営業は名刺を受け取る機会を多く持ちますが、名刺を管理することは手間がかかるため、名刺ケースや机の中に放り込んだままになっていることも多くあります。また、こまめに名刺フォルダーに収納している人もいますが、それはあくまで収納しているだけであり、管理して有効活用しているとはいえません。

しかし、この名刺を管理できているかどうかの是非が、売上に大きく影響します。そのために、名刺を管理する目的を以下のように明確化しておくことが肝要です。

• 名刺の情報を保管する手間を軽減化し、名刺管理を継続しやすくする
• 名刺の情報を瞬時に検索可能な状態にすることで、必要な顧客情報にすぐにアクセスできるようにする
• 名刺の情報を常に更新可能な状態にしておくことで、顧客情報を最新に保つ
• 名刺の情報を社内で共有できる状態にすることで、全社的な人脈を活用できる
• 名刺の情報に訪問履歴や取引実績などを記録することで、担当が変わってもビジネスに継続性を持たせることができる

上記のように目的が明確になれば、名刺を単に名刺ファイルに収納しているだけでは不十分であることがわかります。また、明確な目的を組織全体で共有することができれば、営業社員の名刺管理に対する動機付けを強くすることができます。

前述の名刺管理の目的を達成するためには、名刺を紙のままで保管しているだけでは不可能です。そこで名刺の情報を、アナログからデジタルな情報へと変換する必要が出てきます。

名刺情報をExcelなどに登録してかんたんなデジタル化を行うだけでも、氏名や会社名、住所などから検索できるようになります。

しかし、まだこの段階では社内で名刺情報を共有化できない、社外からアクセスできない、など活用方法に制約があります。また、日々増え続ける名刺を忙しい業務の合間を縫って、手入力でデータ化することも、大きな負担となります。

そこで、もっと効率良く手軽に名刺をデータ化でき、企業の資源として活用できる管理の仕組みについて見ていきましょう。

名刺の情報をデジタル化することは非常に有意義だと分かっていても、その手間は大きな負担となります。

そこで、名刺をより効率良くデータ化するツール、あるいはサービスの活用が検討されます。

これにはスマートフォンのカメラや名刺専用スキャナーを利用する方法があります。スマートフォンとアプリを利用して名刺を撮影する方法であれば、オフィスに戻らなくても商談後の空き時間や移動時間にすぐにデータ化することが可能です。

ただ、名刺を画像としてデータ化しただけでは必要な名刺情報を検索できず、営業は必要なとき、即時に情報を利用することができません。

そこで重要になるのが、取り入れた画像データをテキストデータに変換し、管理・検索・活用することのできるOCR（文字認識）ソフトを組み合わせた名刺管理の方法です。

この仕組みを利用すれば、スマホやタブレットで撮影した名刺の画像データから、瞬時に利用可能なテキストデータを自動的に生成することができます。

しかし、OCRによるテキスト読み取り精度は100％ではないのも事実です。こうなると確認作業が大変になります。検索してもヒットしなかったり、宛名ラベルに間違った顧客名を印刷したり、抽出したメールアドレスでは送信できないといった不具合が生じる可能性は否めません。

そこで最も管理の精度が高く効率良いのが、オペレータの目視により会社名、氏名、メールアドレスなどを入力してもらえるサービスの利用です。スマートフォンやスキャナーで取り込まれた名刺データが名刺センターに自動的に送信され、そこで専属のオペレータによってデータの確認と修正を行ってもらうことが可能になります。

修正されたデータはクラウド上の顧客データベースに取り込まれ、パソコンやタブレット、スマートフォンで活用できる状態になり、名刺管理のための手間が劇的に軽減できるのです。

優れた名刺管理ツールは、名刺をデータ化して社内で共有化できるだけでなく、人脈を可視化します。

具体的には、社内の誰がどの顧客とつながりがあるかということの他に、登録されている顧客同士が社内でどのような位置関係にあるのか、ということまでツリー構造などで可視化することができます。その結果、次のような営業活動に活用できます。

• 顧客への重複アプローチを避け、戦略的なアプローチができる
• 顧客の社内人脈や立場の違いを考慮したアプローチができる
• 自社内の別部門の顧客に対してクロスセルの機会を見つけられる
• 新規開拓先に、すでに自社内に人脈があることを発見して活用し、営業プロセスを短縮できる

名刺管理ツールでデジタルデータ化された情報は、SFAデータとして進化させることで、より売上に貢献できるようになります。

名刺管理を企業で取り組むことで、名刺情報が企業の資産となります。そのことで顧客情報を共有化し、セキュリティ対応も進めることができるでしょう。

しかし、デジタル化した名刺情報を共有し、組織として管理するだけでは売上げに結びつけることはできません。名刺情報を企業の資産として管理する目的は、セキュリティ向上の他、あくまでも顧客情報を活きた情報に進化させて売上増加に結びつけること。その目的を実現するために必要なのは、商談履歴や取引実績などの顧客情報を管理することのできるSFAシステムとの連携です。SFAと名刺管理ツールを連携することにより、名刺情報を営業プロセスや進歩状況、案件情報に紐づいた形で一元的に管理することができるようになります。

顧客情報を全社的に一元管理できることで、まだ案件に発展していない潜在顧客の情報を掘り起こし、社内から営業の突破口となり得る人脈を探し出すこともできるでしょう。

またSFAでは営業の活動も可視化されリアルタイムで組織的に共有できるため、上司は、部下が次にどのようなアクションを行うべきかを適切に指示できるようになり、組織内ではリアルタイムでコミュニケーションを取りながら、より戦略的な営業活動を行うことができるようになります。

このように、名刺管理をSFAに進化させることで、営業部全体のパフォーマンスを底上げすることができます。

名刺管理ツールによりデータ化された顧客情報はクラウド上で管理されることによりインターネット経由でアクセスすることができます。その結果、オフィスのパソコンからだけでなく、外出中にタブレットやスマートフォンからも顧客情報にアクセスすることが可能になります。

たとえば、外出先で名刺交換した直後や展示会などで名刺を受け取った際に、その場でスマートフォンから撮影すれば、名刺情報はクラウド上で即時に管理されることになり、社内での情報共有が速やかに運びます。

さらにクラウド上で顧客情報が管理されていることは、PCにデータが保存されているわけではない分、セキュリティ上の脅威を避けることができます。

以上のように、名刺管理ツールによる名刺情報のデータ化は、単なるアドレス帳の電子化ではありません。名刺管理ツールの導入は、人脈の可視化からSFAとしての活用までを可能とし、営業のワークスタイルを変えながら生産性を高め、売上にも結びつけることができるのです。

顧客との関係性を強化し、競争優位に立つためにも、名刺管理ツールの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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