大企業に必要なクラウド型名刺管理ツールの3大機能

INDEX

    クラウド型名刺管理ツールとは

    クラウド型名刺管理ツールとは、ネットを介して利用する名刺の管理ツールです。手元のパソコンではなく、ネットに接続されたサーバーに置かれたシステムのため、出先のどこからでもアクセスして利用できますし、システムの保守管理を自社で行わなくてすみます。

    個人向けの名刺管理ソフトにも、クラウド型もありますし、パッケージで販売されているものやダウンロードして使う名刺管理ソフトの中にも部分的にクラウドを利用するタイプのものもあります。個人が使う名刺管理ソフトは、単純に名刺をデータ保存、後で必要になったとき、必要な名刺をぱっと探せることが主な目的のソフトです。

    企業向けの名刺管理ツールは、いまはクラウド型名刺管理ツールが一般的です。企業にとっての名刺管理ツールは、個人の名刺管理ソフトとは意味合いも、利用の仕方も異なっています。属人的になりがちな人脈を企業の資産とすることが第一目的です。それにより、異動時などの引継ぎの際の抜け漏れが減るとともに、引継ぎを容易にします。加えて、名刺に書かれたデータだけでなく、そこに新たな企業情報を追加したり、データを更新したり、さらには営業活動やプロジェクト進捗などの情報を結びつけることで、企業活動を支援するツールとなります。

    クラウド型名刺管理ツールを選ぶにあたっては、クラウド型名刺管理ツールでできることを知り、最も有用で企業活動に利益をもたらすものを選びましょう。特に大企業が使うクラウド型名刺管理ツールを選ぶ際は、大企業ならではの必要機能を知り、その機能の有無を確認することが大切です。

    大企業に必要なクラウド型名刺管理ツールの機能① 社内の人脈や営業活動の共有化

    社内で名刺を共有化するだけであれば、企業向けのクラウド型名刺管理ツールなら、ほぼ、どのツールでも行えます。しかし、単に名刺を共有するだけでは、人脈を共有することにはなりません。名刺データの重複をなくして、正確性を高めるとともに、その名刺の相手と自社とのつながりや、これまでの営業履歴などまでがわかってこそ、人脈の共有と言えます。

    特に大企業で起こりがちな営業バッティングを防止するためには、高機能なツールが必要です。同じ顧客に別々の部署がアプローチしてしまうと、「さっきも電話がかかってきたよ。何度もしつこい!」と相手の気分を害してしまいます。営業バッティングは単に無駄な作業ということにとどまらず、顧客になりうる相手を怒らせ、取引の可能性をつぶしてしまいます。

    営業バッティング防止や適切な営業活動を行うために、ツールに求めたい具体的な機能のひとつが名寄せです。複数の同じ名刺はもちろん、部署や肩書が異なる名刺も、同一人物の名刺と判断、ひとつのデータにまとめることが欠かせません。重複データのチェックやマージ処理を手作業で行おうとすると、時間も手間もかかります。こういった作業こそ、システムに任せるべき作業です。

    また、営業支援機能との連携により、名刺データと営業活動をリアルタイムでつなげ、現在の営業状況を把握することも重要です。誰がいつどう接触したか、それに対して、相手がどう反応したか、メールの開封やサイトのどのページにアクセスしたかなどがわかることで、相手への最適な営業が行えるようになります。

    クラウド型名刺管理ツールの中でも、これらの機能を望めるツールと望めないツールがあります。

    > 大企業にとって重要な "データを有効活用する"
    ホットプロファイルのシステム連携

    大企業に必要なクラウド型名刺管理ツールの機能② 人事異動情報や企業情報との連携

    大企業においては、取引先も多く、名刺データも膨大です。それだけに、そのデータの更新や、データ追加といった作業も膨大になります。

    クラウド型名刺管理ツールの中には、Webで公表された人事異動ニュースを取得して、名刺データに該当する情報がある場合には通知してくれる機能を持つものがあります。この機能により名刺データは最新化され、顧客の昇進や異動などの最新情報をすばやくつかんで、営業活動に生かすことができます。

    また、名刺に書かれた情報だけでなく、それを元に相手先企業の業種や規模、上場区分などの企業属性の追加を行ってくれるものもあります。それらの属性を元に相手をグルーピングすれば、それぞれに対して適切なタイミングと内容でメールを送ったり、それに対する相手の反応により、次のメールを作成したりするなど、より戦略的で、効率的な営業活動が可能になります。

    大企業に必要なクラウド型名刺管理ツールの機能③ 他システムとの連携

    大企業の場合はクラウド型名刺管理ツール導入を考慮するときには、たいがい、すでにさまざまなシステムがあり、そのシステムとの連携が行えるかどうかが必須条件となります。

    たとえばSFAは案件やプロジェクトの進捗管理などに欠かせないシステムであり、名刺データとの関係も深いシステムですので、他システムとの連携がスムーズに行える「API」が公開されているかどうかは、ひとつの重要なチェックポイントです。

    また他のシステムと連携できるデータが「名刺データ」以外にもあるのかもチェックしたいポイントです。中には営業支援機能を持ち合わせているものもあるため、商談情報などを基幹システムやBIツールに連携できれば、業務の効率化ができ、活用の幅が広がります。

    > 大企業にとって重要な "データを有効活用する"
    ホットプロファイルのシステム連携

    まとめ

    大企業がツールを選定する際に有無をチェックしたい機能をご紹介しました。一口にクラウド型名刺管理ツールといっても、安価な代わりに機能は限られているものから、機能は豊富だが高価なものまで多様です。自社にとって必要な機能をきちんと見定めて、ポイントをチェックして、使い勝手のいい、適正価格のツールを上手に選択してください。

    > 大企業にとって重要な "データを有効活用する"
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