ホットプロファイル 導入・活用虎の巻 ＜前編＞
ツール有効活用のために、導入の最初にやるべきことはこれ！

「名刺管理ツールやSFAを導入したものの、現場の営業担当者が面倒くさがって活用してくれない」

そんな声をよく耳にします。しかし、ちょっとしたコツを知り、いくつかのポイントを押さえるだけで、名刺管理ツールやSFAをスムーズに導入、活用することができます。

これまで数多くの企業への導入や活用をサポートして、実際の現場のお悩みや問題を見てきた、ホットプロファイルサポート部隊の樋野 貴博に、導入時にすべきことや、上手な活用方法を聞きました。

導入前のトライアルから、導入後の活用までをていねいにサポート

どのようなシーンで、どのようにサポートをしていますか？

ホットプロファイル導入前から関わっています。営業担当者と共にお客様のところへうかがい、必要に応じて無料トライアルのツール設定をサポートしたり、お客様の使い方に適した機能の組み合わせ提案をしたりしています。導入時に集合研修を行う場合もあります。導入後は電話やメールでのサポートも行っています。

ハンズオンセミナーも頻繁に開催しています。ホットプロファイルをご利用中のお客様だけでなく、ご利用を検討中のお客様にもご参加いただけるセミナーです。ハンズオンセミナーは単純な操作の講習ではありません。営業活動の見える化や売上見込みの把握ができるようになるための運用のコツなど、実践的で役立つ内容です。実際にどういう運用をすればいいのか、現場の営業担当者のみなさんに便利さを実感し、活用してもらえるようにするには、どのような設定をして、どういう使い方をしていけばいいのかなどもお伝えしています。

導入したものの、運用が回らない、定着しないといったお悩みには、運用・定着支援も行っています。

誰でもかんたんにできるツール導入

ホットプロファイルのツール導入作業はかんたんですか？情報システム部がなくてもできますか？

ホットプロファイルのツールの導入は、基本的には名刺データ転送ツールをインストールするだけです。30分もあれば、終わります。後はユーザー登録です。利用する方の氏名、ID、パスワードのデータを用意いただければ、こちらで設定します。

利用する営業担当者の方には、ご自分のスマートフォンに、アプリをインストールしていただきます。アプリのインストールは、ふつうのアプリとほとんど変わりありません。ダウンロードして、ログイン設定だけしていただけば、すぐホットプロファイルをご利用いただけます。10分かからない作業です。

ツール導入は決して難しくはありませんが、サポートが必要であれば、そこの部分もサポートがうかがって、お手伝いします。

また実際の導入前に、無料のデモデータ入りのトライアル環境で簡単に試すこともできます。限定された部署で試しに使ってみる無料トライアルもありますので、まずはお試しになってみてください。

ツール活用のコツは、営業担当者に「メリット」を感じてもらうこと

ホットプロファイルを実際に社内で活用してもらうために、導入時にすべきことはありますか？

導入時にわたしたちサポートがうかがって行う説明会に、現場で実際にホットプロファイルを使う営業担当者の方たちが出席されると、その後の活用がスムーズです。

新しいツールの導入は、ややもすると、現場の方々に「作業が増えて面倒」ととらえられてしまいます。説明会で、同種の業界や、同じ規模の他社の利用方法などをご紹介、営業担当者の方たちにとってのメリットを具体的に説明することにより、活用してもらいやすくなります。

名刺につける「タグ」のルール設定で、名刺データをさらに有効活用

名刺管理ツールを有効活用するために、利用開始前にしておくべきことはありますか？

登録する名刺にはタグをつけることができます。このタグのルールをつくり、タグを管理するご担当者を決めておくと、タグを上手に用いて、名刺データを有効に活用できます。

このタグは後で検索してデータを絞り込む際に役立ちます。そのため、最終的に取り込んだデータをどのように使うのか、データの使用目的を決めておくと、タグの適切なつけ方が見えてきます。たとえばイベントのサンクスメール配信などに用いるなら、イベントなどの名刺をもらった要因やメール配信可不可でタグ付けします。そのタグで絞り込めば、メール配信可の特定イベント来場者に絞って、メール配信することができます。その他、商材や受注確度、直販か販売店かで分けるなど、業種や業務内容などにより、タグの使い方はさまざまです。

タグには個人用と共用があります。共用のタグは最初にタグのルールを決めて、基本的なタグを作り、タグの運用や整理をする担当者を決めておくことが大事です。複数人がルールなく、それぞれタグを作ると、類似したタグが複数作られたり、むやみに数が増えて、選択に手間取るようになったりします。月に1回など、定期的にタグの整理を行うこともおすすめしています。
タグのルール作りも、それぞれの業界事情や業務内容をお聞きして、わたしたちがアイデアを出して、お手伝いします。

自社のスタイルに合わせたカスタマイズで、SFAの運用定着を実現

SFAを有効活用するために、利用開始前にしておくべきことはありますか？

ホットプロファイルのSFAの特徴は、自社のスタイルに合わせて、報告管理や商談管理の入力項目の内容や順番をカスタマイズできる点にあります。現場の方たちがどんどん情報を入れて、データが充実していくと、有用性が増していきます。従って、カスタマイズにより、現場の方たちの入力作業を楽にすることが重要です。

SFAを具体的にはどのようにカスタマイズするのがいいのでしょうか？

報告の必須入力項目は最低限にしましょう。
たとえば訪問先なら「新規顧客」「既存顧客」など、訪問目的なら「初回訪問」「追加提案」「トラブル対応」といった項目を用意しておき、出先でも、スマートフォンで選択するだけで、報告が完了するようにします。

自由記述できる欄も用意しますが、必須項目にはしません。そうすれば、出先では選択だけで報告完了、帰社してからパソコンの前でゆっくり自由記述蘭に書き込めます。

同じ内容を複数回、つまり重複入力はさせないことも大事です。
必須項目は3項目から4項目程度が理想です。多くなると、面倒になって、入力されなくなりがちです。プルダウンメニューの選択肢は10個以内に収めましょう。選択肢が多くなりすぎると、探すのが面倒になります。 部署や業務内容によっても項目は変わるので、部署などグループごとにカスタマイズできるようになっています。

たとえばひとつの訪問を、日報と案件管理に二重に入力させるなどは避けてください。

テンプレートは、それぞれの状況に合わせて、用意しましょう。日報やトラブル対応など、内容に応じたテンプレート、また商材ごとのテンプレートなどを用意することで、業務においてやるべきことが見えてきます。営業の平準化にも役立ちます。

前編では、ホットプロファイルのツール導入の実際や、
ツールを活用してもらうための設定のコツなどを中心にご紹介しました。

後編では、ホットプロファイルの上手な活用方法、知っておくと便利な機能や使い方をご紹介します。