「業務効率化に取り組みたいけど、どうやって進めたらいいの？」
「業務を効率化する方法は？」
この記事は上記のような疑問を抱えておられる方に向けて、業務効率化の進め方や具体的なアイデア、取り組む際の注意点などをご紹介しています。
最後に業務効率化に役立つツールもご紹介していますので、是非最後までお読みください。

業務効率化とは

はじめに業務効率化とはそもそも何かについてお話します。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務上のプロセスにおける「ムリ・ムダ・ムラ」を省き、効率を高めていくことを指します。
普段当たり前のように行っている業務プロセスでも、ふと一歩引いて見てみると意外と無駄な工数があるものです。
そういった無駄な工数などを見極め、できるだけ減らしたり、無くしたりするわけですね。
業務効率化は業務改善の中でも中核をなす取り組みと言えるでしょう。

業務効率化が求められる背景

業務を効率的に行うことに越したことはありませんが、なぜ今業務効率化が様々な企業にとって急務となっているのでしょうか。
その背景としては「人材不足」が挙げられます。
日本の生産年齢人口は1995年を境に年々減少しており、今やどんな業界・職種でも人材不足が課題となっています。
そのような中、限られた人材リソースでより多くの業務をこなすためには、業務効率化する必要が出てきたわけです。

業務効率化のメリット

業務効率化に取り組むことで以下のようなメリットが得られます。

・メリット①：コスト削減
業務効率化に取り組むことで時間や経費といったコストを削減できます。
業務効率化を実現できれば、作業時間や人件費、光熱費などが減少するため、コスト削減にも繋がるのです。

・メリット②：生産性が向上する
業務効率化が実現できれば、生産性も向上します。
生産性が向上することは利益の向上に直結するので、業務効率化の大きなメリットと言えます。

・メリット③：社員のモチベーション向上
また業務効率化に取り組むことで、社員のモチベーション向上にも繋がります。
より短い時間で成果に繋がっていることが実感でき、その分意欲やモチベーションも向上しやすいのです。

業務効率化の進め方

続いて業務効率化の進め方をいくつかのステップに分けて、見ていきたいと思います。

ステップ①：現状分析

業務効率化を進める上ではじめに行うべきは現状の分析です。
現在の業務プロセスを一つ一つ棚卸し、現在掛かっている時間や工数、必要なスキルなどを整理していくことになります。
その上で問題や課題があると思われる業務プロセスを抽出します。

ステップ②：業務効率化の範囲を決める

現在の業務プロセスにおける問題や課題を抽出できれば、まずどこから業務効率化を図っていくかを決めます。
業務効率化の範囲が大きすぎると、結局すべてが中途半端に終わり効率化できなかったといった事態を招きかねませんので、優先順位をつけて段階的に実施していくことがポイントになるでしょう。

ステップ③：業務効率化させるアイデア・方法を検討

業務効率化の範囲が決まれば、続いて具体的にどうやって業務効率化していくのかという方法論を検討していくことになります。
費用対効果や実現可能性などを踏まえつつ、目的に応じた最適な方法を選ぶ必要があるでしょう。
具体的なアイデア・方法については、後ほど代表的なものをご紹介します。

ステップ④：効果検証と改善案の立案

業務効率化のアイデア・方法を実行した後は、実際にどれくらいの効果が出ているのか検証を実施しましょう。

・想定していたような効果が得られているのか
・得られていなければ、その原因は何か
・別のところで新たな工数が発生してしまっていないか

などを検証し、課題があれば改善案の立案を実施することになります。
あとは「実行⇒効果検証⇒改善案の立案⇒実行...」といったサイクルを繰り返していくことになるでしょう。

業務効率化の具体的なアイデア・方法

それでは業務効率化するための具体的なアイデアや方法について、代表的なものをご紹介します。

アイデア・方法①：ツールを導入する

一つ目の業務効率化のアイデア・方法は「ツールの導入」です。
RPAやSFA等の各種ITツールを導入することで、業務の効率化を図っていきます。
業務効率化に役立つツールは多岐に渡り、目的に応じて使い分ける必要がありますが、かなりの効果が期待できるでしょう。

【ツール導入による業務効率化のメリット・デメリット】
・メリット：業務効率化を高いレベルで実現できる
・デメリット：導入費用が掛かる上、使いこなす必要がある

アイデア・方法②：外注化する

二つ目のアイデア・方法としてご紹介するのは「外注化」です。
業務プロセス自体を外注化してしまい、自社のプロセスから削除することで、業務効率化を図ることができます。
業務プロセスによって外注先が異なりますが、今や大半の業務を外注することができるので、検討してみると良いでしょう。

【外注による業務効率化のメリット・デメリット】
・メリット：業務プロセス自体を自社から無くすことができる
・デメリット：外注費が発生する上、想定している業務クオリティよりも低い場合がある

アイデア・方法③：業務レベルを高める

最後の業務効率化のアイデア・方法は「社員の業務レベル自体を高める」というものです。
社員のスキルや知識を向上させることで、同じ業務をこなすのにかかっていた時間を削減したり、そもそも業務レベルが低いことに起因して発生した工数などを削除したりすることができます。

【業務レベル向上による業務効率化のメリット・デメリット】
・メリット：他のアイデアと比べて費用を抑えられる
・デメリット：効果が出るまでに時間がかかる可能性がある

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業務効率化の注意点

続いて業務効率化に取り組む上での注意点をいくつか確認していきましょう。

注意点①：クオリティが低下していないか

一つ目の注意点は「クオリティが低下していないか」という点です。
効率的に行うことが目的になってしまい、そもそもの業務クオリティが低下してしまうなどのリスクがあります。
業務効率化は「クオリティの維持」を大前提にしていることを忘れてはいけません。

注意点②：効果をきちんと検証しているか

また「効果をきちんと検証しているか」という点にも注意が必要です。
効果検証を適切に行わなければ、業務効率化したつもりになっているだけで、実際のところ工数としては何も変わっていないという結果に繋がりかねません。
そのため業務効率化に取り組む際は必ず効果検証のプロセスを組み込むようにしましょう。

注意点③：業務効率化の範囲は適切か

「業務効率化の範囲が適切か」どうかも注意しましょう。
効率化すべきプロセスは様々出てくるはずですが、それら全てを同時に効率化させることは現実的ではありません。
仮に同時に進行しても、効果が限定的になったり、逆に非効率になったりする恐れがあるため、業務効率化の範囲は絞って段階的に取り組むことが重要なのです。

業務効率化に役立つツール

最後に業務効率化に役立つツールをご紹介します。

役立つツール①：RPA

一つ目はRPAです。
RPAとはRobotic Process Automationの略称で、これまで人が対応していた定型業務全般をロボットによって自動化させるツールのことを指します。
RPAを上手く事務作業などに取り入れることで、効果の高い業務効率化を実現できるでしょう。

役立つツール②：SFAなどの営業支援システム

またSFAなど営業領域の活動を支援するためのシステム導入も効果的です。
SFAは顧客情報の管理や営業プロセスの可視化、タスク管理機能といったように営業活動全体を効率化させるための機能が豊富に搭載されています。
またマーケティング活動を支援するMAなどの導入も、業務効率化において有効でしょう。

まとめ

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