名刺管理ツールで営業利益を最大化する仕組みとは？
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名刺をただ管理するだけでは終わらない、
利益を生む名刺管理術とは？
名刺管理と聞くと、もらった名刺をデジタルデータ化して、ぱっと探しやすく、出先などからでも見られるようにしたり、年賀状など用の住所録を作ったりするソフトとしてのみ、イメージしがちです。個人用名刺管理ソフトはこのイメージでほぼ合っています。
しかし、営業支援ツールSFAとセットになった本格的な法人向け名刺管理システムなら、名刺と密接に結びついている案件の管理や、営業活動の管理も、名刺管理とともに行うことができます。名刺データを顧客名簿と連携させたり、名刺データと連携した営業日報の作成をサポートしたり......営業効率を上げ、利益を生む名刺管理術が可能です。
名刺管理の利用度を高めるのは、使い勝手の良さ
「名刺を整理するのは月に一度」ならまだよく、半年に一度、年に一度という社員も少なくないでしょう。会社として名刺管理ツールを導入しても、果たして社員が名刺をきちんと登録してくれるのか、導入に不安を感じます。その不安を解消するために名刺管理システムを選ぶときに重視したいのが、名刺のデータ化の容易さです。名刺管理システムが有効に使われるかどうかの第一歩は、名刺のデータ化がどれだけ容易か、気軽に名刺の登録ができるかにかかっています。
枚数が多い名刺の場合は、専用スキャナが正確ですし、手間がかかりません。気軽さなら、スマートフォンで撮影して送信するだけで名刺を登録できる名刺管理アプリがついた名刺管理システムです。人力登録システムがある名刺管理システムなら、送信データを人間が見て、OCRの認識間違い、誤字、脱字を修正して、精度の高い名刺デジタルデータに変えてくれ、社員の手間がかからずに利用でき継続しやすくなります。また、直行直帰が多いような営業担当者の場合は、名刺を登録するために会社に行くのも面倒ですし、営業先で受け取った名刺を帰りがけに即デジタル化できるようになり、名刺の鮮度が落ちない内にデジタルデータ化できるためには、スマホスタイルが最適です。
重要なのは、名刺情報を最新に保つこと
名刺をもらった後、その顧客が昇進したり、異動したりすれば、最初にもらった名刺のデータは古く、役立たないものになってしまいます。
名刺管理システムの中には、名刺のデータを最新情報に更新するための機能が備えられているものがあります。ひとつは重複している名刺の自動名寄せ機能です。同じ顧客の名刺を複数社員がもらったり、異動後に新しい名刺をもらったりしたときなど、同じ顧客の複数名刺を自動で名寄せする機能があれば、常に名刺の情報が更新されます。
また名刺管理システムの中には、登録済の名刺に関連する人事ニュースを企業が公開すると知らせてくれるものもあります。これにより、相手の部署や肩書などのデータを最新情報に更新することができます。
こういった名刺のデータを最新のものに更新できる機能があるかどうかが、名刺管理システムを選ぶ際の大事なポイントのひとつです。
カンタンな日報作成で営業活動を効率化
営業日報が有用なものになるためのポイントがいくつかあります。ひとつはリアルタイムに書くこと。ところが、現実には１週間分など、まとめて作成しているケースがしばしば見られます。そうなってしまうのは、作成に手間がかかるからです。
また内容の良しあしも問われます。適切に書かれれば、上司としても、案件の状態を把握して、適切な指示を出すことができますが、感覚的にしか書かれていないなど、要領を得ない内容では、案件の進捗状況などが把握することができません。
営業支援ツールSFAと連動した名刺管理システムの中には、営業日報をカンタンに、しかも実際的な内容が伝わるように作成できるよう、支援するシステムがあります。たとえば客先に到着した時にはスマートフォンでチェックイン、訪問終了時にはチェックアウトという、手軽で感覚的に使いやすい機能で、顧客への訪問日時、滞在時間を登録することも可能です。訪問後の報告も選択肢を選んだり、画像を添付したりと、ワンタッチで行うことができ、入力項目は必要最小限に抑えられたシステムなら、リアルタイムに営業日報を作成することが期待できます。
リアルタイムの営業活動報告で、楽々管理
名刺管理システムと連動した営業支援ツールSFAが使いやすく、現場の営業担当者が報告をまめにしたとしても、上司の管理者がそれをリアルタイムに見ていなければ、状況の把握が遅れてしまいます。しかし、高機能なSFA＆名刺管理システムなら、営業報告が行われると、デスクトップ通知やメール通知で知らせる仕組みを持つものがあります。
また名刺管理システムの中には、地図と連携したシステムがあります。出先で時間ができたときに現在地から近い顧客をスマートフォンアプリが表示してくれるので、効率的な営業活動ができます。また、チェックイン・チェックアウトの機能を活用すれば、上司は現在、部下の誰が、どこにいるのか、地図上で把握できます。
SFA連動型名刺管理で効率的な営業活動
名刺管理システムと連動した、使い勝手のいい営業支援ツールSFAで、商談や案件の管理がしやすくなれば、さまざまなトラブルを未然に防いだり、効率的な営業活動が行えます。
また、活動状況が可視化され、リアルタイムに状況を把握できるようになれば、営業バッティングなども防止することができ、損失を未然に防げます。
また、案件ごとに状況を把握すれば、対応漏れなども防止することができます。
全社会議などで、部門としての活動を報告するための報告書作成もサポートしてくれる、営業支援ツールSFAが連動した名刺管理システムもあります。
まとめ
名刺管理システムを導入しても果たして有効利用されるのか、実際に効果が上がるのか、会社の利益に貢献するのか......導入前に悩む点は多いと思います。
確かに、名刺データの単なる住所録化だけの名刺管理システムでは、いくらシステムの利用料が安かったとしても、社員の手間も考えると、利用率も低くなりがちですし、会社の利益への貢献度も低くなります。
しかし、社員の利用を促すような、システムの使いやすさや便利な機能がある名刺管理システムを選べば、実際の利用率はぐっと高まります。加えて、営業活動をサポートするSFA機能がある名刺管理システムなら、営業担当者が真に利益につながる活動に時間を多く割くことができ、なおかつ会社も営業活動、案件の状況を把握して最適な営業戦略をとることができ、利益を最大化することができます。
