名刺管理ソフト比較。無料アプリやパッケージ、必要なものは？
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多種多様な名刺管理ソフトのタイプ
「名刺管理ソフト」と一口に言っても、無料の個人向けアプリから、パッケージで売られている個人向けのパソコン用ソフト、SFA（営業支援システム）などとも連動させる企業向けのものまで、実に多様です。価格も、規模も、目的も異なるものを、同一線上に並べて比較しても意味がありません。
まずは、どんなタイプがあるのか、それぞれ何がどう違うのか、どういうシーンで使うべきものなのか、タイプ別に分けて比較しご紹介します。
大きく分けると、まずは個人向けと企業向け
大きく分けると、個人向けと、企業向けがあります。使用目的も、機能も異なります。
個人向けは、個人が、自分が持っている名刺を管理するために利用します。パソコン用名刺管理ソフト、スマートフォン用の名刺管理アプリがあります。
法人向けは、法人が、社員が持っている名刺を一括管理して、名刺データを会社の資産として管理して、有効活用するためのシステムです。社員が利用するためのパソコン用ソフトや、出先から利用できるスマートフォン用アプリも用意されています。
名刺管理ソフトは現在はクラウド型が一般的で、パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスからデータにアクセスして利用することができます。
個人向けの名刺管理ソフト
個人向けの名刺管理ソフトは、名刺をデジタルデータ化して、アドレス帳にするソフトと考えるとわかりやすいでしょう。名刺管理ソフトとして売られているものだけでなく、年賀状ソフトで、簡易な名刺管理機能を持っているものもあります。
必要な名刺がぱっと探せるようにしたい、できれば外出先でも見られるようにしたい、年賀状の宛名書きに利用したい......などの目的に向いています。名刺データ情報を他人と共有する機能を基本的には持っていません。
このタイプの名刺管理ソフトはパッケージ、あるいはネットからダウンロードして、パソコンにインストールしますが、パッケージ版は専用スキャナーが同梱されていることが少なくありません。専用スキャナーは一般的なスキャナーやスマートフォンで撮影して入力するよりも、効率的に入力できます。入力が面倒で使わなくなるというケースが多いので、大量の名刺がある人が個人用名刺管理ソフトを使うなら、専用スキャナーのついているものがおすすめです。
企業向け名刺管理システム
企業向けの名刺管理システムは、企業全体で社員が所有する名刺をデジタルデータ化して共有、管理するだけでなく、さらに営業支援などにまで活用するためのシステムです。
名刺データを共有するので、個々の社員にとっても、同僚や上司の人脈も活用できるメリットがあります。
企業としては名刺データを会社の資産とすることができ、社員の退職や異動により、一緒に人脈も失われてしまうリスクを防げます。
多くの有料の企業向けシステムには、名刺データの入力を人力でサポートするシステムがあります。名刺のデジタルデータ化の基本は、スキャナーやカメラで取り込んだ名刺の画像内の文字を、OCRが認識してテキストデータに変える仕組みです。しかし、どうしても誤認識があり、誤字、脱字が発生します。データに誤字があると、名刺を利用するために氏名などで検索しても必要なデータが見つからないなどのトラブルが起こります。人力サポートシステムでは、人間が画像とデータを比べて、誤字や脱字を見つけて修正します。そのため、データの精度が飛躍的に上がります。
企業向けシステムには、SFAなどと連携したものもあり、名刺データを単なる電話帳ではない使い方ができます。たとえば現場の社員は営業活動報告を、出先で名刺管理アプリから、項目選択などだけでかんたんに行え、会社としてはその顧客に対する営業状況をリアルタイムで把握することができます。またメールでの営業に対する顧客の反応や、顧客のサイトへの訪問履歴などをまとめることで、ホットリードの育成と、見込み度合がわかる顧客リストを作れる機能を持つものもあります。名刺管理システムにこのような機能があることで、名刺を飛躍的に有効活用することができます。
3タイプのスマートフォン名刺管理アプリ
スマートフォンで利用する名刺管理アプリには、個人向けと企業向け、両方があります。
タイプは大きく分けると、個人向けが2タイプ、企業向けが1タイプ、合わせて3タイプ。
個人向けのアプリの1つめは、アプリだけで完結するタイプ。スマートフォンだけで名刺の入力から利用まで、すべてのことが行えます。
もうひとつは、パソコンにインストールしたソフトと連動させて使うアプリです。名刺をデジタルデータ化する際は、スキャナーなどを利用してパソコンからデータを入力して、そのデータをソフトメーカーが用意したクラウドにアップロードします。外出先などで名刺データを見たくなったときは、スマートフォンのアプリから、クラウドに接続して、名刺データを利用します。
企業向けシステムには、社員が外出先などから利用するためのアプリが用意されているものがあります。
いずれも、スマートフォンで必要な名刺を検索、閲覧するだけでなく、スマートフォンの内蔵カメラで名刺を撮影して情報を登録することもできます。ただ、名刺を正確にまっすぐ撮影しないと、文字が正しく認識されませんし、スマートフォンのカメラ撮影で行うよりも、専用スキャナーで行うほうが、圧倒的に素早くかんたんに行えます。スマートフォン用のアプリだけで名刺管理を完結するのはかなり手間がかかるので、名刺枚数が多い場合にはおすすめできません。
まとめ
名刺管理ソフトと一口に言っても、実に多様なこと、それぞれのタイプのちがいを理解いただけたでしょうか。
比較、検討する際は、まず、どのタイプのソフトが必要なのかを考え、同じタイプのものを比較検討するようにしましょう。まず、個人向けか、企業向けかが最初の分類です。
そして個人向けなら、パソコン用ソフトおよびセットのスマートフォン用アプリか、それとも単独のスマートフォン用のアプリかを分けて考えましょう。
企業向けのシステムなら、使い勝手はもちろんのこと、利用目的に応じ名刺管理だけが必要なのか、その先につながる営業支援機能も必要なのかを明確にしましょう。
また、社員が手間なく利用できる仕組みであるか、具体的にはOCRか人力でのデータ入力かを確認し、自社にとって最適なシステムの選定を行いましょう。
