あなたの会社は名刺情報を上手く活用できていますか？
「管理が属人化していて活用しきれていない」
「他のメンバーがどんな企業の名刺を持っているのか把握できていない」
など、正直上記のような状況にいる方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、名刺活用のお悩みを解決すべく、名刺を活用する方法に加えて、役立つツールや活用のポイントを分かりやすくご紹介しています。
名刺情報をより有効に活用したいという方はご一読ください。

名刺情報を活用する方法

リスクを確認していただいたところで、ここからは名刺情報を活用する方法についてお話していきましょう。

名刺情報の活用は、名刺のデータ化から

名刺情報を活用するには、名刺をデータ化する必要があります。
これまで獲得した名刺は以下のように管理されていることが大半でした。

・個人で管理している
・紙のまま名刺フォルダなどを用いて保管している

こういった管理方法では、正直名刺情報を活用することは難しいと言えます。
個人で管理していると、どうしても全ての名刺情報を把握することは難しく、機会損失している可能性は拭えません。
また紙のままで保管していると、部門全体での共有もしづらいでしょう。
その点名刺情報がデータ化されていれば、部門全体で確認することができ、アプローチできていない顧客も把握しやすくなるのです。

名刺情報をデータ化するには

名刺情報をデータ化すると一口に言っても、以下のような方法があります。

・PDF化する
・Excelに情報を入力する
・名刺管理システムを導入する

それぞれメリットやデメリットがありますが、名刺情報を効率よく管理して、活用まで繋げたいのであれば、名刺管理システムの導入をオススメします。
名刺管理システムは、名刺情報のデータ化を簡単に実現することができ、効率的な管理を支援するシステムです。
名刺情報を活用する上で必要な様々な機能が搭載されていますので、ここからは名刺管理システムにフォーカスして、お話していきたいと思います。

名刺管理システムの導入メリット

まずは名刺管理システムを導入することで得られるメリットについてご紹介します。

メリット①：簡単にデータ化・登録できる

メリットとしてまず挙げられるのが、簡単にデータ化・登録できるという点です。
名刺管理システムには多くの場合、専用のスキャナやアプリが用意されています。
それらを活用すれば簡単に名刺情報をデータ化・登録することができます。
また自動で重複を判別する機能を持っているものなどもあり、登録作業を効率化させることができます。

メリット②：どこでも参照できる

名刺管理システムはクラウドサービスであることが多いので、インターネット環境さえあれば、どこにいても参照することができるという利点があります。
スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からでもアクセスできるので、外出先や移動中でも名刺情報の確認や登録などが可能です。
また参照だけでなく、名刺情報の登録も場所を選ばず可能となっているので、名刺紛失のリスクなども防ぐことができます。

メリット③：優れた検索性

名刺管理システムは名刺の項目ごとに情報を保管することができるため、検索性に優れています。
社名や氏名で検索することは勿論、役職や部署で検索することなども可能ですので、欲しい情報に素早くアクセスすることができるのです。
また特定の業種などに絞って分類して表示するといったこともできるため、名刺情報を有効に活用する上で、大きな武器になるでしょう。

メリット④：関連情報の紐づけが可能

名刺管理システムには、名刺情報に紐づいた関連情報も管理できる機能があります。
名刺交換した際の商談内容は勿論のこと、顧客との会話内容や抱えている課題、ニーズといった情報を紐づけることができるので、より精度の高いアプローチを実現することができます。
他にも名刺の人脈情報などを一元管理できるという点も大きな利点でしょう。

メリット⑤：社内全体での共有や連携ができる

社内全体での共有や連携を可能にするという点も、大きなメリットと言えます。
誰でも全ての名刺情報にアクセスすることができるため、社内全体での共有をスムーズに行うことができ、担当者変更や引継ぎなども効率化できるでしょう。
また社内の関係者と顧客との人脈を可視化する機能を持つツールもあるので、点ではなく面で顧客にアプローチすることができるという点も見逃せません。

メリット⑥：紛失や流出を防止できる

紙のまま名刺を管理している場合、どうしても紛失してしまったり、転職の際にそのまま持って行かれてしまったり、というリスクが付きまといます。
反面名刺管理システムを導入していれば、全ての名刺をシステム内のデータベースに保管することができるため、情報の紛失リスクを抑えることができます。
また名刺管理システムに登録した名刺は、管理部門で集めるなどの対応を取れば、流出のリスクも軽減することができるでしょう。

名刺管理システムを活用する際のポイント

最後に名刺管理システムを活用する際に押さえておきたいポイントについて触れておきます。

ポイント①：名刺情報の登録を徹底する

名刺管理システムを有効に活用する上で、最も重要なポイントは名刺情報の登録を徹底することです。
当たり前の話ですが、いくら優れた機能を持っていても、そもそもの情報が登録されていなければ宝の持ち腐れ。
先に挙げたようなメリットを享受して、営業活動にフル活用するためにも、名刺情報の登録は徹底して実行しなければなりません。
名刺獲得から登録までのルールを策定し、しっかりと営業メンバーに周知を図るなど、活用のための下準備もしっかりと行いましょう。

ポイント②：情報メンテナンスを欠かさない

また名刺情報の定期的なメンテナンスも欠かせないでしょう。
企業の人事というのは頻繁に変わることも少なくありません。
一度登録した担当者でも転属や昇進といった異動をした場合、その情報に更新しなければなりません。
WEBメディアや新聞などに掲載される人事情報を配信する機能を持ったシステムもありますので、そういったツールを活用することでメンテナンスの手間を削減することもできます。
顧客も同じ名刺管理システムを使っている場合は、異動情報などが自動更新されることもありますが、基本的には自社でメンテナンスをすることになるでしょう。

ポイント③：SFAやCRMなどと連携させる

最後のポイントとしては、SFAやMAなどのツールと連携させるという点が挙げられます。
名刺管理システムはあくまで名刺管理に特化しているため、営業プロセス管理やメルマガ配信、広告キャンペーン運用機能までは対応していないことが多いです。
そのため名刺管理システムの中の名刺情報をフル活用したいのであれば、SFAやMAなどの営業支援・マーケティング支援ツールなどとの連携を検討してみてください。

まとめ