属人的な名刺管理から組織的な管理・共有化へ

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    属人的な名刺管理から組織的な管理・共有化へ

    ~営業資産としての名刺管理のススメ~

    ビジネスにおける顧客情報の重要さは誰もが分かっていることであるにもかかわらず、その管理は担当者個人に依存していることが多いのではないでしょうか。しかし顧客情報を属人的に管理していては、企業の資産として活用し中長期的に売上げを伸ばし続けることは困難です。

    たとえば、ある営業社員が転職してしまったら、彼あるいは彼女が管理していた名刺をそのまま持ち出してしまい顧客情報も確認できなくなってしまったというだけでなく、場合によっては競合他社に持ち込まれてしまう可能性があります。人材の流動性が高まった昨今、企業にはこれら脅威への対策が急務となっているのが現状です。

    そのために、属人的な名刺管理から脱却し、名刺情報を組織的に企業の資産として管理することが重要になります。

    そこで今回は、いま改めて考えるべき名刺情報の組織的な管理・共有化の重要性について、営業力強化、情報漏洩リスクの回避、などの視点から解説いたします。

    営業の生産性を高めるためにも、ぜひご参考いただけますと幸いです。

    名刺情報はビジネス資産

    ビジネスパーソン、特に営業担当者は名刺が重要なビジネス資産であることを理解していることでしょう。

    それは、すでに取引している顧客企業の窓口情報であるだけでなく、今後ビジネスを展開できる可能性がある潜在顧客のキーマン情報でもあるためです。また、名刺に付随する情報も重要な資産です。相手企業の事業内容から窓口担当者の担当部門や権限、折衝履歴や取引実績などの情報は本来貴重な企業の資産です。したがって、管理している名刺の枚数が多い企業や、質の高い管理を実現している企業ほど、ビジネス機会が多くなり、売上を向上させる機会が多いといえます。

    しかし実際には、これらの大量の名刺が、属人的な管理に委ねられてしまっているため、企業の資産として活用されていないことが多いのが現状です。

    人材は流出する可能性を前提に

    昨今は人材の流動性が高まっています。その背景には、高度経済成長の終わりとともに企業がリストラを行うなど終身雇用制が揺らぎだしたという雇用環境の変化があります。

    同時に、インターネットが普及し、誰もがより条件の良い就業先を調べることが容易になった上、転職支援サービスが発展して転職することを奨励する風潮ができ、転職を肯定的に捉える人が増えてきたことも大きな要因です。

    中でも、営業はとりわけ流動性の高い職種です。そのために、同じ顧客に対しても短期間で担当営業が変わることは珍しくありません。

    もちろん、営業社員が辞める際には引き継ぎが行われますが、例えば数年間かけて築いてきた人脈や蓄積してきた顧客情報を、短期間の口頭による引き継ぎだけで受け継ぐことは困難です。さらに、営業社員は大量の名刺とそれらに付随した顧客情報を持ったまま辞めてしまうケースも散見されます。

    これは企業の存続と成長の是非を分ける貴重な営業資産を失うことを意味します。

    つまり、退職などの個人的な活動によって、これまで築き上げてきた人脈や顧客との接点が失われ、顧客対応の質が低下してしまうという事態が生じうるということです。これでは長い期間をかけ築いてきた信頼関係も揺らいでしまいかねません。

    このような事態を避けるためにも、人材が流出してしまう脅威も視野に入れ、名刺管理に始まる顧客情報を企業の資産として管理する必要が高まっています。

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    全社的な名刺情報共有化の必要性

    個人においても、名刺情報をデジタル化して管理したいと考えている人は多いはずです。

    しかし、名刺を受け取ってもうっかり名刺ケースやポケット、あるいは手帳に挟んだまま忘れてしまったり、後に整理しようと机の上に置いておいても、忙しさからそのまま引き出しに放り込んでしまうことも多いようです。名刺の管理を乱雑にし、その存在を忘れてしまっては、せっかく手に入れた名刺は営業資産としての価値を失ってしまいます。

    また、いつでも顧客情報を確認できるようにと、名刺ホルダーに名刺を収納して持ち歩いているケースや、個人でダウンロードしたスマートフォンのアプリに名刺情報を取り込んで持ち歩いている営業社員も多いようです。

    このような属人的な管理では、名刺ホルダーやスマートフォンを紛失したり、盗難された場合、取引先の情報などが抜き出され、個人情報が漏洩するセキュリティ上の脅威が想定されます。

    中には、こまめに名刺情報をデータ化している人もいることでしょう。Excelなどのソフトに入力し、自分のパソコンのハードディスクに保存している人もいるかもしれません。しかしこれらの作業も、一度に大量の名刺を手に入れたり、たまたま忙しくて整理を後回しにしたことをきっかけに、挫折してしまうことが多くあります。

    また、せっかくデータ化しても、個人のパソコンに思い思いのフォーマットで保存されているだけでは、営業部全体で活用できる情報として共有化されないため、企業の資産になり得ません。部門全体、あるいは会社全体で名刺情報を共有できなければ、顧客情報を引き継いだり、新規開拓の手がかりを掴んだり、交渉中のビジネスをより速く成功に導くといった営業活動に活かすことができないためです。

    このように、個々が属人的に名刺を管理している状態が続くほどに、セキュリティ上のリスクは高まり、持続的な成長がますます難しくなってきます。

    名刺管理ツールで顧客情報を企業の資産に

    これまで述べてきましたとおり、名刺の管理を個人が管理している状態から企業が管理する状態に変えていく必要があります。

    そのためには、名刺情報をかんたんにデータ化して一元管理できるツールを用意することが重要です。名刺を企業の資産として活用し、売上に貢献させる大きなステップとなります。

    なぜなら、名刺情報をデジタル化し、営業部門内あるいは全社的に共有できるように一元管理することで、初めて個人ではなく企業の資産として顧客情報を活用できる状態になるためです。共有された顧客情報からは、個人ではリーチできなかった見込み客へのアプローチ方法を見出したり、交渉中のビジネスの成功を加速させる人脈を見つけたりすることが可能になります。

    また、転勤や転職などで人員に変動があっても、顧客情報とこれに付随する案件情報をデータベースに蓄積していれば、詳細情報から正確に次の担当者に引き継げます。顧客へのサービス提供の品質を低下させることも防げます。

    これら管理の成功は、さらなる顧客情報の獲得機会を生み出し、新たな顧客情報を共有化することでさらに売上向上の機会を拡大していきます。そして、名刺管理ツールによるデータの一元管理は、属人的な管理の弊害であった顧客情報流出に対する対策にもなるため、セキュリティ上の効果も期待できるのです。

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    まとめ

    以上のように、属人的な名刺管理を続けることは、情報漏洩などのセキュリティ上のリスクがあると同時に、顧客情報を社内で共有化することで得られる売上増加の機会を損失している可能性があります。

    この状況を変えるためには、誰もが継続できるほどかんたんに名刺をデータ化でき、顧客情報の社内での共有を可能にする名刺管理ツールの導入が効果的です。

    名刺を個人の管理から、企業が管理する資産に変えて売上に貢献させるためにも、名刺管理ツールの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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