名刺管理ツール活用で解決できる課題や導入メリット

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    名刺管理ツール活用で解決できる課題や導入メリット

    名刺の多くは個人的に保管されており、営業部門の資産として活用されていない場合が多くあります。しかし、これらの名刺を一元管理された情報に変えることで、営業活動の効率化に活用することができるようになります。

    そのためにはアナログな名刺の情報をデジタルデータ化し、データベースとして活用できる状態にする必要があります。

    このことから、登録やデータのメンテナンスの手間をかけずにデータベース化できる、名刺管理ツールが注目されているのです。


    これまでの名刺管理の問題点

    多くの企業では、名刺管理が個人に委ねられているため、名刺情報を営業部門の生産性を高めるために活用できていません。

    最も多いケースは、せっかく手に入れた名刺が個人の机の引き出しの中に放り込まれている状態やファイルに保管されている場合で、いずれもしまい込んでいるだけで有効に活用されていないのです。

    また、営業担当者が常に名刺を持ち歩いている場合がありますが、これらの情報には誰もアクセスできない状態になっています。

    一方、展示会やセミナーなどで集めた名刺をデータ化して管理を行っている場合がありますが、この場合でもExcelファイルなどに登録してローカルマシンに保管されたまま、死蔵されてしまいがちです。

    それでは、名刺情報を営業の生産性を高めるために有効活用するにはどうすればよいのでしょうか。

    名刺管理ツールでデータ化するメリット

    名刺情報を営業の生産性を高めるために有効活用するには、まず名刺管理ツールでデジタルデータ化して共有する必要があります。

    紙のカードのまま保管していると、どのように工夫して整理しても検索性を高めることが出来ず、活用できません。また、個人で管理している限り、他者がその情報にアクセスすることはできないのです。

    しかし、デジタルデータ化すれば、さまざまな項目からの検索が可能になります。また、このデジタルデータを企業内の誰もがアクセスできる場所に集約して公開すれば、営業活動を効率的に行うことができます。

    さらにデータベース化された名刺情報には、名刺以外で得た情報や営業履歴などを蓄積することができるため、情報の質を高めていくことが可能です。


    名刺データの共有化で営業活動を効率化

    営業が管理

    個々の営業担当者が入手した名刺は、営業部門としても重要な人脈資産となるはずですが、その情報が部門内で共有されていなければ営業活動を効率化することにはなりません。

    例えばある営業担当者が新規開拓先としてアプローチしている企業内に、実は別の担当者が既に面識のある人物がいたとしても、その情報が共有されていなければ本来ショートカットできたはずの営業活動に余計な労力を費やしてしまうことになります。

    一方、名刺管理ツールで人脈情報が共有化できていれば、まず相手企業を検索することで、実は重役同士が人脈を持っていた、他の営業担当者がアプローチしている最中である、などの有益な情報を入手することができます。

    このように名刺管理ツールは、営業効率を高め、商談成功率も高めることに貢献します。

    名刺情報の有効活用でビジネスを加速

    市場のニーズの変化が速い現代では、ビジネスを効率化して加速させることが競争力を高めることになります。そのためにも情報を素早く引き出して活用できる名刺管理ツールは、ビジネスを効率化するために大変有効であると言えます。

    例えば営業先などで得られた名刺をその場でスマートフォンを使ってツールに取り込んでいけば、翌日から営業部門で共有化できる情報として活用できるため、後でまとめて管理する手間が省けますし、タイムラグもありません。

    また、名刺管理ツールで条件付きの検索をかけることで、瞬時に見込み客のリストを作成することも可能です。

    以上のように、名刺管理ツールによって他社に先んじた攻めのビジネスを展開することが可能になります。

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    名刺管理の手間を軽減するサービスの活用

    営業担当者など外部と接触する機会が多い人ほど名刺情報を有効活用したいところですが、このような立場の人ほど日々入手する名刺の管理を行う時間がありません。しかし、せっかく営業努力して入手した名刺が個人の引き出しに死蔵されてしまったのでは、当人だけでなく、営業部全体にとっても損失です。

    そこで入手した名刺をスマートフォンでスキャンするだけで文字認識(OCR)し、正確にデータ化されるツールの活用が有効になります。名刺管理ツールを利用すれば、出先や移動中の隙間時間を利用して名刺を撮影するだけで、検索や共有が可能な営業活動の効率化に資するデータが蓄積されます。

    このことによって名刺管理の手間で本来の業務の生産性を下げてしまうといった事態を避けることができます。

    名刺管理が営業のワークスタイルを変える

    営業担当者には、大量の名刺を持ち歩いている人が少なくありません。日々増え続ける名刺を持ち歩くことは荷物としてもかさばるだけでなく、枚数が増えるほどに検索性も悪くなります。さらには後述しますように、紛失した際のセキュリティリスクも大きくなります。

    しかし、名刺管理ツールで情報を管理していれば、持ち歩かなくても常にスマートフォンやタブレットなどで、営業部で共有している情報にアクセスすることが可能です。

    また、名刺管理ツールであれば、さまざまな条件から瞬時に検索できますので、例えば出先で空いてしまった時間に最寄りの顧客を訪問するといったことも可能になります。

    さらに、これまではオフィスに戻ってからデスクで名刺を確認しながら行っていたさまざまな業務も、外出先の空き時間や移動時間中に処理してしまうというように時間を効率的に活用することができ、営業のワークスタイルを変えることも可能になります。


    名刺管理を一元化することでセキュリティ精度を向上させる

    昨今、個人情報が流出するといったニュースが取り上げられることが多く、企業にとっては築き上げてきた信頼を一瞬にして失うといった致命的な問題になることが増えてきました。個人情報の管理におけるセキュリティは、企業に取って非常に重要な事案となっているのです。

    営業が管理

    それにもかかわらず、重要な情報が記載された名刺の管理は、未だに個々の従業員任せであることが多いのではないでしょうか。しかし、管理に対する姿勢を通して、企業のセキュリティに対する姿勢が問われる時代になっていることを重視すべきです。

    それでは名刺管理の不備によるリスクにはどのような事態がありうるでしょうか。

    まず、個人が名刺を持ち歩いている場合、それらを移動中の電車に鞄ごと置き忘れたり、どこかで落としてしまったり、あるいは盗難されてしまったりというリスクがあります。

    また、普段から管理を個人に委ねていると、従業員側も個人の所有物であるという感覚に慣れてしまい、競合他社に転職する際に顧客情報を持ち出してしまう可能性があるのです。

    一方、名刺情報をデータ化していたとしても、それがローカルマシンに保存されているExcelファイルの場合、間違って外部にメールで転送してしまったり、あるいは悪意ある人物がファイルをコピーして持ち出してしまったりといった可能性もあります。

    以上のように、名刺の管理を個人に委ねてしまうことにはリスクがあるため、名刺情報は企業として一元管理する姿勢が必要になってきます。また、従業員に対しても名刺管理の重要性を啓蒙する必要があります。


    まとめ

    これまで述べてきました通り、名刺を営業活動の効率化に有効活用するためには、管理を個人に委ねた状態を脱し、営業部門として一元管理する必要があります。そのためには情報を効率良くデータ化して情報共有を可能にし、セキュリティ上も信頼できる名刺管理ツールの活用が有効です。

    営業の生産性を劇的に向上させるためにも、ビジネスを加速させる名刺管理ツールの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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