ホットプロファイル 導入・活用虎の巻 ＜後編＞
知っておくと便利な機能、使えば有用性を実感する活用法はこれ！

「名刺管理ツールって、単なる名刺のデジタル化でしょ？」
「SFAが導入されると、入力の面倒な作業が増えるだけだよね」

そんな誤解を耳にします。しかし、名刺管理ツールを用いることで、名刺に書かれた以上の情報を、しかも出先でもぱぱっと得ることができ、攻略したい相手に対するアプローチの幅も広がります。名刺管理ツールとあわせてSFAを用いることで、顧客育成が行いやすくなりますし、戦略的に営業しやすくなります。

数多くの導入企業の現場で、トラブルも活用も見てきた、名刺管理ツール『ホットプロファイル』サポート部隊の樋野 貴博に、より役立つ便利な活用方法を聞きました。

シーンに合った名刺データ入力方法を選んで、かんたん・便利に運用

名刺データの入力は、どのような方法が便利ですか？

名刺管理ツール『ホットプロファイル』の、名刺データの入力方法は2つあります。ひとつは、会社に置いてある専用のスキャナーでスキャンする方法、もうひとつは、スマートフォンで名刺を撮影する方法です。それぞれにメリットがありますので、シーンに合わせて、便利な方を利用しましょう。

イベントなどで取得した、大量の名刺をまとめて入力する場合には、専用スキャナーで一度に複数の名刺をまとめてスキャンして、名刺管理ツールへデータ送信する方法が便利です。

一方、営業活動などで、出先で数枚程度の名刺を受け取った場合には、いちいち帰社してから専用スキャナーでスキャンするよりも、出先で、スマートフォンでパチリと撮影して、名刺管理ツールへデータ送信する方法がかんたんで便利です。

営業訪問前、お客様情報を一目で把握して「意義のある」商談を実現

名刺管理ツールでは、そもそも、どのような情報を見られるのでしょうか？

名刺管理ツール『ホットプロファイル』は、データ化した名刺に書かれた個人の情報だけでなく、その会社に関する、さまざまな情報を見ることができます。「お客さまカルテ」画面には、その会社の業態や業種、従業員数などの会社プロフィールが掲載されています。通常なら、その会社のWebサイトを見に行かなければわからない情報が、名刺管理ツールを使えば一覧で見ることができ、とても便利です。

名刺に書かれた部署情報などから作成された組織ツリーも見ることができます。組織ツリーは単なる組織図ではなく、顧客企業の誰と自社の誰が接触しているのかもわかる情報です。

所有する名刺データに該当する企業のニュースや人事異動ニュースなども、自分から情報を取りに行かなくても得ることができ、大変便利です。

▼お客様情報を一覧で見ることができて
便利な「お客様カルテ」の画面

営業が朝一番に見ておくといい、便利な画面はありますか？

名刺管理ツール『ホットプロファイル』には「ダッシュボード」という、情報をサマリー的に見られる画面があります。ここで企業ニュースなどを見れば、新たな提案の発想の元や、訪問時の話のネタなどが得られます。

ルートセールスなどで複数社を訪問する場合は、訪問する相手の名刺データから連携している Google Maps を開いて、経路を調べる機能を利用して、効率的な回り方を調べておくと便利です。

▼情報をサマリー的に見ることができる
「ダッシュボード」の画面

お客様に会う前に見ておくといい、便利な画面はありますか？

「お客さまカルテ」を見て、お客様に関する情報を確認しておきましょう。

名刺管理ツール『ホットプロファイル』のお客さまカルテには、タイムライン欄があり、そのお客様とのおつきあいのこれまでの経緯を見ることができます。引き継いだり、進行中の案件に途中から加わったりした場合などは特にこのタイムラインが便利です。自社の誰がいつ、お客様の会社の誰と知り合い、これまでに誰とどのような交渉をしてきたか、一覧できます。営業担当者だけでなく、サポート担当者などもこれまでのサポートの経緯などを知ることができ、大変便利です。

▼お客様とのおつきあいの経緯を見ることができる
「お客さまカルテ」の「タイムライン」の画面

名刺管理ツール『ホットプロファイル』は、アプリを使ってスマートフォンでも訪問先の会社のさまざまな方の名刺情報を見ることができます。訪問相手の上司経由、別部署経由など、攻めたい相手への新たな切り口を発見することができます。個人で名刺管理をしていたら得られない情報が、名刺データの共有によって得ることができます。

▼スマートフォンでも名刺情報を見ることができる
『ホットプロファイル』のアプリ画面

営業訪問後、訪問結果をスマホからかんたん報告

営業は、顧客訪問終了後にどう使えばいいのでしょうか？

訪問訪問終了後、出先ですぐ訪問の報告や日報を作成しましょう。訪問報告はSNSのチェックイン感覚で行えます。日報も帰社して書かなくても、スマートフォンで訪問目的などを選ぶだけで完了し、とても便利な機能となっています。

新しい名刺を受け取った場合は、どうすればいいでしょうか？

受け取った名刺は、スマートフォンで撮影して、名刺のデータ化依頼をすぐしてしまいましょう。名刺管理ツール『ホットプロファイル』にはリアルタイム報告という機能があり、名刺のデータ化依頼と同時に、その名刺の相手に関する報告管理も行うことができ、大変便利です。

上長にも、すぐ確認してもらえ、タスク機能で次の指示もすばやく受け取ることもできます。
名刺のデータ化に際しては、タグをつけましょう。そのタグを頼りに絞り込んで、メール配信して、顧客育成することができます。商品への関心が高まり、受注確度が高まった顧客の情報を受け取れば、営業担当者も、より効率的な営業活動が行えます。

訪問終了後にまだ時間の余裕があるときに利用すると役立つ便利機能はありますか？

「近くの名刺」という機能を利用すると、現在地周辺の会社の名刺データを確かめることができます。
出張したときなど、せっかくの機会に挨拶をしておくなどして、次につなげましょう。

▼『ホットプロファイル』スマートフォンアプリの
「近くの名刺」の画面

営業活動状況のグラフ化、かんたんレポート作成で営業管理者が楽になる

管理者は名刺管理ツールの機能をどのように活用すればいいでしょうか？

名刺管理ツール『ホットプロファイル』は、各人の名刺獲得枚数などもグラフで見ることができます。自分のチームの活動状況を確認して、次の一手を考えましょう。
名刺の検索条件は、製作者だけ利用、共用で利用などを選んで、保存することができます。たとえば、自分のグループが獲得した名刺だけ、あるいは各自が獲得した名刺だけを検索する条件を保存しておけば、毎回ワンタッチで検索でき、とても便利です。

名刺の獲得年月で検索すれば、自分のグループの名刺の月ごとの獲得枚数を見られます。名刺獲得枚数が減っていれば、新規顧客獲得活動が減少傾向にあることなどがわかります。名刺獲得枚数が少ない者を見つけることもできます。

また、それらをグラフ化して、簡単にレポートを作成することができます。会議などに提出するレポートの作成に活用してください。すぐになじみやすく、使い勝手がいい、Excelライクな仕様です。

▼さまざまな情報をグラフ化して見ることができる
「ダッシュボード」のグラフ画面

また、タグなどを利用して、一定の条件で名刺データを検索、絞り込んで、ターゲットリストを作成することもできます。電話やメールでアプローチするためのリストづくりに利用しましょう。

▼一定の条件で名刺データを検索、絞り込んでリストを
作成できる「ターゲットリスト」の画面

管理者はSFAをどのように活用すればいいでしょうか？

報告管理、案件管理、タスク管理の機能を使ってPDCAサイクルを回していきましょう。訪問などの報告が上がってきたら、「クロージング活動をしたんだな」などと現状を把握、タイムラインで各商談の状況も把握して、次の指示を出します。

名刺管理ツール導入後も、お客様の運用定着を徹底サポート

名刺管理ツールやSFAを導入したものの、活用が進まないときは、どうすればいいのでしょうか？

現場の営業担当者などによる名刺データの登録が進まない、活動報告も上がってこない......など、せっかくのツールが活用されないことはしばしばあります。

やはり、営業担当者に、データの登録が自身のメリットになることを感じてもらえるようにすることが大切です。そのためには、データの活用方法を考え、その活用に即した、タグやテンプレートの設定をしましょう。入力などを簡単にする設定も必要です。

自社ではうまくやれないと感じた場合には、名刺管理ツール『ホットプロファイル』の運用定着支援のサポートも行っていますので、ご利用ください。

後編では、名刺管理ツール『ホットプロファイル』の知っておくと便利な機能や使い方をご紹介しました。
名刺管理ツールのシステム導入の実際や、
名刺管理ツールを実際に活用してもらうための設定のコツについてまとめた前編もあわせてお読みください。