名刺管理システムを徹底比較！ コストダウンへ繋がる選択とは
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価格表からリアルな価格を見極めるには？
「名刺管理システムは使いたいが、コストは抑えたい」あるいは「いま使っている名刺管理システムが高すぎる。もっとコストダウンできないか？」などと考え、名刺管理システムのメーカーサイトの価格表を見ても、結局、自社の場合、いくらかかるのか、どうもよくわかりません。
最近の名刺管理システムは、自社のサーバーにインストールして使うスタイルではなく、ネットを介してシステムにアクセスして利用するクラウド型が一般的になりました。そのため、システムひとつがいくらというものではなく、料金体系が複雑で分かりにくい場合があります。料金の単位が利用アカウント数なら、まだ見当が付きますが、月間名刺データ化枚数となると、未来の予想ですから、なかなか見当がつきません。さらにメーカーにより、専用スキャナーは購入が任意の場合もあれば、専用スキャナーをフロアごとにレンタルすることが必須の場合もあります。料金体系はそれぞれのメーカーにより大きく異なっています。
結局、問い合わせて、見積もりをとることで、初めて実際のコストがわかることがしばしばです。
どのような規模のどのような企業の場合、どの料金体系が適しているのか、実際の金額が自社にとって安い名刺管理システムはどれなのか、見分けるポイントを紹介します。
| タイプ | Aタイプ | Bタイプ | Cタイプ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | なし | 初年度ランニングコストと同額 | なし |
| 名刺の デジタル化料金 |
名刺1枚単位の料金。 ※自力での入力も可能。 |
スタート時の名刺のデジタル化料金は初期費用に、以後、ランニングコストに含まれる。 | ランニングコストに含まれる。 |
| ランニングコスト | ユーザー数は関係なく、基本料金は一律。 オペレーターによる名刺入力枚数により追加課金。 |
月間名刺データ化枚数により変動する。年額。 ※人力での名刺データ化枚数が予定枚数を上回ると、1枚ごとの高めの名刺データ化料金の追加が必要になる。 |
ユーザー数単位の料金。 |
| 専用スキャナー | なくても利用可能。 購入は任意。 |
フロアおよび拠点数を最小契約台数とするレンタル料が別途かかる。 | なくても利用可能。 購入は任意。 |
安さで選べば｢A｣。ただし機能はそれなり
「ともかく安くしたい！」
コストダウン最優先なら、料金体系Aの名刺管理システムです。さらには無料の名刺管理システムもあります。
しかし当然ながら、安ければ、機能はそれなりです。
ことに、すでに名刺管理システムを利用していて、新たな名刺管理システムに乗り換えることでコストダウンしようと考えている場合、くれぐれも注意してください。
「名刺管理システムと言えば、この機能は当然あるはず」
そういう考えは通用しません。たとえば同じ相手の名刺が複数枚あるときの「名寄せ」は自動で行われるのがあたりまえだと思っていないでしょうか。安い名刺管理システムの場合、名寄せをするにも手動操作が必要です。どんなささいな機能も「あってあたりまえ」と考えず、きちんと機能の有無を確認しましょう。
名刺管理システムと言っても、結局Excelでの名刺管理とあまり変わらないシステムなら、費用に見合った効果が出せないリスクがあります。コストダウンしたつもりで、結局、役立たないシステムに無駄な経費を使うことになれば、意味がありません。
多言語対応を求めるならB。ただし成長企業にはハイリスク
名刺のデジタルデータ化は基本的にOCRソフトで行われます。有料の名刺管理システムの場合は、おおむね、さらに人力でチェックしてデータ精度を上げる仕組みが用意されています。当然、対応できる言語は限定されます。一般的に日本語、英語、中国語までは対応しているものが多いですが、それ以外の言語に対応している名刺管理システムは多くありません。
料金体系Bの名刺管理システムは、価格は比較的高額ですが、フランス語やドイツ語、イタリア語、韓国語、ロシア語など、非常に多くの言語に対応しています。グローバル企業で、多様な国の名刺を管理する必要がある場合に向いています。
ただし、全社での導入が前提とされているため、「まずはこの部署から......」といったスモールスタートはできません。
また名刺データ化用のスキャナーが月額支払いのレンタルで、最低でも、オフィスのフロア数および拠点数分の機器の契約が求められます。そのため、外部との接触が少なく名刺交換をする機会が少ない部署のフロアにまで、名刺データ化用のスキャナー費用がかかります。大規模な企業では多額のコストの覚悟が必要です。
また、予定外のコストがかかることがあります。ランニングコストとして、月間名刺データ化枚数によって変動する費用を年額で支払いますが、年度の途中に、月間名刺データ化枚数が当初の予想を上回った場合には、1枚ごと、高めのデータ化料金を追加で支払わなければならなくなります。名刺の枚数が増えることを見越して高めに設定するのも、無駄なコストですが、少なめに設定しておくと、後で思わぬ多額な支払いが発生しかねません。
フロアや拠点数が増えるごとに増えるスキャナー代の支払いも考えると、成長企業にはリスクが高い料金体系です。
スモールスタートも、SFAとのセット利用も可能なC
料金体系Cの名刺管理システムは、導入時のみならず、成長につれて増えるコストの額も、比較的予想しやすいでしょう。
1部署での導入など、スモールスタートもできます。ユーザー単位契約のため、必要なユーザー分だけ契約することができます。企業の成長で社員数やフロアは増えていくものの、その他のコストはまだ抑制したい間は、契約するユーザー数を抑え、使える経費に余裕ができてから、契約するユーザー数を増やすといったコントロールが可能です。
専用スキャナーは必要台数のみの購入することができます。不要なフロアにまでスキャナーを置いたりしなくて済みます。
料金体系Cの名刺管理システムには営業支援システム＝SFAとのセット利用が可能な名刺管理システムもあります。名刺データを起点として、営業活動データや、顧客のサイトへのアクセスなどの履歴をひもづけて、名刺データを、確度の高いリードリストに変えることができます。
まとめ
名刺管理システムの料金体系を見る際のチェックポイントとして大事なことが3つあります。
1つは、料金は機能と併せ見て、コストパフォーマンスを考えなければ意味がないことです。コストが下がるとともに機能も下がらないか、しっかりチェックしましょう。
2つめは、将来のコストの変動リスクを考えることです。現在は機能とコストが見合ったとしても、企業の成長とともに、機能や実際の利用シーンは増えないのにコストだけが上がり、コストパフォーマンスが下がってくる場合があります。
最後の1つは、継続的に機能が強化されていっているかを確認することです。時代と共に必要な機能は変わり、パソコンやスマートフォンのバージョンアップと共にできることも変わります。利用者のニーズを汲み取った新しい機能や価値を提供している会社を選べば、コストパフォーマンスが下がるリスクを減らせます。
コストは自社に必要な機能と将来の変化を見据えて、検討しましょう。
