【エクセル名刺管理】方法や注意点、テンプレートなどを紹介

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    数多くの名刺管理アプリやシステムがある現在においても、使い慣れたエクセルで名刺管理をしたいという方もいらっしゃると思います。
    この記事は、そんな方向けにエクセルで名刺管理をする方法をご説明しています。
    方法や注意点に加えて、テンプレートなども併せてご紹介していますので、エクセルでの名刺管理を検討されている方はぜひご一読ください。


    エクセルを使った名刺管理方法

    それではさっそくエクセルを使った名刺管理方法についてお話していきましょう。
    エクセルで名刺管理をするには以下の3つのパターンがあります。

    名刺管理用エクセルを自作して管理する

    名刺管理用のエクセルを自作して管理するという方法です。
    会社名や部署名、役職、氏名は勿論、住所や電話番号、メールアドレスなどの項目を含めて作成すると良いでしょう。
    名刺に記載されている基本情報に加えて、一括して管理しておきたい情報、例えばアプローチ履歴などの項目も必要に応じて追加することもできるので、自社の状況に合わせた作り方をしてみてください。

    テンプレートを利用する

    名刺管理用のエクセル・テンプレートを活用する方法です。
    無料で利用できるテンプレートも多く、シンプルなものからカスタマイズ性の高いものまで多種多様なので、自社に合った使いやすいものを選ぶといいでしょう。
    どんなテンプレートがオススメかは後ほどご紹介します。

    エクセルへエクスポートできる名刺アプリを活用する

    取り込んだ名刺情報をエクセルに出力できるアプリやフリーソフトを活用する方法です。
    他のエクセルでの名刺管理法と異なり、入力の手間がかからないことが特徴と言えます。
    エクセルへエクスポートできる名刺アプリについても後ほどご紹介します。

    エクセルで名刺管理をするメリットとデメリット

    次にエクセルで名刺管理をする際のメリットとデメリットについて見ていきましょう。

    エクセルで名刺管理をするメリット

    ・メリット①:費用が掛からない
    エクセルを用いて名刺を管理する最大のメリットは費用が掛からないという点です。
    自作は勿論のこと、テンプレートも先述の通り無料のものが多数あるので、これらを活用することで費用をかけることなく、名刺を管理することができます。

    ・メリット②:オフラインで活用できる
    オフラインでも活用できるという点も見逃せません。
    名刺管理アプリやシステムはオンラインでの利用を前提としているものが多く、オフラインでは名刺情報を参照できないことがあります。
    エクセルであればネット環境に左右されずに、いつでも参照することができます。

    エクセルで名刺管理をするデメリット

    ・デメリット①:更新の手間がかかる
    担当者の連絡先が変わったり、別の担当者に変わったりした場合は、管理している名刺情報の更新が必要になります。
    その度に手動で更新する工数が発生し、非常に手間がかかると言えます。

    ・デメリット②:エクセルスキルに便利さが左右される
    名刺管理をエクセルで行う場合、エクセルスキルによっては使い勝手が悪いものになってしまう可能性があります。
    自動で読み仮名入力ができるようにしたり、入力用のシートを別で設けたり、といった利便性を高めるための操作ができるかが、エクセルでの名刺管理を行うかどうかの一つの判断ポイントになるでしょう。

    エクセルで名刺を管理する際の注意点

    続いて、エクセルで名刺管理する際の注意点について触れておきます。

    注意点1:パソコンのスペック

    エクセルで管理する場合パソコンのスペックによっては、動作が重くなってしまう可能性があります。
    動作が重くなると入力や更新に時間がかかるので、管理すること自体にストレスを感じてしまい、結局使われなくなるといった事態も考えられるでしょう。

    注意点2:同時に編集ができない

    1つのエクセルファイルを複数の営業メンバーで共有して使うケースも多いでしょう。
    その場合、誰かが編集している時には他のメンバーは編集ができません。
    そのため入力や更新などが重なったときなどは、非常に効率が悪くなると言えます。

    注意点3:ゼロにはできない入力ミス

    エクセルで管理するとなると、大体において手動でデータを入力することになります。
    手動の場合、どうしても発生するのが入力ミスのリスクです。
    名刺アプリからエクスポートをした場合でも、データを更新する場合は手動となるため、このリスクをゼロにすることはできません。

    注意点4:外出先での使用

    外出先での使用は情報セキュリティのリスクが付きまといます。
    名刺データを参照している際に後ろから盗み見される可能性や、PC自体が盗難される可能性もゼロではありません。
    これらのリスクがあるため、外出先での使用は禁止しているというケースがあるくらいです。

    名刺管理に役立つエクセル・テンプレート

    ここからは手軽にエクセルで名刺管理をするために役立つ無料テンプレートをいくつかご紹介します。

    テンプレート①:楽しもうOffice

    Microsoftが提供している無料のテンプレート集です。
    ここで用意されている「顧客管理テンプレート」は、一般的なエクセル形式のものですが、他にも「名刺ノート」という名刺画像とともに情報を入力できるユニークなテンプレートもあります。
    ■URL:https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc

    テンプレート②:業務用テンプレート

    会社運営上必要になる資料やリストなどのテンプレートを無料で提供しており、名刺管理テンプレートも用意されています。
    シンプルなデザインのため見やすく、どこに何を入力すればいいのかが分かりやすいため、エクセルに慣れていない人でも使いやすいでしょう。
    ■URL:https://www.usefulhp.com/business/

    テンプレート③:エクセルカード HARI

    日本アプリケーション開発が提供する無料のテンプレートです。
    無料とは思えないほどカスタマイズ性に優れており、自社のニーズに合わせたオリジナリティの高い名刺管理ファイルを作成することができます。
    ■URL:https://www.excel-access-japan.com/excelcard-hari/

    エクセルにエクスポートできる名刺管理アプリ・システムを利用してより便利に

    当社の提供する名刺管理システム「ホットプロファイル」は、エクセルにデータをエクスポートできる機能に加え、名刺を管理、活用するためのさまざまな機能を備えています。
    専用スキャナもしくはスマートフォンで撮影した名刺情報は、専任のオペレータによってほぼ100%の精度でデータ化され、自動データ出力機能によってエクセル形式へとエクスポートすることができます。
    名刺管理機能だけでなく、営業のプロセス管理やアプローチ管理といったSFA機能を始め、営業活動全体を支援するための機能を豊富に取り揃えているのが特徴です。
    費用など詳細は以下ページをご参照ください。
    ■URL:https://www.hammock.jp/hpr/price.html

    まとめ

    エクセルでの名刺管理方法についてご説明してきましたが、いかがでしたでしょうか。
    エクセルを活用することで費用をかけることなく名刺管理ができるので、手軽に名刺管理をしたい場合には、うってつけの方法と言えるでしょう。
    とはいえセキュリティ面での不安や更新のしづらさ等のデメリットが多い点は否めず、営業活動の最適化を図るのであれば、正直オススメできません。
    対して当社が提供する「ホットプロファイル」であれば、名刺情報の管理は勿論、先ほど触れた営業支援ツールであるSFA機能も搭載しておりますので、営業活動全体を最適化していただけると確信しております。
    名刺を最大限に活用し、営業活動の最適化を図りたいという方は、ぜひ一度お気軽にご連絡いただけますと幸いです。
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