名刺管理ツール導入。会社と現場それぞれの3つのメリット。
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名刺管理ツール導入の壁は社内説得
「名刺管理を個人任せにせず、そろそろ、会社として名刺管理を考えなければ...」。名刺管理ツール導入を考えたとき、まず、最初の壁として思い浮かぶのが社内の説得です。
会社に名刺管理ツール導入の必要性をどう納得してもらうか、そして現場の抵抗勢力をいかにして説き伏せるか？
上司が決済印を押してくれるためには、名刺管理ツール導入が会社にどれだけのメリットをもたらすかを、きちんと説明することが必要です。
せっかく名刺管理ツールを導入しても、現場で名刺を持つ人たちに受け入れてもらえなければ意味がありません。導入した名刺管理ツールを実際に活用して役立ててもらうには、営業の担当者などに「名刺管理ツールは仕事を増やすめんどうなツール」ではなく、「名刺管理ツールは自分の仕事を楽にして、自分の業務成績をアップしてくれるツール」だと思ってもらう必要があります。
会社にとっての、名刺管理ツール導入のメリット
1. 名刺管理ツールで、人脈を個人資産から会社の資産に
「社員が辞めたら顧客も持っていかれてしまった」。そういう話は少なくありません。
退社する社員とともに失われる人脈資産。その人脈資産にひもづいた取引金額を計算してみると、恐ろしいほど多くの資産が失われていることに気づくはずです。可視化されていない損失も少なくないでしょう。
会社の名刺と交換に受け取られた相手の名刺は、本来、会社の資産でもあるはずです。名刺を会社として共有管理することで、社員の人脈を会社の人脈資産にすることができます。
紙の名刺を保存しておくだけでは、たとえ社員が在籍したままでも、顧客に関するデータの更新や、データの補強は、それぞれの社員の頭の中にしかありません。その社員の発想、その社員の力量でしか、その顧客データが生かされません。
名刺をデジタルデータ化して名刺管理ツールに収納して、名刺管理ツール上でデータを更新したり、データを加えていったりすることで、顧客データは育ちます。大勢の社員がその顧客データを共有することで、より人脈資産を有効に活用することができます。
2. 顧客情報のデータ管理や引継ぎ業務の効率化
名刺管理ツールは、名刺に書かれた社名や肩書、人名などの顧客データを入れておくだけの道具ではありません。名刺管理ツールは顧客データを有効利用するための道具です。
「上場区分」や「業種」「肩書」といった条件で絞り込んで、合致する顧客情報だけを瞬時に取り出すことができます。
あるいは肩書のちがう複数の名刺を関連づけることで、顧客の情報を更新したり、営業のバッティングを見つけたりすることもできます。
Excelで整理しておくだけではできない、名刺データの有効活用が、名刺管理ツールなら可能です。
名刺管理ツールで名刺データを共有することにより、社員の異動や退社の際の引継ぎも効率的に行え、引継ぎ漏れも防止できます。
3. 名刺管理ツールとSFA やMAとの連携で、顧客発掘＆育成や営業効率化も
名刺管理ツール単独では、名刺のデータの活用と言っても、限度があります。
しかしSFA（Sales Force Automation＝営業支援システム）やMA（marketing automation＝マーケティングのプロセスを自動化するシステム）と連携すれば、名刺データを元に顧客を発掘や育成から営業の効率化まで行えます。
SFAでは案件管理や営業活動の管理ができるため、いつ、どのように接触して、どのような反応を得たか、顧客との間でどのような案件が進んでいるか、名刺交換から生まれた関係性が順調に深められているかどうかを把握できます。属人的になりがちな営業プロセスが、SFAを通じて可視化され、その標準化により、他の社員の営業活動を改善することも可能です。
MAではイベント等で名刺を集めた、まだ顧客未満の相手にメールを送り、相手の反応を調べていくことにより、顧客の発掘や育成が行えます。
現場の社員にとっての、名刺管理ツール導入のメリット
1. 入力も利用もかんたん。名刺管理ツールが名刺の管理を快適に。
現場の社員は名刺の管理をどうしていますか？氏名のアイウエオ順に並べて、名刺箱で管理していることが多いようです。
「この間、名刺交換したあの部長、氏名はなんだっけ？社名と肩書は覚えているのに......」。アナログの名刺管理には、さまざまな不便がつきまといます。
名刺管理ツールを利用すれば、必要な名刺データが必要なときかんたんに取り出せます。
「利用の際には便利でも、名刺のデジタル化は手間がかかって大変...」。一般に名刺管理ソフトは、スキャナーなどで名刺を読み込み、OCRソフトでテキストデータ化しますが、OCRの精度はまだ完ぺきとは言えません。しかし本格的な名刺管理ツールには人力の入力モードが用意されていて、人の目で見て確認して、間違っている文字などの修正も行ってくれます。
専用スキャナーと人力モードにより、過去の大量の名刺を精度高くデジタル化することもかんたんです。
現場の社員が受け取った名刺を、帰りにスマホで撮影して送信するだけでデジタル化が行える名刺管理ツールもあります。
2. 名刺管理ツールなら、出先でも瞬時に名刺確認
「出先で急に、関係の薄い顧客への連絡が必要になったけれど...」。まだつきあいの浅い顧客の場合、スマホに連絡先を未登録。連絡のためだけに、出先から一旦帰社して、名刺を探して、連絡を取る...、名刺を現場の個々の社員が管理している状態では、そんな面倒なことをしなければならない場合もあります。
本格的な名刺管理ツールなら、出先からでも気軽に名刺データにアクセスして、必要なデータを瞬時に調べることができます。さらにはGPSと連動して、現在地付近の名刺交換相手を、地図上にさっと表示させることができる名刺管理ツールもあります。
名刺を会社で共有することにより、自分の仕事が効率化できるとなれば、現場の社員も名刺管理ツールの導入を歓迎します。
3. 名刺管理ツールで、同僚や上司の人脈なども利用可能に
「一所懸命、接点を作ろうと苦労していたあの部長、すでに社内の人間がコネクションを持っていたのか...」。自分の人脈を他人に公開することに抵抗を持っている社員でも、逆に他人の人脈が利用できることには魅力を感じます。
自分ひとりの人脈には限りがあります。会社全体の人脈を利用できることは、個々の社員にとって、大きなメリットをもたらすのです。同僚や上司が単に名刺交換しただけでなく、すでにある程度関係性を持っている場合にはその人物を紹介してもらったり、相手の性格や好みなどを教えてもらうことで、最初から良い関係性を作っていくことが可能です。
まとめ
会社にとっては、属人的だった名刺データを共有化することにより、社員の人脈を会社の資産にできます。顧客情報を充実させて、社員の退社や異動の際の引継ぎ業務も効率化します。SFAやMAと連携すれば、さらに営業活動を効率的に、より多くの利益をもたらすものに変えます。名刺管理ツールは会社に多くのメリット、利益をもたらします。
現場の社員にとっては、名刺入力などの面倒な作業をあまりすることなく、出先での名刺確認など、名刺デジタル化による利便性を満喫することができます。上司や同僚の人脈も利用可能です。現場の社員にとっても多くのメリットが得られます。
