ナレッジマネジメントツールとは何か、ご存じでしょうか。
この記事はナレッジマネジメントの概要を押さえた上で、ナレッジマネジメントツールの機能や種類、選び方などを簡単にご紹介しています。
ナレッジマネジメントツールについて、基本的な知識を得たい方は是非一度ご確認ください。

そもそもナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントツールについてご紹介する前に、まずはナレッジマネジメントとは何かについて確認しておきましょう。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、個人個人が持っているノウハウや知識、スキルなどの知的財産を組織全体で共有し、組織全体の生産性や価値を高めていく経営管理手法のことです。
ナレッジマネジメントには暗黙知と形式知という二つの概念が存在します。

・暗黙知
暗黙知とは過去の経験や勘などに基づいた、言語化できていない主観的な知識です。
言語化できていないため、周りと共有することが難しいという特徴を持っています。

・形式知
形式知は文章や図解などによって言語化・可視化された知識です。
誰でもわかる形であるため、簡単に認識し、理解できるという特徴があります。
ナレッジマネジメントは暗黙知を形式知化することを目指した取り組みだと言えるでしょう。
ナレッジマネジメントについてより詳しく知りたいという方は、以下の記事に詳しいので是非併せてお読みください。
関連記事：ナレッジマネジメントとは？　組織力を底上げする効果的な方法

ナレッジマネジメントツールとは

ここからは本記事のテーマであるナレッジマネジメントツールについて、お話していきましょう。

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、ナレッジマネジメントの取り組みをより効果的にするために支援してくれるツールです。
一口にナレッジマネジメントツールと言っても様々な種類があり、ナレッジマネジメントを前提に作られているツールから、営業やマーケティング支援ツールをナレッジマネジメントツールとして活用するなど幅広いと言えます。

ナレッジマネジメントツールの主な機能

ナレッジマネジメントツールはその種類によっても異なりますが、以下のような機能を搭載していることが多いです。

・主な機能①：ヘルプデスク機能
社員同士で、それぞれの悩みや仕事上の課題について相談しあう機能

・主な機能②：ファイル共有機能
各種ファイルを素早く共有できる機能

・主な機能③：検索・マイニング機能
ナレッジマネジメントツール内に蓄積されている情報に素早くアクセスするための機能

・主な機能④：メッセージ・チャット機能
メールなどよりも気軽にコミュニケーションが取れる機能

ナレッジマネジメントツールのメリット

ナレッジマネジメントツールを活用することで得られるメリットは以下の通りです。

・メリット①：ナレッジへのアクセスが簡単にできる
まず挙げられるのが「ナレッジへのアクセスが簡単にできる」という点でしょう。
ナレッジマネジメントツールには先述の通り検索・マイニング機能が搭載されているため、蓄積された多くのナレッジに簡単にアクセスできるのです。

・メリット②：後から何度でも振り返ることができる
また後から何度でも振り返ることができるという点も見逃せません。
口頭などでナレッジ共有した場合は振り返ることが難しいですが、ナレッジマネジメントツールはナレッジが蓄積されていくため、過去に共有されたナレッジも参照することができます。

・メリット③：情報がデータ化されているので、分析などもしやすい
ナレッジマネジメントツールに蓄積されているナレッジはデータとして活用することができます。
個人個人の成功事例を抽出するだけでなく、成功事例の共通性を探るなどの分析もしやすいのです。

ナレッジマネジメントツールのデメリット

併せてナレッジマネジメントツールのデメリットも押さえておきましょう。

・デメリット①：導入・運用コスト
ナレッジマネジメントを導入するには、ある程度の導入・運用コストが掛かります。
導入時にまとまって掛かるものから、ランニングコストが掛かるものまで様々な費用体系があるので注意してください。

・デメリット②：活用を推進するため下準備が必要
ナレッジマネジメントツールを導入しても、活用されなければ意味がありません。
そのため事前にナレッジマネジメントの取り組みの意義や目的、有益性などをメンバーに説明するなどの下準備が必要となります。

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ナレッジマネジメントツールの種類

続いてナレッジマネジメントツールの種類について簡単にご紹介します。

種類①：ファイル共有型

一つ目は「ファイル共有型」です。
ドキュメント等の様々なファイルを共有することに重点を置き、インターネットを介してどこからでも共有・アクセスすることを実現したナレッジマネジメントツールとなります。

種類②：グループウェア型

「グループウェア型」のナレッジマネジメントツールは、メッセージ・チャット機能などによるメンバー間コミュニケーションを中心としたタイプです。
ヘルプデスク機能なども有しており、幅広い形でのナレッジ共有が可能です。

種類③：エンタープライズサーチ型

社内に存在する各種情報に素早くアクセスできる「エンタープライズサーチ型」のツールもあります。
社内向け検索エンジンとも言うことができ、必要なナレッジや情報に素早くアクセスすることができます。

種類④：その他

その他の種類としてSFAやCRMなどもナレッジマネジメントツールとして活用できます。
特に営業部門におけるナレッジ共有においては、SFAやCRMの機能を活用することで、より効果的に推進することができるでしょう。

ナレッジマネジメントツールの選び方

次にナレッジマネジメントツールの選び方について確認しておきます。

選ぶポイント①：使いやすさ

使いやすさは選ぶ際の最重要ポイントです。
使いにくければ、導入したのに結局使われずに放置されているなどの結果に繋がりかねません。
そのためメンバー全員が使いこなせるかどうかを、まずは見極めましょう。

選ぶポイント②：無料トライアルの有無

「無料トライアルの有無」も忘れてはいけません。
実際に使ってみないと、使いやすいかどうかの判断は難しいです。
そのため無料トライアルが可能なツールを選び、自社に合うかどうかを試してみるべきと言えます。

選ぶポイント③：セキュリティの強度

選ぶポイントとして「セキュリティの強度」も重要です。
ナレッジの中には企業機密などが含まれているため、情報漏えいなどのリスクを低減するためにもセキュリティ対策がしっかりしているものを選びましょう。

ナレッジマネジメントツールの運用時の注意点

最後にナレッジマネジメントツールを運用する際の注意点ついてお話していきます。

注意点①：メンバーの理解が必要

先程デメリットでも上げましたが、ナレッジマネジメントツールを活用していくには、メンバーの理解が何よりも重要です。
ナレッジマネジメントツールを積極的に活用してもらうためには、ナレッジ共有の必要性や導入することで達成したい目的、解決したい課題などを共有した上で、理解してもらう必要があります。
ここを疎かにしてしまえばコストだけが出ていく結果になりかねないので、必ず押さえておきましょう。

注意点②：運用体制の構築が必要

またナレッジマネジメントツールを適切に活用するための運用体制を構築する必要があります。
ナレッジマネジメントを推進する担当者を設けることは勿論、立場が上の人が率先垂範で活用するなどの工夫が求められるでしょう。
その他ツール自体の使用ルールも併せて策定しておくことも忘れてはいけません。

まとめ

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