あなたの会社では営業日報・報告書を運用していますか？
この記事は営業日報・報告書について、メリットや書き方のポイント、代替となるツールをご紹介しています。
営業部門の責任者の方は勿論、営業担当者の方も是非一度お読みください。

営業日報・報告書とは

まずは営業日報・報告書とは何かについて、お話していきましょう。

営業日報・報告書の概要

営業日報・報告書とは、営業担当者が一日に行った営業活動を報告するものです。
当日の営業内容や結果を踏まえつつ、反省点や改善すべき課題などが含まれることが多いです。
営業日報・報告書の形式は会社によって様々であり、紙の報告書に手書きすることもあれば、メールに必要項目を記載して送る場合や、エクセルなどで管理しているケースもあるでしょう。

営業日報・報告書の目的

次に営業日報・報告書を運用する目的を、営業部門責任者と営業担当者の2つの観点から確認します。

・責任者の目的：営業担当者の日々の活動を把握・管理するため
まず営業部門責任者の目的ですが、「営業担当者の日々の活動内容を把握し、的確に管理するため」と言えます。
営業日報・報告書によって各営業担当者の日々の活動を把握することで、「誰が、どの顧客に、どのようなアプローチをして、進捗はどうなっているか」などを確認することができます。
確認した後、軌道修正すべき点があれば指導したり、活動状況を適切に評価したりすることができ、営業活動を円滑に進めるためには欠かせない要素と言えるでしょう。

・担当者の目的：日々の振り返りによって、改善に繋げていく
また営業担当者の目的として、「日々の振り返りによって、改善に繋げていく」ことが挙げられます。
自身の営業活動を日々しっかりと記録し、課題や問題点がどこにあるのかを振り返ることで、改善点にも気づくことができます。
またそれらを上司である営業部門責任者にチェックしてもらうことで、よりクリティカルな改善点などを教えてもらうことも可能です。
そのため営業担当者一人ひとりの成長にも役に立つと言えます。

営業日報・報告書のメリットとデメリット

続いて営業日報・報告書を運用することで得られるメリットと、発生するデメリットについて、こちらも営業部門責任者と営業担当者双方の視点からお話していきます。

営業日報・報告書のメリット

【責任者側のメリット】
・メリット①：情報共有を密にできる
責任者側の一つ目のメリットとしてまずご紹介するのが「情報共有を密にできる」という点です。
各営業担当者の活動内容を毎日把握することができるため、自然と情報共有が密になります。
また各営業担当者の活動内容の中から、全員に共有すべき重要事項や成功事例などがあれば、即共有できることもメリットと言えるでしょう。

・メリット②：的確な指導・指示ができる
先程目的のところでもお話しましたが、「的確な指導・指示ができる」という点もメリットと言えます。
営業担当者がどの顧客に対して、どのようなアプローチをしているのか。
その結果、どういった状況になっているのか。
上記のような情報を各営業担当者の分それぞれ把握できるので、的確な指導や指示を行うことができるのです。

【担当者側のメリット】
・メリット①：成長に繋がる
営業担当者側のメリットとしてまず挙げられるのが、「成長に繋がる」という点です。
営業日報・報告書を運用することで、自分自身でも日々の活動内容を定期的に振り返ることができ、課題や問題に気づきやすく改善に繋げていくことができます。
また上司からの指導や指示を受けることで、自分自身では気づけなかった点なども把握できるため、成長することができるでしょう。

・メリット②：備忘録としても活用できる
また備忘録としても活用できる点も大きなメリットとなります。
営業担当者は日々様々な顧客に対しアプローチを実施しているため、自分自身でも活動内容を思い出しきれないことがあります。
そんな時に営業日報・報告書を確認することで、「どのようなアプローチをしていたのか、次にどのようなアプローチをすべきなのか」といったタスク管理も行うことができるのです。

営業日報・報告書のデメリット

【責任者側のデメリット】
・デメリット①：量が多いと読み切れない場合がある
営業部門責任者側のデメリットとしては、営業日報・報告書の量が多い場合、タイムリーに把握できないことがあるという点です。
営業部門責任者も管理業務や打ち合わせ、他部門との会議などで忙しくしており、限られた時間で営業日報・報告書を確認しなければならないのです。

・デメリット②：まとめるのに時間がかかる
また営業日報・報告書の内容をまとめて、全営業担当者に共有すべき内容の有無などを確認していくことにも時間がかかります。
もし営業部門責任者で確認が止まってしまったり、共有すべき内容を見落としたりしてしまうと、それらの情報を活かすことなく終わってしまうリスクがあると言えるでしょう。

【担当者側のデメリット】
・デメリット①：作るのが面倒
そもそも営業担当者は毎日顧客先に出向いたり、提案資料を作成したりと、忙しい毎日を過ごしています。
そんな中でさらに営業日報・報告書を作成するのは手間がかかり、面倒と言えるでしょう。

・デメリット②：他担当者の状況が分かりにくい
また営業日報・報告書は、基本的に営業担当者と営業部門責任者との間で完結することが多く、自分以外の担当者の分まではなかなか把握できません。
そのため全体としてどのような活動をしているのかといった点は、営業担当者目線では把握しにくいのです。

営業日報・報告書の書き方のポイント

ここからは営業日報・報告書の書き方のポイントについてお話していきます。

ポイント①：PDCAの流れを盛り込む

一つ目のポイントは「PDCAの流れを盛り込む」という点です。
PDCAとはPlan・Do・Check・Actionの頭文字をとった言葉で、計画から行動、評価と改善案の検討、改善案の実行という一連の流れを管理できるフレームワークのことを指します。
これらの内容を盛り込むことで、ただただ報告するだけでなく、改善に繋げていくためのツールとして営業日報・報告書を活用できます。
営業におけるPDCAについて詳しく知りたい方は、以下の記事を併せてご確認ください。
関連記事：　PDCAとは？効果を高めるポイントや実行のコツをご紹介

ポイント②：具体的な内容を記載する

また具体的な内容を記載するという点も重要です。
曖昧な内容、例えば「A社に対して営業を実施」と記載しても、具体的にどういったアプローチをしたのか分かりません。
「A社に対して、製品Bに関する提案をした上で、関連するセミナーCについてご案内」といったような記載をすれば、状況が分かりやすくなります。
あわせて顧客がどのような反応だったかも記載しておくと良いでしょう。

ポイント③：定性的な内容も併せて記載する

営業日報・報告書を書くにあたって、訪問件数やテレアポ数などどうしても定量的な内容が多くなります。
定量的な内容は、ポイント②における具体性を確保する上で役立つ情報ですが、営業担当者自身の考えや感想といった定性的な内容も併せておくことで、情報としての価値が増します。
営業部門責任者からしても、各営業がどのように考えて動いているのか、などモチベーション面の管理にも繋げやすくなります。

営業日報・報告書の代替となるツールとは

最後に営業日報・報告書の代替となるツールをご紹介します。

営業日報・報告書の代わりはSFAがオススメ

営業日報・報告書の代わりとしてオススメしたいのはSFAです。
営業活動を効率化させる機能が豊富に搭載されており、中でも商談管理機能やプロセス管理機能、タスク管理機能を活用することで、営業日報・報告書に必要な情報を網羅して管理することができます。
また誰でも全ての情報にアクセスできるため、他営業担当者の情報も把握しやすく、部門全体の情報共有を促進させることも可能です。
営業日報・報告書の代わりになるだけでなく、他にも様々な機能を搭載しているので、一度検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ