名刺をデータ化する目的と最適な手法
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名刺をデータ化することには、個人と組織の両方にとって多くの利点があります。個人レベルでは、名刺のデータ化により、連絡先の管理が容易になり、ネットワーキングの効率が向上します。例えば、スマートフォンやパソコンで簡単に連絡先を検索できるため、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。
一方、組織レベルでは、名刺のデータ化は顧客関係管理（CRM）システムとの連携が可能となり、営業活動の効率化やマーケティング戦略の強化に寄与します。さらに、データ化された名刺情報は、チーム内での情報共有を円滑にし、業務の生産性を向上させることができます。本コラムでは、名刺データ化の主な目的とそのために必要なこと、そして最適なデータ化手法について詳しく紹介します。
データ化する目的と必要となること
住所録・連絡先リストとして使う
営業担当者が得意顧客と連絡を取り合うために、自身の携帯電話やメールソフトに顧客情報を登録します。個人的な範囲での利用が多いですが、組織的な利用ではデータの正確性が求められます。社内システムの顧客マスタとして使う
CRMや基幹システムなどの顧客マスタとして利用するために、名刺データを取り込みます。正確なデータの登録と、データの更新や履歴管理が必要です。マーケティング活動用のリードデータとして活用する
新規顧客開拓のために名刺データを利用します。DMや一斉メール配信にあたり、データの正確性と重複のない一意のデータ管理が求められます。
データ化する手法
手入力
Excelリストなどへ手作業で入力する方法。時間がかかり、間違いやミスが発生しやすいです。OCRソフトを使う
名刺をスキャンまたは撮影してOCR処理を行う方法。簡単ですが、精度が100%ではないため修正が必要です。入力代行業者に委託する
専門業者に名刺を渡してデータ化してもらう方法。コストがかかりますが、大量の名刺を一度に処理する場合に有効です。名刺自動入力と管理・活用機能が一体化したクラウドサービスを利用する
スマートフォンアプリでの撮影やスキャナーでスキャンするだけで、外部スタッフが入力し、クラウドデータベースに格納するサービス。手間がかからず、データが正確であるため、近年急速に普及しています。名刺をデータ化するメリット
名刺をデータ化することで得られるメリットは多岐にわたります。以下に主なメリットを挙げます。営業活動の可視化
名刺をデータ化することで、営業担当者の活動が可視化され、誰がどの顧客と接触しているかが一目でわかります。これにより、重複した営業活動を防ぎ、効率的な営業が可能になります顧客管理の一元化
データ化された名刺情報を基に顧客リストを作成することで、顧客情報を一元管理できます。これにより、名刺を探す手間が省け、迅速に顧客情報にアクセスできるようになります顧客へのアプローチが容易に
データ化された名刺情報を活用することで、ダイレクトメールや一斉メール配信が容易になります。適切なタイミングでの営業アプローチが可能となり、マーケティング活動の効率が向上しますオフィス外からの情報確認
データ化された名刺情報は、PCやスマートフォンからアクセス可能です。これにより、出張や商談などオフィス外での業務が多い場合でも、必要な情報にすぐにアクセスできますリモートワークの推進
在宅勤務中でも名刺情報にアクセスできるため、リモートワークを積極的に取り入れたい企業にとっても大きなメリットとなります試算してわかる、データ化して名刺管理をする価値
営業担当者が引き出しの中に溜めてしまいがちな名刺を100%データ化し、マーケティング活動に活かすことで大きなコストメリットを得ることができます。例えば、BtoBビジネス企業A社では、有料Web媒体やリスティング広告を用いた新規リード獲得コストが1件あたり15,000円と試算されています。20人の営業担当者が1年間で新規獲得する名刺2,400枚をデータ化することで、36,000,000円のコストメリットが得られる計算です。データ化しないことで、多大なマーケティングコストの損失が発生しているとも言えます。営業活動の利便性向上のみならず、効率的なマーケティング活動への投資のためにもデータ化をお勧めします。
名刺をデータ化する際の注意点
名刺をデータ化する際には、いくつかの注意点があります。以下に主な注意点を挙げます。不要となった名刺の取り扱い
名刺を交換したらこまめにスキャンし、時系列で保管することで紛失や破損を防ぎます。スキャン後は名刺をすぐに廃棄せず、一定期間保管することをお勧めします。名刺は個人情報が含まれるため、シュレッダーや溶解処理などで確実に廃棄しましょう表面だけでなく裏面もスキャン
名刺の裏面にも重要な情報が記載されていることがあります。両面をスキャンして漏れなく情報をデータ化することが重要ですデータのセキュリティ確保
名刺データは個人情報保護法の規制対象となるため、データのセキュリティ対策が必要です。組織体制の整備や従業員教育、データの持ち出しや不正利用防止策を講じることが求められます名刺管理ソフトの活用
名刺管理ソフトを活用することで、安全かつ効率的に名刺をデータ化して管理できます。以下に、名刺管理ソフトの主な機能を紹介します。名刺情報のデータ化
スキャナーやスマートフォンのカメラを利用して情報を取り込みデータ化します。オペレーターによる文字補正が受けられる場合もあります名刺情報の名寄せ
同一人物の情報をまとめ、重複を省きます。常に最新の情報を保ち、役職の変更にも対応可能です検索・閲覧機能
データ化された名刺情報を簡単に検索・閲覧できる機能が備わっています。これにより、必要な情報に迅速にアクセスできます顧客情報の一元管理
名刺情報を基に顧客リストを作成し、一元管理することで、営業活動の効率化が図れますリードナーチャリング
名刺情報を活用して、マーケティング担当者がリードナーチャリングを行うことができます。これにより、営業活動とマーケティング活動の連携が強化されますまとめ
名刺をデータ化する目的はさまざまですが、企業・組織としての目的は営業やマーケティング活動における「活用のため」であると言えます。その目的を達成するための最適な手法として、名刺管理サービスを採用してみてはいかがでしょうか。当社が提供する名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」であれば、名刺データや管理は勿論、営業支援ツールであるSFA機能も搭載しておりますので、営業活動全体を最適化していただけると確信しております。
名刺を最大限に活用し、営業活動の最適化を図りたいという方は、ぜひ一度お気軽にご連絡いただけますと幸いです。
