ビジネスにおいて、効率的な情報管理とスムーズな手続きは成功の鍵です。その中で「法人番号」という存在は、多くの企業にとって重要な役割を果たします。本記事では、法人番号の制度概要や活用メリット、具体的な調べ方について詳しく解説します。法人番号の活用により、どのように業務効率が向上し、ビジネスチャンスが広がるのかをご紹介します。

法人番号とは

法人番号の目的

法人番号制度には以下の4つの主要な目的があります。

行政の効率化

法人番号の導入により、法人に関する情報の授受や照合にかかるコストが削減され、行政の効率化が図られます。これにより、行政手続きがスムーズに進むことが期待されています。

国民の利便性の向上

法人番号は、行政機関同士の情報連携を強化し、各種法人に関する申請手続きを簡素化します。これにより、申請者の事務負担が軽減され、国民の利便性が向上します。

公平・公正な社会の実現

法人番号制度のもう一つの重要な目的は、公平・公正な社会の実現です。社会保障制度や税制において、適切な給付と負担のバランスを維持することが期待されています。

新たな価値の創出

法人番号は誰でも利用できるため、その活用によって新たな価値の創出が期待されています。例えば、法人番号を基にした新しいビジネスモデルの開発やサービスの提供が可能となります。

法人番号制度の概要

法人番号制度について、具体的にご説明します。以下の3つの観点から解説します。

①法人番号の指定
②法人番号の公表
③法人番号の通知

法人番号の指定

まずは「法人番号の指定」についてです。

【法人番号指定の対象】

法人番号が指定されるのは、以下の法人および団体です。

・設立登記法人
・国の機関
・地方公共団体
・その他法人や人格のない社団等

これらの法人や団体は、届出や手続きをすることなく国税庁長官から法人番号が指定されます。

【その他法人番号指定を受ける法人・団体】

上記以外の法人や団体でも、一定の要件を満たせば、届出により法人番号を取得できます。この要件は以下の通りです。

①国内法に基づき成立したが、設立登記を行わない法人（例：土地改良区、健康保険組合などの公共法人や公益法人）

法人番号の公表

次に「法人番号の公表」についてです。

法人番号はマイナンバーとは異なり、誰でも利用できるように公表されています。公表される情報は以下の3点です。

・商号又は名称
・本店又は主たる事務所の所在地
・法人番号

法人番号が指定された後、社名や所在地に変更があれば公表内容も更新され、変更履歴も確認できます。ただし、ボランティアで運営される人格のない社団については、代表者や管理人の同意が必要です。

法人番号の通知

最後に「法人番号の通知」についてです。

法人番号は、登記上の所在地宛に法人番号指定通知書として郵送されます。ただし、法人設立ワンストップサービスを利用した場合は、オンラインでの受け取りも可能です。

通知書の具体的なイメージについては、国税庁の提供するサンプルを確認してみてください。

法人番号制度は、法人の情報管理や行政手続きの効率化を図るための重要な仕組みです。この機会にぜひ理解を深めてください。

・書面によるイメージ
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・オンライン上で受け取った際のイメージ
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法人番号を活用するメリット

法人番号の活用によって得られるメリットについてご説明します。

正確な情報の取得

法人番号を使用することで、取引先や顧客の正確な情報を迅速に取得できます。

業務の効率化

法人番号を基にしたデータの管理や検索が簡単になり、業務の効率化が図れます。

リスク管理の向上

法人の変更履歴や公開情報を確認することで、リスク管理の精度が向上します。

ビジネスの透明性

公開されている情報を利用することで、ビジネスの透明性が高まり、信頼性が向上します。

法人番号からわかること

法人番号を利用することで、法人に関する重要な情報を簡単に取得できます。以下に、法人番号からわかる主要な情報を説明します。

法人の基本情報

商号または名称

法人の正式な名称がわかります。これにより、取引先や顧客の正確な名称を確認することができます。

本店または主たる事務所の所在地

法人の主な事務所や本店の所在地がわかります。これにより、企業の所在地を確認したり、営業エリアの把握に役立てたりすることができます。

法人番号

各法人に一意に割り当てられる13桁の番号です。この番号を利用して、他の法人と区別することができます。

法人の変更履歴

法人番号サイトでは、法人の名称や所在地が変更された場合、その履歴も確認することができます。これにより、法人の過去の情報や変更のタイミングを把握することができます。

公開情報の信頼性

法人番号は国税庁が管理し、公表しているため、情報の信頼性が高いです。このため、取引先の情報を確認する際や、ビジネスパートナーの信用調査を行う際に役立ちます。

法人の種別

法人番号の調べ方

法人番号の調べ方についてご紹介します。法人番号を調べるには、国税庁が運営する「法人番号サイト」を利用します。

法人番号を調べる方法

法人番号サイトのホームページには、以下のメニューが用意されています。

・名称・所在地などから調べる
・法人番号から調べる

ケースに応じて使い分けることができます。一般的には、「名称・所在地などから調べる」を利用することが多いでしょう。サイトのホームページにアクセスすると、デフォルトで「名称・所在地などから調べる」が選択された状態になっています。

入力できる情報は以下の通りです。

①商号又は名称（部分一致検索と前方一致検索が可能）
②所在地（都道府県と郵便番号による検索が可能）
③検索条件の設定（法人種別などが選択可能）

調べた情報はダウンロード可能

検索した法人や団体の情報は、CSVやXML形式でダウンロードすることが可能です。これにより、企業の基幹システムや利用しているSFA（営業支援システム）などのツールに効率よく取り込むことができます。

営業を効率化する顧客管理ツールの重要性

顧客管理ツール（CRM：Customer Relationship Management）は、営業活動を効率化し、顧客との関係を強化するための重要なツールです。以下に、顧客管理ツールの重要性を説明します。

一元管理による情報の整合性

顧客情報を法人番号などに基づいて一元管理することで、すべての営業担当者が最新の情報にアクセスできます。これにより、重複や誤りが減り、情報の整合性が保たれます。

営業活動の可視化

営業活動を可視化することで、どの顧客に対してどのようなアクションを取ったかを一目で把握できます。これにより、フォローアップの漏れや重複を防ぐことができます。

効果的な顧客関係の構築

顧客の過去の取引履歴やコミュニケーション履歴を参照することで、よりパーソナライズされた対応が可能になります。これにより、顧客満足度を高め、長期的な関係を構築できます。

顧客管理ツールを導入すべきタイミングとは？

顧客データが増加し、手動管理が困難になった時

エクセルや紙ベースで顧客情報を管理している場合、データが増加すると、更新漏れや重複、データの整合性に問題が生じます。このような状況になった場合、CRMツールを導入することで情報の一元管理が実現し、ミスを減らすことができます。

営業活動が複雑化し、効率的な管理が求められる時

複数の営業担当者が異なるステージで関わる複雑な営業プロセスでは、進捗管理やフォローアップが困難になります。CRMツールを導入することで、営業プロセス全体を可視化し、効率的な管理が可能となります。

顧客満足度の低下を感じた時

顧客対応が遅れたり、問い合わせ対応の履歴が管理できていない場合、顧客満足度が低下します。CRMツールを導入することで、顧客対応履歴を一元管理し、迅速かつパーソナライズされた対応が可能になります。

組織の成長や事業拡大のタイミング

新しい市場への進出や事業の急成長に伴い、顧客数や取引が増加する場合、CRMツールの導入が必要になります。これにより、スムーズな営業活動と顧客管理が実現し、成長を支援します。

データ分析と営業戦略の強化を図りたい時

既存の顧客データを活用して、営業戦略を強化したい場合や、より詳細なデータ分析を行いたい場合、CRMツールは強力なツールとなります。導入することで、営業活動のパフォーマンスをデータに基づいて評価し、改善点を明確にすることができます。

リモートワークや分散チームでの営業活動を行う時

リモートワークや分散チームでの営業活動が増える場合、CRMツールを導入することで、チーム全体での情報共有やコミュニケーションが円滑に行えます。これにより、物理的な場所に依存しない営業活動が可能となります。

コンプライアンスやセキュリティの強化が求められる時

顧客情報の漏洩防止や、データ管理における法令遵守が求められる場合、CRMツールはセキュリティ機能やアクセス制限機能を提供します。これにより、顧客情報の安全性を確保できます。

まとめ

当社では、法人番号を活用した効率的な営業活動を支援するセールスDX推進ツール「ホットプロファイル」を提供しています。「ホットプロファイル」をご利用いただくことで、法人番号から取得した企業情報をシームレスに取り込み、既存のデータと連携させることが可能です。

また、名刺管理機能やマーケティングオートメーション（MA）機能も搭載しており、営業活動全体の効率化と成果向上に貢献します。興味をお持ちの方は、資料のダウンロードやお問い合わせをお待ちしております。