【エクセル名刺管理】方法や注意点、テンプレートなどを紹介
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数多くの名刺管理アプリやシステムがある現在においても、使い慣れたエクセルで名刺管理をしたいという方もいらっしゃると思います。
この記事は、そんな方向けにエクセルで名刺管理をする方法をご説明しています。
方法や注意点に加えて、テンプレートなども併せてご紹介していますので、エクセルでの名刺管理を検討されている方はぜひご一読ください。
名刺の管理が重要な理由
具体的な管理方法などを解説する前に、そもそもなぜ名刺管理が重要なのかについて、簡単に確認しておきましょう。
理由①：貴重な顧客情報の宝庫
一つ目の理由として挙げられるのは、名刺が貴重な顧客情報の宝庫であるという点です。
名刺に記載されている情報は担当者の氏名や連絡先、部署情報のみであるため、そこまで利用価値はないと考える人もいらっしゃるでしょう。
しかし複数の名刺を組み合わせることで、顧客先の組織体系などを把握することも可能です。
また名刺と紐づけて、訪問履歴や訪問時の商談内容などを整理しておくことで、重要な顧客に関する情報として、活用できるでしょう。
理由②：会社の資産
二つ目は「会社の資産である」ということが理由です。
営業担当者からすれば、自身が獲得した名刺は自分自身のものと考えがちですが、実際は会社に帰属する情報資産となります。
つまり会社の財務資料や事業に関する重要な資料と同じ扱いとなるわけです。
当然紛失や適当に放置している場合は、情報セキュリティリスクも生じるため、名刺も適切に管理し、紛失などを防止していく必要があると言えるでしょう。
名刺を適切に管理するメリット
次に名刺を適切に管理することで得られるメリットについても確認しておきたいと思います。
メリット①：営業活動に活かせる
一つ目のメリットは営業活動に活かせるという点です。
先に述べた通り、名刺にはそこに記載されている情報以上の情報を得られる可能性があります。
名刺を会社や部署ごとに適切に管理しておくことで、こういった新たな気づきを得ることができ、営業活動にも役立てることができるでしょう。
メリット②：すぐに参照できる
またすぐに参照できるという点もメリットとして挙げられます。
もし名刺を適切に管理していなければ、参照したいときにどこに行ったのか探すところから始まるため、時間も工数も無駄にかかってしまいます。
その点適切に管理しておくことで、参照したい名刺にすぐにアクセスでき、効率的に活用することができるのです。
メリット③：担当者同士の情報共有もスムーズに
担当者同士の情報共有もスムーズに行うことができるという点も見逃せません。
名刺を適切に管理することで、それぞれがどういった顧客資産を持っているのかを、簡単に把握することができ、有益な情報を交換することも可能となります。
もし適切に管理がされていなければ、誰がどの企業のどの担当者と接点があるのか把握しづらく、結果として営業の機会損失に繋がってしまう可能性もあるのです。
エクセルを使った名刺管理方法
ここからは本記事のテーマであるエクセルを使った名刺管理方法についてお話していきましょう。
エクセルで名刺管理をするには以下の３つのパターンがあります。
名刺管理用エクセルを自作して管理する
名刺管理用のエクセルを自作して管理するという方法です。
会社名や部署名、役職、氏名は勿論、住所や電話番号、メールアドレスなどの項目を含めて作成すると良いでしょう。
名刺に記載されている基本情報に加えて、一括して管理しておきたい情報、例えばアプローチ履歴などの項目も必要に応じて追加することもできるので、自社の状況に合わせた作り方をしてみてください。
テンプレートを利用する
名刺管理用のエクセル・テンプレートを活用する方法です。
無料で利用できるテンプレートも多く、シンプルなものからカスタマイズ性の高いものまで多種多様なので、自社に合った使いやすいものを選ぶといいでしょう。
どんなテンプレートがオススメかは後ほどご紹介します。
エクセルへエクスポートできる名刺アプリを活用する
取り込んだ名刺情報をエクセルに出力できるアプリやフリーソフトを活用する方法です。他のエクセルでの名刺管理法と異なり、入力の手間がかからないことが特徴と言えます。
エクセルへエクスポートできる名刺アプリについても後ほどご紹介します。
エクセルで名刺管理をするメリットとデメリット
次にエクセルで名刺管理をする際のメリットとデメリットについて見ていきましょう。
エクセルで名刺管理をするメリット
・メリット①：費用が掛からない
エクセルを用いて名刺を管理する最大のメリットは費用が掛からないという点です。
自作は勿論のこと、テンプレートも先述の通り無料のものが多数あるので、これらを活用することで費用をかけることなく、名刺を管理することができます。
・メリット②：オフラインで活用できる
オフラインでも活用できるという点も見逃せません。
名刺管理アプリやシステムはオンラインでの利用を前提としているものが多く、オフラインでは名刺情報を参照できないことがあります。
エクセルであればネット環境に左右されずに、いつでも参照することができます。
エクセルで名刺管理をするデメリット
・デメリット①：更新の手間がかかる
担当者の連絡先が変わったり、別の担当者に変わったりした場合は、管理している名刺情報の更新が必要になります。
その度に手動で更新する工数が発生し、非常に手間がかかると言えます。
・デメリット②：エクセルスキルに便利さが左右される
名刺管理をエクセルで行う場合、エクセルスキルによっては使い勝手が悪いものになってしまう可能性があります。
自動で読み仮名入力ができるようにしたり、入力用のシートを別で設けたり、といった利便性を高めるための操作ができるかが、エクセルでの名刺管理を行うかどうかの一つの判断ポイントになるでしょう。
営業管理ツールの利用実態調査
営業管理職を対象に、営業管理に関する実態調査を実施し、Excel・スプレッドシートを利用する際の課題について聞いたところ、「複数人で利用しづらい」（36.2%）や「最新版がどこにあるかわからない」（26.2%）などの声が挙がりました。
・複数人で利用しづらい：36.2%
・最新版がどこにあるかわからない：26.2%
・データの抽出・分析がしにくい：25.0%
・入力方法が統一されていない：23.8%
・他ツールと連携ができない：21.9%
・営業活動の変化に気付きづらい：19.4%
・スマホから営業活動が把握しづらい：17.5%
・営業予測が立てづらい：14.4%
・顧客との折衝履歴がわからない：13.8%
・その他：1.2%
・特にない：20.6%
本内容は調査結果を一部抜粋しております。調査全文はこちらから無料ダウンロードいただけます。>>
エクセルで名刺を管理する際の注意点
続いて、エクセルで名刺管理する際の注意点について触れておきます。注意点１：パソコンのスペック
エクセルで管理する場合パソコンのスペックによっては、動作が重くなってしまう可能性があります。動作が重くなると入力や更新に時間がかかるので、管理すること自体にストレスを感じてしまい、結局使われなくなるといった事態も考えられるでしょう。
注意点２：同時に編集ができない
1つのエクセルファイルを複数の営業メンバーで共有して使うケースも多いでしょう。その場合、誰かが編集している時には他のメンバーは編集ができません。
そのため入力や更新などが重なったときなどは、非常に効率が悪くなると言えます。
注意点３：ゼロにはできない入力ミス
エクセルで管理するとなると、大体において手動でデータを入力することになります。手動の場合、どうしても発生するのが入力ミスのリスクです。
名刺アプリからエクスポートをした場合でも、データを更新する場合は手動となるため、このリスクをゼロにすることはできません。
注意点４：外出先での使用
外出先での使用は情報セキュリティのリスクが付きまといます。名刺データを参照している際に後ろから盗み見される可能性や、PC自体が盗難される可能性もゼロではありません。
これらのリスクがあるため、外出先での使用は禁止しているというケースがあるくらいです。
名刺管理に役立つエクセル・テンプレート
ここからは手軽にエクセルで名刺管理をするために役立つ無料テンプレートをいくつかご紹介します。テンプレート①：楽しもうOffice
Microsoftが提供している無料のテンプレート集です。ここで用意されている「顧客管理テンプレート」は、一般的なエクセル形式のものですが、他にも「名刺ノート」という名刺画像とともに情報を入力できるユニークなテンプレートもあります。
■URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc
テンプレート②：業務用テンプレート
会社運営上必要になる資料やリストなどのテンプレートを無料で提供しており、名刺管理テンプレートも用意されています。シンプルなデザインのため見やすく、どこに何を入力すればいいのかが分かりやすいため、エクセルに慣れていない人でも使いやすいでしょう。
■URL：https://www.usefulhp.com/business/
テンプレート③：エクセルカード HARI
日本アプリケーション開発が提供する無料のテンプレートです。無料とは思えないほどカスタマイズ性に優れており、自社のニーズに合わせたオリジナリティの高い名刺管理ファイルを作成することができます。
■URL：https://www.excel-access-japan.com/excelcard-hari/
エクセル以外の名刺管理方法
ここまでエクセルでの名刺管理をテーマにお話してきましたが、ここでエクセル以外の名刺管理方法についても簡単にご紹介しておきます。スプレッドシート
一つ目がスプレッドシートを活用するというものです。スプレッドシートはGoogleが無料で提供しているクラウドサービスの一つで、Web上で編集ができるアプリケーションとなっています。
細部は多少異なるもののエクセルと似たようなインターフェースや機能を持っている上、クラウドサービスであるという特性上、ネットさえ繋がっていればどこからでも、どのデバイスからでも編集が可能です。
またエクセルと異なり、複数人が同時に編集することもできるため、エクセルの使用感を残しつつ、利便性を高めたい方にはオススメの方法と言えるでしょう。
名刺管理システム
続いての方法が名刺管理システムを活用するという方法です。その名の通り、名刺管理に特化した機能を有するシステムとなっており、名刺に記載された情報をデータ化し、システム内のデータベースに格納することが可能となっています。
またシステムと連動したアプリを、スマホなどのデバイスに入れておくことで、どこからでも名刺情報を参照することができます。
名刺情報の読み取り自体も、専用のスキャナや専用アプリなどを用いて、簡単に行うことができるため、効率的に名刺を管理することができるでしょう。
エクセルやスプレッドシートと異なり、利用するのにあたっては導入費用やランニングコストは掛かってきますので、予算と相談してみてください。
名刺管理システム
営業管理職を対象に、営業管理に関する実態調査を実施し、お勤めの企業における営業管理方法について聞いたところ、「Excel」が47.8%、「管理ソフト・ツール」が24.2%という回答となりました。
・Excel：47.8%
・スプレッドシート：3.9%
・SFAツール：14.2%
・その他管理ソフト・ツール：24.2%
・顧客台帳：3.5%
・紙・書類・手帳：3.5%
・その他：2.9%
本内容は調査結果を一部抜粋しております。調査全文はこちらから無料ダウンロードいただけます。>>
エクセルにエクスポートできる名刺管理アプリ・システムを利用してより便利に
当社の提供する名刺管理システム「ホットプロファイル」は、エクセルにデータをエクスポートできる機能に加え、名刺を管理、活用するためのさまざまな機能を備えています。専用スキャナもしくはスマートフォンで撮影した名刺情報は、専任のオペレータによってほぼ100％の精度でデータ化され、自動データ出力機能によってエクセル形式へとエクスポートすることができます。
名刺管理機能だけでなく、営業のプロセス管理やアプローチ管理といったSFA機能を始め、営業活動全体を支援するための機能を豊富に取り揃えているのが特徴です。
費用など詳細は以下ページをご参照ください。
■URL：https://www.hammock.jp/hpr/price.html
まとめ
エクセルでの名刺管理方法についてご説明してきましたが、いかがでしたでしょうか。
エクセルを活用することで費用をかけることなく名刺管理ができるので、手軽に名刺管理をしたい場合には、うってつけの方法と言えるでしょう。
とはいえセキュリティ面での不安や更新のしづらさ等のデメリットが多い点は否めず、営業活動の最適化を図るのであれば、正直オススメできません。
対して当社が提供する名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」であれば、名刺情報の管理は勿論、先ほど触れた営業支援ツールであるSFA機能も搭載しておりますので、営業活動全体を最適化していただけると確信しております。
名刺を最大限に活用し、営業活動の最適化を図りたいという方は、ぜひ一度お気軽にご連絡いただけますと幸いです。
