【プロセス別】営業活動を効率化し、成果を高める方法

---

営業活動を効率化させるには

営業活動全体を効率化させるためには、営業をいくつかのプロセスに分解して、各プロセスに適した対策やツールを活用する必要があります。
この記事では営業のプロセスを以下の４つに分けています。
・プロセス１：名刺獲得・顧客情報の管理
・プロセス２：顧客育成
・プロセス３：営業活動におけるタスク管理・記録・報告
・プロセス４：商談・打ち合わせ
これらのプロセスに応じて、それぞれどのような対策やツールがあるのかを、一つずつ細かくお話ししていきたいと思います。
それではさっそく一つ目のプロセスから始めましょう。

プロセス１：名刺獲得・顧客情報の管理

営業活動はTELアポや飛び込み訪問、問い合わせなどから新規顧客へ訪問して、名刺を獲得することから始まります。
そこでこのプロセスでは、獲得した名刺や顧客情報をどう管理していくのかが、効率化のポイントになるわけです。
具体的な効率化の方法を見ていきましょう。

名刺管理システムを活用する

名刺管理の方法といえば、名刺ホルダーやボックスなどを利用されていることが多いでしょう。
しかしこういった管理方法では重要な名刺が埋もれてしまったり、紛失してしまったり、といった可能性は拭えません。
しかし名刺管理システムを導入すれば、それぞれの名刺データを効率的に管理することができます。
名刺情報をシステムに入力するという手間がかかるものもありますが、スキャンで読み込むことができるシステムであればその手間もなくなり、さらに効率的に名刺データ管理が可能になります。

スマホアプリ連動であれば◎

名刺を顧客先に訪問する際に持っていくという人も多いですよね。
その際、名刺ホルダーごと持って行ったり、アポイントに合わせて必要な名刺を都度抜き出したりしているのではないでしょうか。
名刺ホルダーを持っていくのは重いですし、いちいち必要な名刺だけを出し入れしていては紛失のリスクも高まります。
その点スマホアプリと連動したシステムを活用すれば、ホルダーや名刺を持ち出すことなく、外部で参照することが簡単にできます。
自分がコンタクトした担当者だけでなく、他の営業が会ったことのある担当者の情報なども把握することができるので非常に便利です。
こういった社内の人脈を生かすことができるのも大きな利点と言えるでしょう。

プロセス２：顧客育成

続いて名刺を獲得した企業に対して、様々なアプローチを継続して、顧客の購買意欲を高めるプロセスに入ることになります。
このプロセスで効率化させるポイントは、営業が介在すべき地点がどこかという点です。
それではどのように効率化するのか見てみましょう。

インサイドセールスを導入する

インサイドセールスは、電話やメール、各種WEBツールを活用して顧客とコミュニケーションを取り、顧客を育成していくことを主な役割としたポジションです。
営業が本来介在すべき地点は、商談化したタイミングと言えます。
それまでの育成過程をインサイドセールスに対応させ、商談化というタイミングで営業にバトンを渡すようにすれば、営業は必要以上に顧客先に足を運ぶことなく、商談や提案などのコア業務に時間を充てることできます。
インサイドセールスが導入されれば、営業活動にかかる交通費の削減にも繋がり、コスト面でも良化することが見込まれます。

インサイドセールスをMAやCRM等と連携させることもポイント

またインサイドセールスが最適なタイミングで、最適な情報を顧客に提供するためにはMA（マーケティングオートメーションツール）や名刺管理システム、CRM（顧客管理ツール）の活用は欠かせません。
スコアリングやアクセス解析などを用いて、顧客の購買意欲を把握し、その段階に応じて適切なコンタクトを取っていくことで、顧客育成の効果を最大化させることができるでしょう。

プロセス３：営業活動におけるタスク管理・記録・報告

営業は活動におけるタスク管理や記録、上司やメンバーへの報告など、事務的な作業も抱えています。
これらの作業を効率化させることで、顧客との商談や提案書作り、顧客フォローアップなどのコア業務により専念することができます。
それでは効率化させる具体方法の説明に入ります。

SFAを活用する

営業活動上のタスク管理や記録、報告を効率化させたいならば、SFAを導入することが一番の近道になります。
SFAを活用すれば、営業活動の可視化が可能となりメンバー間での共有や報告も容易になります。
さらに可視化によって共有していれば、メンバー同士でタスク漏れなどを防ぐようチェックしあうこともできるので、タスク管理において非常に便利です。
またSFAは営業担当者の行動を最適化させるために作られているため、入力作業も基本的に最小限で運用することができるようになっていることが多いためオススメです。

営業レベルの底上げも可能

優秀なトップセールスがどのような動きをしているか、といった内容も可視化することができるため、それをベンチマークとして利用することができます。
ベンチマークに沿った活動を他のメンバーも実施すれば、成果に直結した活動に重点的に時間を割くことができます。
その結果として成果を出すまでにかかる工数や時間を最小化させ、営業部門全体としての効率を高めることに繋がるのです。

プロセス４：商談・打ち合わせ

顧客を育成していくと最終的に商談や打ち合わせというプロセスに入ることになります。
これらのプロセスは契約を取るためには避けて通れないため、ここを効率よく実施することができれば、インパクトは大きいでしょう。
それではどのように効率化できるのかお話していきます。

Web会議システムを活用する

商談や打ち合わせにかかる工数と言えば移動時間でしょう。
アポイントを取るときは移動効率を考えて、近場の企業をまとめて取るといった対策をされていると思いますが、それでも０にはなりません。
またこちらの希望通りアポイント調整できるとは限らないです。
その点WEB会議システムを活用して、オンライン上で商談を実施すれば、移動時間は完全に無くすことができます。
移動時間が無くなるため、より細かくスケジュールを入れることができ、一日の商談数も増やすことができるでしょう。

オンライン名刺交換機能があれば◎

またオンライン上で名刺交換を行える機能を持つシステムを活用することで、より効率的に営業活動に取り組むことができます。
普段の窓口担当者だけでなく、何度か商談しているうちに上役やキーマンが突如参加してくるといったことは往々にして起こり得ます。
そういった時に名刺交換機能がなければ、せっかくの情報を正確に把握できずに終わってしまい、後々になって窓口の方に再度確認するなどといった無駄な工数が発生してしまいます。
そういった機会損失や無駄を避けるためにも、オンライン名刺交換機能が付いたシステムを活用することがポイントになるでしょう。

---

まとめ

各プロセスに沿って具体策についてお話しましたが、いかがでしたでしょうか。

もしどのプロセスから始めたらいいのかと迷っておられるのであれば、プロセス１とプロセス３から始めることをオススメします。

どちらも営業活動とより密接に関わるプロセスですので、効率化した場合の効果も感じやすいでしょう。

名刺管理システムやSFAについて「どれを選べばいいのか」と疑問や悩みをお持ちなら、当社の提供するマーケティングオートメーションツール「ホットプロファイル」もぜひご検討ください。

「ホットプロファイル」は名刺管理機能を軸としつつも、SFAやMAなどの機能も使用可能です。他にもZoomと連携したオンライン商談システム（名刺交換機能付き）も提供しておりますので、営業効率化を考えている方は是非一度気軽にご相談ください。