【情報共有の基本】メリットや方法、役立つツールなどを解説

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    情報共有は的確に行われていない場合、ビジネスにおいて大きな損失に繋がる恐れがあります。
    そこでこの記事では情報共有のメリットを踏まえつつ、効率的に行う方法やポイント、役立つツールまで簡単に解説していきます。
    これまで以上に情報共有に取り組みたいという方は、是非ご一読ください。


    情報共有とは

    まずは情報共有とは何かについてお話してきましょう。

    情報共有とは

    情報共有とは各社員が業務上知り得た情報を、部門やチーム、会社全体で共有することを指します。
    情報共有は各社員が取り組んでいる業務内容や進捗を把握する上でも重要です。
    また情報共有により得られたノウハウを蓄積し、活用していくことも可能であるため、昨今の企業において重要度の高い取り組みとなったと言えるでしょう。

    情報共有を行わない場合に起こりうること

    そんな情報共有ですが、もし行わない場合はどのようなことが起こるのでしょうか。

    ・トラブルや問題への対応が遅れる
    情報共有を行わない場合、トラブルや問題への対応が遅れてしまいます。
    各社員がトラブルや問題になりそうな火種を抱えていても、それが共有されなければ、周りが気づくことができず、結局発生してから事後対応となってしまうといったリスクがあるのです。

    ・情報が蓄積せず、ノウハウとして活かせない
    各社員が持つ情報には、成功のためのパターンやノウハウなども含まれています。
    それを共有せずにいると、部門や会社として情報が蓄積できず、ノウハウとして活用することができないわけです。

    ・属人的な行動が増える
    属人的な行動が増えるという問題もあります。
    情報共有をしなければ各社員が属人的に行動しがちになり、どのような業務活動をしているのか、各案件がどういった状態なのか、などがわからなくなるのです。


    情報共有に取り組むメリット

    対して情報共有にはどのようなメリットがあるのかをご紹介していきます。

    情報共有のメリット①:トラブルや問題への早期対応が可能

    一つ目のメリットは「トラブルや問題への早期対応が可能」であるという点です。
    情報共有を密に行うことで、自分では気づけなかったトラブルや問題の火種でも、部門の誰かが気づいてくれる可能性があります。
    そのためトラブルや問題が大きくなって対応が難しくなる前に、素早く対応することができます。

    情報共有のメリット②:ノウハウを活かし、組織で標準化できる

    またノウハウを活かし、組織で標準化できるという点も見逃せません。
    ベテラン社員の成功体験やノウハウなどを部門や会社全体で共有することで、その情報をノウハウとして蓄積し、誰しもがその再現を行うことができるようになります。
    そのため組織における業務レベルの底上げができ、高いレベルでの標準化が可能となるのです。

    情報共有のメリット③:属人化を防止できる

    続いてのメリットは属人化を防止できるという点です。
    部門や組織全体で情報を共有することで、各社員の行動を把握できるようになります。
    そのため属人的な行動を防止することができ、統率や管理もしやすくなると言えるでしょう。

    情報共有のメリット④:引継ぎや人材育成がスムーズになる

    引継ぎや人材育成がスムーズになるという点もメリットと言えます。
    各社員が対応している業務を部門内で共有しておくことで、誰が何をしているのかといった点を全員が把握することができ、引継ぎや人材育成もスムーズに行うことができます。

    情報共有のメリット⑤:コミュニケーションが活性化する

    またコミュニケーションが活性化することもメリットとして挙げられますね。
    部門は勿論、社内全体でのコミュニケーションが活性化することで、社員同士の関係性が良くなります。
    さらに社内にポジティブな雰囲気が生まれ、事業活動全体がより活性化していくことにも繋がるのです。

    情報共有のメリット⑥:業務効率が向上する

    情報共有が適切にできていれば、業務効率も向上します。
    情報共有を実施し、全員が必要な情報を持っていれば、他の社員へ情報参照のための問い合わせなどをしなくて済み、効率的に業務を行うことができるのです。

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    情報共有を効率的に行う方法とポイント

    続いて、情報共有を効率的に行う方法をいくつかのステップに分けて、それぞれのポイントとともにお話していきましょう。

    ステップ①:情報共有の目的を明確にする

    情報共有を効率的に行う上でまずすべきことは、情報共有の目的を明確にすることです。
    「情報共有をしましょう」といきなり上から言われても、社員は戸惑ってしまいます。

    ・何のために情報共有を行うのか
    ・情報共有を行うことでどういった効果を狙っているのか

    といった目的を明確にすることが何よりも重要なのです。

    【ポイント】
    明確にした目的はしっかりと関係者に周知しましょう。

    ステップ②:体制とルールを整備する

    目的が明確になったところで、次に情報共有のための体制やルールを整備しましょう。

    ・情報共有はどのようにして行うのか
    ・どういったタイミングで実施するのか
    ・どのような情報を共有するのか
    ・共有した情報をどのようにして記録しておくのか
    ・情報共有する上でのとりまとめは誰が行うのか

    上記のような体制やルールをあらかじめ整備しておくことが、先ほど挙げたメリットを享受するための近道だと言えるでしょう。

    【ポイント】
    整備した体制やルールは資料として落とし込み、誰もがいつでも参照できるようにしておくことが重要です。

    ステップ③:情報共有に役立つツールを利用する

    最後は情報共有に役立つツールを利用することです。
    共有対象となる情報によって役立つツールは異なりますが、情報共有をより円滑にする各種ツールを利用すれば、情報共有はさらに促進されるでしょう。
    どのようなツールがあるかは、次の項目にて詳しく解説していきます。

    【ポイント】
    ツールの利用自体が負担になってしまっては元も子もないので、アレもコレもと導入するのではなく、情報共有に役立つ機能が複数搭載されているツールなどを選ぶと良いでしょう。


    情報共有に役立つツール

    最後に情報共有に役立つツールにはどのようなものがあるのかを見ていきましょう。

    情報共有に役立つツール①:チャットツール

    はじめにご紹介するツールはチャットツールです。
    チャットツールは、メールなどよりもスピーディに会話することができる上、より気軽に使えるという利点があります。
    メールと同様ファイルの添付なども可能で、ちょっとした確認から業務の依頼まで幅広く活用できるのでオススメです。

    情報共有に役立つツール②:オンラインストレージサービス

    またオンラインストレージサービスも情報共有に役立つと言えます。
    オンラインストレージサービスを活用すれば、気軽にファイルなどの共有ができます。
    各社員の日報や業務報告書などをオンラインストレージに格納しておけば、関係者全員が確認することができるので、情報の把握もスムーズに行うことができるでしょう。

    情報共有に役立つツール③:CRM

    顧客情報の共有をスムーズに行うためにはCRMが有用でしょう。
    CRMは顧客の氏名や所在地、連絡先といった基本情報から、購買内容や履歴といった情報まで管理できるシステムです。
    CRMを活用すれば、顧客に関する情報に誰でもアクセスすることができるため、よりスピーディに共有することが可能となります。

    情報共有に役立つツール④:SFA

    SFAも情報共有に役立つツールと言えます。
    SFAは営業支援ツールとも呼ばれ、案件情報や商談情報の管理、営業プロセスの可視化などの機能を搭載したシステムです。
    各営業担当者の活動状況などを把握するには欠かせないツールと言え、営業部門における情報共有に役立つツールと言えるでしょう。


    まとめ

    今回は情報共有のメリットや効率的に行う方法について、お話してきましたがいかがでしたか。
    当社は本文中でもご紹介したSFAやCRMの機能、また見込み客発掘や名刺管理を統合したセールスDX推進ツール「ホットプロファイル」を提供しております。
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