【営業管理をエクセルで行う方法】メリットやポイントも解説

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    「営業管理をエクセルで行う方法を知りたい」
    「営業管理に使えるエクセルテンプレートはあるのか」
    営業管理に携わっている営業部門責任者の方の中には、上記のような思いを持たれている方もいらっしゃると思います。
    そこでこの記事では営業管理をエクセルで行う方法やポイント、無料で使えるテンプレートをご紹介しています。
    最後にエクセルに代わる管理方法もご紹介していますので、効率の良い営業管理を実現したい方は是非ご確認ください。


    営業管理とは

    はじめに営業管理とは何かについておさらいしておきましょう。

    営業管理の概要

    営業管理とは、営業戦略における目的を達成するために計画を立てた上で、計画に対する実績・進捗の管理や、営業メンバーの行動などを管理することです。
    業管理の目的は営業戦略上の売り上げなどの目標を達成すること。
    その目標に向けて営業部門のメンバー全員で効率的な営業活動を実現するために、営業管理が必要となってくるのです。

    営業管理のメリット

    営業管理に取り組むメリットとしては主に

    ・目標の明確化
    ・部門全体の営業力の底上げ
    ・営業活動の分析ができる
    ・活動の軌道修正がしやすい

    といったことが挙げられます。

    営業管理を的確に行うにはツールが必要

    ここまで概要をお話してきた営業管理は、何かしらのツールを利用して実施する必要があります。
    今回はエクセルを用いて営業管理を行うことをテーマにお話していく形になります。
    営業管理自体についてより詳しい内容を知りたい方は、以下の記事も併せてお読みください。

    関連記事:【営業マネジメントの基本】管理項目やポイントなどを簡単解説

    それではさっそくエクセルでの営業管理について見ていきましょう。


    エクセルで営業管理を行うメリットとデメリット

    エクセルで営業管理を行う具体的な方法に入る前に、エクセルを活用するメリットとデメリットについて確認しておきます。

    エクセルで営業管理を行うメリット

    まずはメリットからご紹介していきます。

    ・メリット①:導入コストが掛からない
    エクセルで営業管理を行うメリットとして、まず挙げられるのが「導入コストが掛からない」という点でしょう。
    エクセルは日本の大半の企業で導入されており、新たに導入する必要性がありません。
    そのため導入費用などのコストが掛からないのです。

    ・メリット②:使える人が多い
    使える人が多いという点もメリットとして挙げられます。
    エクセルは学生時代の授業で使用法を習うことも多く、社会人であれば大多数の人が使えるツールです。
    そのため使用方法などを改めて習得する必要がなく、誰でも簡単に編集や管理ができるでしょう。

    ・メリット③:すぐに運用開始できる
    すぐに運用を開始できるという点も見逃せません。
    一つ目のメリットでも述べた通り、エクセルは大抵新たに導入する必要がなく、既に利用が可能な状態であることが多いはずです。
    営業管理に取り組みたいと思ったとき、すぐにでも運用を開始できるという点はメリットと言えるでしょう。

    エクセルで営業管理をした場合のデメリット

    対してデメリットの方はどのようなものがあるのでしょうか。

    ・デメリット①:同時編集ができない
    エクセルを利用した営業管理を行う場合の最大のデメリットは、同時編集ができない点です。
    営業管理用シートは営業部門のメンバーで共有して活用することになると思いますが、複数の人が同時に編集することはできません。
    誰かが入力などの編集を行っている場合、終わるのを待たなければならないので、業務効率は悪くなります。

    ・デメリット②:動作が重くなる
    営業管理を続けているうちに情報はどんどん蓄積されていくことになりますが、データ量が多くなればなるほど、動作が遅くなってしまいます。
    セルを一つ選択するにも数秒かかってしまったり、最悪フリーズしてしまったりすることもあるのです。
    そうなると作業が一時的に止まってしまうため、効率が悪いと言えます。

    ・デメリット③:場合によっては高度なスキルが必要
    また営業管理シートを「より使いやすく便利にしたい」と思っても、高度なスキルがなければ実現できない可能性があります。
    関数やテーブル等の各種機能をフル活用できれば問題ありませんが、もし初歩的な操作しかできない場合は、使い勝手のいいツールにすることは難しいでしょう。


    エクセルで営業管理を行う方法とポイント

    ここからはエクセルで営業を行う方法とポイントを、二つのステップに分けて見ていきたいと思います。

    ステップ①:管理項目・入力項目を決める

    エクセルで営業管理を行う際のはじめのステップは「管理項目を決める」ことです。
    営業管理と一口に言っても管理する項目は様々あり

    ・目標・実績管理
    ・顧客・案件管理
    ・営業プロセス管理

    等が挙げられます。
    エクセルで営業活動を行う際は、どの管理項目を対象とするのか決めましょう。
    また管理項目を決めた後は、それぞれどのデータが必要なのかを検討し、入力項目を策定します。
    入力項目は言い換えれば、何を分析したいのかになるため、しっかりと検討することがポイントになります。

    ステップ②:入力形式などのルールを決める

    管理項目や入力項目が決まれば、次に行うべきは「ルールを決めること」です。
    たとえば入力形式は決めておくべきでしょう。
    もし入力形式が異なってしまえば、データを加工したり、抽出したりできなくなってしまいます。
    そのため各セルにおける入力形式を策定し、使用することになるメンバー全員に周知していく必要があるのです。
    他にも「入力するタイミング・期限」なども併せて決めておくこともポイントになります。

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    営業管理に使えるエクセルテンプレート

    続いて営業管理に使えるエクセルテンプレートをいくつかご紹介します。
    ある程度営業管理に必要な項目を網羅しているため、ゼロから作るよりは効率が良く、すぐにでも運用を始められるので、是非ご活用ください。

    テンプレート①:楽しもうOffice

    一つ目にご紹介するのは「楽しもうOffice」です。
    楽しもうOfficeはMicrosoftが提供している無料のテンプレート集となっており、様々なカテゴリー別のテンプレートをダウンロードすることができます。
    職業別オススメテンプレートの「営業・販促」カテゴリには

    ・売上管理表
    ・業務計画表
    ・タスク管理表

    などの営業管理にも活用できるテンプレートがあるので、チェックしてみてください。
    Office テンプレート

    テンプレート②:業務用テンプレート

    続いてご紹介するのは業務用テンプレートです。
    様々なテンプレートを無料で提供しており

    ・売上管理表
    ・顧客管理表
    ・工程管理表

    などのテンプレートがあります。
    他にも商談メモなどの営業に役立つテンプレートが豊富にあるので、楽しもうOfficeと併せて確認してみてはいかがでしょうか。
    業務用テンプレート


    営業管理に使えるエクセル以外のツール

    ここまで営業管理にエクセルを用いる方法やテンプレートなどをご紹介してきましたが、最後にエクセル以外のオススメツールをご紹介します。

    営業管理のオススメツールはSFA

    エクセルを活用した営業管理も利点はありますが、どうしてもデメリットの方が大きく、結局適切に管理できないといったケースがあります。
    そんな時にオススメしたいのが「SFA」というシステムです。
    SFAとは営業支援ツールとも呼ばれており、営業管理における項目を一元管理できるシステムです。
    顧客管理や案件管理は勿論のこと、商談や営業プロセス、売り上げ・実績管理といった項目をトータルに管理できます。

    SFA活用のメリット

    SFAを活用すれば、営業管理が効率的になるだけでなく、以下のようなメリットも得られます。

    ・営業メンバーの活動内容が可視化できる
    ・トップセールスの動きや商談内容などを共有できる
    ・商談の確度などを把握できる

    SFAには他にも様々な利点があるので、詳しくは以下の記事もお読みください。
    参考記事:SFAとは?基本機能や運用ポイント、選び方をわかりやすく解説


    まとめ

    エクセルで営業管理をする方法をテーマにお話してきましたが、いかがでしたか。
    当社は最後にご紹介したSFA機能に加え、見込み客発掘、名刺管理などの機能を統合したセールスDX推進ツール「ホットプロファイル」を提供しております。
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