるためにも、できるだけ細かく裁断できるものを利用した方が良いでしょう。

名刺の捨て方②：廃棄業者に外注する

二つ目の捨て方は廃棄業者に外注するというものです。
名刺の廃棄業者のサービスはいらない名刺をまとめて渡すパターンと、専用の廃棄ボックスなどを事務所に設置し、定期的に回収に来るパターンがあります。
どちらも名刺をシュレッダーにかける工数を削減することができるため、効率よく捨てることが可能となっています。

【廃棄業者に外注する場合の注意点】
廃棄業者に外注する場合に気を付けたいのは、廃棄証明書を確実に受け取ることです。
廃棄業者も信用にかかわるため回収した名刺を悪用することなどはありませんが、廃棄証明書を提出してもらうようにしましょう。

名刺の捨て方NG例

ここまで名刺の捨て方としてシュレッダーと廃棄業者の利用といった2パターンご紹介してきました。
捨て方の最後に、逆にしてはいけない名刺の捨て方について簡単にご紹介しておきます。

・NG例①：ゴミ箱にそのまま捨てる
名刺を捨てる際に最もしてはいけないことが、ゴミ箱にそのまま捨てることです。
他の誰かが名刺を持って行くなどのセキュリティリスクも高いので、絶対にやめましょう。

・NG例②：名刺を封筒に入れてごみ箱に捨てる
名刺を封筒に入れた状態でゴミ箱に捨てるというケースもNGです。
ゴミ箱のゴミを回収する業者はまさかそれが個人情報であるとは思っていないため、適切に扱われない可能性があります。

・NG例③：ハサミでいくつかに裁断して捨てる
ハサミでいくつかに裁断して捨てるのもNGと言えます。
ハサミでシュレッダー並みの細かさに裁断するのであればまだしも、簡単に復元できる程度の裁断では意味がありません。

名刺の廃棄タイミング

ここからは名刺の廃棄タイミングについてお話していきます。

タイミング①：年度初めもしくは年度末

名刺を捨てるタイミングとして分かりやすいのは、各事業年度初めもしくは年度末でしょう。
事業年度が替わるタイミングは、顧客の増減やビジネスの進捗もひと段落します。
そのタイミングで名刺を整理した上で、先程の基準と照らし合わせて捨てていく形になります。

タイミング②：規定した保管期間を過ぎたとき

あるいは部署や会社全体で、名刺を保管しておく期間を決めて、それを過ぎた名刺は順次廃棄していくというパターンもありますね。
会社で例えば1年や3年などの保存期間を決めておけばいいでしょう。
名刺を取得したタイミングによって、廃棄するタイミングもそれぞれ異なってくるので、廃棄漏れなどがないように留意する必要はあります。

タイミング③：名刺情報をデータ化したとき

また名刺情報をデータ化したときも、良い廃棄のタイミングと言えます。
名刺管理システムを活用していたり、PDF化してPCに保存する方法を取っていたりする場合、名刺交換後データ化することになります。
名刺情報がデータ化されれば、原紙を持っている必要もないので、廃棄すると良いでしょう。

オススメの名刺管理方法

ここまで名刺の捨て方やタイミングなどを中心にお話してきましたが、最後にオススメの名刺管理方法についてお話していきたいと思います。

オススメの名刺管理方法は名刺管理システムの利用

オススメの名刺管理方法は「名刺管理システムの利用」です。
名刺管理システムとは、名刺情報を専用のスキャナーなどでスキャンすることで、名刺管理システムにデータとして取り込んで管理できるツールです。
名刺情報をデータ化するため、原紙が不要となります。
不要となった原紙を廃棄すれば、管理のための物理的な空間を圧迫することも、名刺ホルダーを複数用意する必要性もありません。

名刺管理システムのメリット

名刺管理システムを利用することで以下のようなメリットが得られます。

・メリット①：簡単にデータ化できる
名刺管理システムには専用のスキャナーやスマホのカメラ等を利用することで、簡単にデータ化することができます。

・メリット②：名刺の検索スピードが速い
またシステム内に登録されている名刺データを素早く検索することができ、使いたい名刺にすぐアクセスすることが可能です。

・メリット③：関連情報を紐づけられる
その名刺を交換した際の商談内容などの関連情報も紐づけられるため、重要な名刺かそうでないかの判断も簡単にでき、名刺整理にも役立ちます。

まとめ