名刺管理ツール選びで押さえるべきデータ化に関する3つのポイント
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単なるデジタル化ではもったいない。
名刺のデータ化は質を問おう
「名刺のデータ化」というと、単にアナログな紙の名刺を、デジタルデータに変換することだけを思い浮かべがちです。しかし、それでは必要な名刺を見つけるのが少し早くなったり、挨拶状などを送る際に使える住所録、あるいは電話営業に使える電話帳が作成できたりするだけに過ぎません。個人レベルでの名刺管理なら、それだけで十分かもしれませんが、企業としての名刺管理は、それでは費用対効果が合いません。
企業としての名刺管理なら、名刺データを販促活動や営業活動に役立つデータに変え、有効活用したいものです。そのためにはデータ化の精度や内容、データ化した名刺と、他のさまざまなデータとの連携など、データ化の質が問われます。
名刺管理システムによって、データ化の質は異なります。どんなポイントから、名刺のデータ化をチェックすればいいのか、ご紹介します。
1. データ化の精度
名刺管理のソフトやアプリでは、名刺をスキャナーで取り込んだり、スマホの写真アプリで撮影したりした画像データをOCRソフトでデジタル化します。
OCRソフトとは、画像内の文字を認識して、デジタルの文字データ化するソフトです。OCRソフトの文字認識能力は上がってきたとは言われていますが、名刺の印刷に使われている文字フォントの種類や背景の色などによって、「0（ゼロ）」と「O（オー）」を間違えたり、「一（漢数字の1）」と「－（音引き）」を間違えるなど、まだまだ、データ化に際して、文字認識の間違いは発生しています。
社名や人名が、たとえ1文字でも間違っていると、検索しても、必要なデータを見つけることができなくなります。精度が低いデータ化では、できあがったデータが、仕事のシーンで役に立ちません。さまざまなシーンでも安心して使える精度の高いデータにするためには、データ化において、人の目が必須です。似ている文字であっても、人間なら前後関係から「0（ゼロ）」なのか「O（オー）」、また「一（漢数字の1）」なのか、「－（音引き）」なのか、適切に判断することができます。
問題はその人の目でのチェック作業を誰にさせるかです。名刺を受け取ってきた社員がそれぞれ行うようにしますか？ しかし時給が高い社員にそんなことをさせたら、人件費が高くついて仕方ありません。それとも、データ化の精度を上げるためだけにパートを雇いますか？ やはり高くついてしまいます。名刺管理システムの中には、きちんと人の目でデータ化をサポートする体制を用意している名刺管理システムがあります。当然、専門で文字データ化のチェックを行っていれば、誤認識しやすい文字に関しても精通していますから、一般の人がチェックするよりも精度も上がります。こういった名刺管理システムを利用して、人の目でのデータ化のチェックをシステム側に任せるのが、費用の点からも、精度の点からも優れています。
2. データの鮮度と品質を高めるデータ化
もらった名刺のデータは永遠に有効なわけではありません。人事異動や移転などがあれば、以前にもらった名刺のデータは古くなり、不正確なものになってしまいます。名刺データは常に更新して、最新データ化してこそ、有用で利用価値の高いデータとなります。
しかし、各社員が自分の取引先の人事異動などに気づいて、名刺データを修正することを期待するのは無理があります。そんなことをするために大事な人的リソースを使うわけにはいきません。
名刺管理システムの中には、人事ニュースを常にチェックして、名刺データ内にある名刺と関連する人事ニュースを発見すると、更新すべきデータを通知して、情報の更新を促してくれるものがあります。システムを利用していれば自動で人事ニュースをお知らせしてくれるので、社員が手間なく名刺データを最新化でき、営業活動にも活かせます。
さらに相手先企業の業種や規模、上場区分などの企業属性まで付与してくれるものもあります。データに企業属性があれば、その企業属性ごとに、送るメールの内容を変えることも容易で、質の高い販促、営業活動ができます。
こういったレベルの高い名刺管理システムのデータ化は、名刺のデータを常に最新の鮮度も品質も高い生きたデータにして、企業活動をサポートしてくれます。
3. ほかのデータやシステムと連携して、使えるデータ化
せっかくデータ化した名刺のデータを、他のシステムと連携して有効活用することについては考えているでしょうか。
住所録として、年賀状や挨拶状送付に使うことは、個人でも行いますが、法人の名刺管理システム利用で、そのレベルの活用にとどめてしまうのは、あまりにもったいないことです。さまざまなデータやシステムと連携させることで、データ化した名刺データは大きな価値を生み出します。
なかでも名刺管理システムと連携させることで、非常に大きなメリットをもたらすのが、営業を支援するSFAシステムです。名刺と営業活動は切っても切れない関係にありますから、この連携はスムーズであり、有用です。
名刺からデータ化した顧客情報を案件に結び付けることで、顧客との接点を組織で把握することができるようになります。名刺データを、商談や営業報告の情報と共に一元管理して、顧客企業単位で名刺交換や案件情報などを一覧できるようにすれば、その企業との関係の履歴および現在状況が一目でわかり営業活動を大幅にスピードアップできます。
さらに、マーケティング活動を支援するツールと名刺管理システムを連携させることで、顧客に適切なタイミングで個別メールを送ったり、顧客のサイトの訪問履歴を記録したりと、顧客の反応や関心がどこにあるのかを把握できるようになります。それにより案件の発掘から成約までを管理、実行することができます。
またデータ化にあたって、1枚の名刺を1つのデータとして扱うだけでなく、データベース化して、さまざまなシステムから、さまざまな形で必要なデータだけを呼び出せるようにすれば、データの使い方の自由度が上がり、よりデータの活用方法が広がります。
まとめ
名刺管理システムでの名刺のデータ化に対するイメージは変わったでしょうか？データ化と一口に言っても、質も内容もさまざまです。精度の高さに加えて、データの更新、他のデータやシステムとの連携も視野に入れたデータ化を行えば、名刺管理システムでできることは格段にレベルアップします。
優れたデータ化が行える名刺管理システムを利用して、名刺データをもっと幅広く、有効に活用しましょう。
