テレワークで営業管理は可能か？導入方法と悩んだ時に押さえておくべきポイント
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テレワークで営業管理は可能か？導入方法と悩んだ時に押さえておくべきポイント
テレワークにおける営業管理にお悩みではありませんか。実際にテレワークでは様々な課題があるため、何らかの形で営業を管理しなければ売上や利益に影響する可能性も否めません。今回はテレワークの導入方法に加えて、テレワーク時の営業管理に悩んだ時に押さえておくべきポイントや考え方をご紹介します。
テレワークとは
テレワークとは、企業や組織のオフィス外で仕事をすることです。在宅ワークやリモートワークも同様と言えます。テレワークを実現するためには、ノートパソコンやスマートフォンなどのモバイル端末とインターネット、SFAなどのツールを活用して、オフィスと同じような環境を整える必要があります。
元々、テレワークやリモートワークは新しい働き方、勤務体系の一つとして受け入れられ始めたものでした。
単純に通勤時間の分、働く人の自由な時間が増えること、同時に生産性の向上を期待するものとして導入されたという背景があります。
しかし、2020年に生じた新型コロナウイルス感染症（COVID-19)の影響により、各企業において可能な範囲で急激に導入されつつあります。
現在のコロナの状況に加えて、DXの推進や2025年の崖問題のことも考える企業や組織にとって、スムーズにテレワークに移行できる対応を考えておく必要があると言えるでしょう。
営業活動にテレワークを導入するメリット
営業活動にテレワークを導入することで、以下のようなメリットを得ることができます。テレワーク導入のメリット①：営業活動の効率化
一つ目のメリットは営業活動の効率化です。従来の営業活動は顧客先への出張時間に加えて、オフィスへの移動時間もかかっていました。
しかしテレワークを導入することで、顧客先への直行・直帰によるオフィスへの移動時間の省略が可能になり、さらにオンライン商談などを用いれば、移動時間そのものを省略することができるようになります。
移動にかかっていた時間を提案資料の作り込みや、顧客フォローに充てられるため、非常に効率の良い営業活動を実現することができるでしょう。
テレワーク導入のメリット②：多様な人材の活用が可能
営業にテレワークを導入することで、多様な人材の活用ができるようになる点も大きなメリットです。オフィスへの出勤が前提にある場合、遠方に住んでいる人材や家庭事情から時短勤務しかできない人材を、営業として活用するのは難しいと言えます。
しかしテレワークを導入することで、先に述べた通りオフィスへの出勤時間を気にする必要がなくなるため、これまで活用できなかった人材層の活躍も見込めるようになります。
テレワーク導入のメリット③：コストを削減できる
コストの削減もテレワーク導入における重要なメリットと言えるでしょう。テレワークを導入することで移動にかかっていた時間的なコストは勿論、オフィスや顧客先への交通費といった金銭的なコストも削減することができるようになります。
また移動にかかっていた時間分、これまで残業しなければいけなかった仕事も時間内で効率的に処理することもできるため、無駄な残業代の削減も可能です。
テレワークの導入方法
それでは実際に営業にテレワークを導入する方法をいくつかのステップに分けて見ていきましょう。ステップ1：テレワークの対象となる業務の策定
営業には様々な業務がありますので、どの業務をテレワークの対象とするのかを決めていきます。・営業プロセス全てをテレワークの対象とする
・顧客対応はテレワークOK、社内での報告会議は対面で行う
といった切り分けを行いましょう。
対象とする業務範囲を明確にしなければ、「この作業はテレワークでやっていいのだろうか」といったように営業メンバーも迷ってしまうので、必ず行うようにしましょう。
ステップ2：ツールを検討・導入する
つづいてテレワークを実現するためのツールを検討していきます。基本的な営業業務をテレワーク化するのであれば、以下の3つのツールがあれば十分でしょう。
・WEB会議システム：顧客との商談や社内会議で活用
・チャットツール：営業メンバー同士での簡単な業務報告など
・SFA：営業活動の管理
対象業務によっては別途必要になるシステムもあるので、自社の状況に合わせて選ぶようにするとよいでしょう。
ステップ3：テレワークのルールを策定する
テレワークを導入する上で、必要なルールは決めましょう。例えば
・勤務時間の管理方法
・フレックス勤務との併用の可否
・経費精算の範囲
などは決めておかなければなりません。
管理側の都合だけでなく、実際の営業メンバーができるだけ働きやすいようなルール策定が求められるでしょう。
ステップ4：テレワーク開始
ルールが定まれば、いよいよテレワークの開始です。テレワークを開始させた直後は、事前に決めておいたルールが浸透していない場合が多く、問題も出てくることが予測されます。
これらを防ぐためにもテレワークを開始するにあたって、テレワークルールの勉強会などを開催しておくと安心でしょう。
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テレワークにおける営業活動の課題とは
ここまで営業におけるテレワークの概要やメリット、導入方法について述べてきましたが、実際のところ様々な課題が残っているのも見逃せません。そこでここからはテレワークにおける営業活動の課題をチェックしてみましょう。
コミュニケーション不足による認識の違いが生じやすい
現代はWeb会議やTEL、メール等によるコミュニケーション手段は豊富ですが、テレワークを導入した場合、コミュニケーション不足となる可能性があります。テレワークの結果、コミュニケーション不足＝認識の違いが生じ、関係者間の連携も滞ってしまう恐れがあるのです。
もちろん、業界や業種、職種によってはテレワークを導入したことで、リソース不足を招く過度なミーティングや不必要な報告が少なくなり、業務プロセスの最適化や効率化によって作業がスムーズに進む場合もあります。
しかし、「対面でのコミュニケーションは無駄」だと切り捨ててしまうことは危険であることも留意しなくてはならず、適切なコミュニケーションの模索が課題であることを覚えておきましょう。
進捗遅れのカバーや案件/商談への介入がしにくい
テレワークに対応した営業活動の報告や管理体制が整っていない場合、進捗遅れに対してのカバーや案件及び商談への介入がしにくいのも課題です。極端なことを言えば、勝手に話が進んで、勝手に破談になることも考えられるということになります。
また、営業方法が訪問や対面によるものではなく、ビデオ通話やビデオチャットのような形式に移行している場合は、取引先や顧客によってはそれらのツールにうまく対応しきれなかったり、あるいはネガティブな印象を与えたりすることも配慮しなくてはなりません。
これらの状況を単なる報告のみで管理や把握することは非常に難しく、場合によっては売上や利益に悪影響を及ぼす可能性があることも留意しておかなくてはならないでしょう。
営業の独断や主観による行動を制御しにくい
営業に限ったことではない部分でもありますが、営業の独断や主観による行動を制御しにくいことも課題と言えるでしょう。必ずしも対面によるコミュニケーションでなければ気付けないということではないにせよ、対面だからこそ見て取れる性格や性分、性質などが把握しにくくなり、ちょっとした変化に気が付くことができないまま、思わぬ方向に話が進んでしまう可能性があるということです。
特に営業活動においては、商談の成立やポジティブな情報とは関係のない部分が後々に影響することもあります。
話が進んでいるつもりが裏で同業他社に有利な状況へと追い込まれてしまうことも現実的にあり得る問題です。テレワークにおいて意見が分かれる部分ではあるにせよ、「対面で得られる情報や気付きがなくなっても問題ない」とは言い切れないのです。
テレワーク時の営業活動の可視化や効率化を可能にするには？
続いて、テレワーク時の営業活動の可視化や効率化を実現するためにどのように考えるべきかご説明します。従来の日報や報告と合わせて数字による情報共有を行おう
従来の日報や報告などの抽象的な文章となる情報共有の他にも、数字による情報共有を強化しましょう。そのためには名刺の獲得からリードの育成、メールによる販促や商談の進捗状況の数値化などの課題をクリアしなくてはなりません。
昨今の名刺管理ツールやSFAツール、MAツールであれば簡単に解決できる部分ですので、テレワーク時の営業管理にお悩みなら、適切なマーケティングツールの導入をまずは検討してみましょう。
スケジュールやタスクも含めた多角的な管理が必要
テレワークに対応できていると思っていても、実はそれぞれ別々のシステムやツールを利用しており、結果として情報の一元管理や把握がしにくい状況を生み出していたというケースも散見されます。テレワーク時に適切に営業管理をしたいのであれば、営業活動そのものの一元管理や共通のツールで様々なデータをチェックできる仕組みを導入することが求められます。
前述した数値化の課題と同様に、SFAや名刺管理ツールを活用することで、実際のスケジュールやタスクを各サービスと連携しながら、データの蓄積や分析、効果測定することが可能になります。
まずは「管理しているつもり」から「きちんと把握できる環境」を整えるための適切なツールを導入すべきと言えるでしょう。
個人の勘やノウハウに頼らないことが大事
テレワークにおいて、営業自身にも言えることですが、営業を管理する立場の人間も個人の勘やノウハウに頼らないことが大事です。例えば、「あいつに任せておけば大丈夫だ」や「あの取引先なら問題ないだろう」という主観のみで根拠のない判断をすべきではないということです。
もちろん、営業テクニックとしての勘やノウハウは存在するかもしれませんが、数値化できないものを頼ったり、依存してしまったりするのは企業や組織として非常に危険です。
管理する立場だからこそ、また営業自身に勘やノウハウを頼りにさせないようにするためにも、SFAやMA、またはCRMなどのツールを用いて、データに基づいた判断を可能とする仕組みを取り入れましょう。
テレワーク時の営業管理に効果的な名刺管理ツールとは
最後にテレワーク時の営業管理に効果的な名刺管理ツールの活用についてご紹介します。名刺管理は名刺を管理するだけではないことを知ろう
今回お話した中で、名刺管理ツールという言葉を何度か使いました。しかし、名刺管理とテレワーク時の営業管理に何の関係があるのか？と感じた方もいらっしゃるでしょう。現在ではCRMやMA、SFAなどのマーケティングツールは単一的な機能というよりも、複合的に関連する機能を備えているものが増えています。
名刺管理ツールの中には名刺管理によるCRMへのデータベースの登録、MAによるリードの育成、SFAによる商談や交渉管理など豊富な機能を備えているものがあります。
特に名刺管理は顧客関係管理やマーケティングの入り口であることもあり、様々なツールやサービスが提供されており、どれを使えば良いのか悩ましいのも事実と言えます。
まずは名刺管理ツールの中には名刺を管理するだけでなく、SFAやMA、もしくはCRMといった機能を持ったものがあることを知っていただければと思います。
MAやSFA、CRMとの連携もしやすいので一元管理が容易に
名刺管理ツールによってはMAやSFAの機能を備えているだけでなく、外部CRMツールやMAツール、SFAツールやソフトウェアとの連携が可能なものもあり、様々なデータの一元管理を容易にすることが可能です。逆に拡張性や連携がしにくいツールやソフトウェアもあるので注意しましょう。
マーケティングツールを導入するタイミングで、拡張性やデータの連携が可能かどうかの確認を怠ってしまうと、将来拡張したいと思ったときにできないといった事態になりかねません。
現時点で拡張機能を使う予定がなくても、企業や組織、サービスを越えて連携が可能なツールを利用することをおすすめします。
当社の提供する「ホットプロファイル」ならテレワークにも対応できる！
テレワークを導入している現場では、「きちんと管理できているのか」という管理側の不安の声や、「きちんと評価されているのか」という営業側の不安の声がよく聞かれます。逆に言えば、営業側としても数字に現れにくい部分を各種ツールによって可視化されることで、きちんとした評価につながることがわかれば、テレワーク時でも意欲を持って仕事することができます。
管理する側としても「サボるから監視」という気持ちではなく、きちんと評価し、実績を上げてもらうために営業の支援となるツールを導入して営業活動を円滑にしようという気持ちが大切です。
当社の提供する名刺管理ツール「ホットプロファイル」は名刺管理ツールでありながら、SFAやMAの機能及び各種ツールとの連携が可能なソフトウェアです。
テレワークだけでなく通常時にも効率的かつ効果的なマーケティングを可能とする機能が豊富であり、その他にも商談管理や各種データの蓄積及び可視化によって管理しやすくなっています。
もし、テレワーク時の営業管理にお悩みであれば、ぜひともこの機会にご検討、ご利用をおすすめします。
まとめ：テレワークにも役立つ名刺管理ツールの導入を
今回はテレワークの導入方法に加えて、テレワークにおける営業管理に悩んだ時に押さえておくべきポイントや考え方などについてご紹介しました。テレワークにおける営業管理においては、監視するというイメージではないということをまずは前提としてください。
お互いがコミュニケーションを取りやすくすること、情報の齟齬や思い違いを少なくすることなど、ごく当たり前の部分から考えることが大切です。
その上でテレワークでも通常時と同じような情報共有を心がけること、性格やその時の気分に左右されないためにもコミュニケーション以外にデータや数字を共有することを重視することをおすすめします。
そのために当社の提供する「ホットプロファイル」がお役立ちできることと確信しておりますので、乗り換えや導入の検討候補に加えて頂ければと幸いです。
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