名刺管理の実現で、企業の営業活動の生産性を向上させるには?

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    企業の名刺管理は営業活動の重要なインフラである

    今や多くの業界で、製品やサービスの機能だけで競合他社と違いを出すことが難しくなっています。

    特にBtoBはBtoCに比べ、興味を持ってから購入までに長い時間を要します。製品やサービスによる差別化が難しい状況では、営業担当者による顧客接点が選定の重要な判断材料となりました。営業によって、顧客との関係性をいかに作っていくかは売り上げに直結する問題なのです。

    そのような中、重要な顧客情報である名刺はいまだ個人ごとの管理になっているのが現状です。名刺管理を企業が徹底して行うことで、顧客情報を他部署や企業全体で共有することができ、営業生産性を飛躍的に高めることができます。企業の名刺管理は営業活動の重要なインフラとなる時代なのです。


    企業内で見られる名刺管理の実態

    実は、名刺を営業活動に活用できていない企業には共通点があります。以下に紹介するケースに当てはまるものがある場合、名刺管理をすることで、営業活動が飛躍的に改善される可能性があります。

    営業担当者が名刺を個人で管理している

    ・机の中からゴムで束ねられた名刺が見つかる

    もっともよく見られるケースです。入手した名刺の管理が個人にゆだねられていることで、手っ取り早い「机で保管」が積み重なっていきます。管理の必要性は感じながらも日々の業務に追われ、ついつい後回しにしているうちに机の奥底に追いやられ、忘れられています。

    ・営業が得意顧客の名刺を持ち歩いている

    営業が頻繁に連絡する先(得意顧客)の情報を持ち歩くケースです。紛失の懸念や企業単位での名刺管理を難しくしているだけでなく、大切な顧客の情報ほど企業内で散在し、メルマガの配信リストからも漏れてしまうといったデメリットもあります。

    顧客情報が企業内でバラバラに保存されている

    ・セミナーで取得した参加者のリストがExcelでPC内に埋もれている

    展示会や自社で開催したセミナーなどで取得した名刺を、Excelにまとめるまではしたものの、その後はPCの中で眠ったままということはありませんか? 

    また、いざ電子化して名刺管理しようとしても、人によってまとめ方のフォーマットがバラバラで、データの統合に時間と手間がかかることから後回しになることもあります。

    ・営業が出先から連絡先を問い合わせる

    営業が、急きょ連絡したい顧客の電話番号(や部署、役職)を社内の営業事務へ出先から問い合わせることが増えると、問い合わせを受けたほうの雑務も増えてしまいます。いつでもどこでも参照できる名刺管理の仕組みが必要です。

    ・連絡先を過去メールから探す

    連絡先を自分のPCの受信トレイから探すような光景も見られます。毎回PCを立ち上げて検索していては効率が悪く、生産性に支障をきたします。

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    名刺管理で実現する3つのこと

    企業による名刺管理の目的は、営業生産性の向上です。営業生産性向上のために、企業が名刺管理によって実現することを3つの観点から見ていきます。

    企業内の人脈を活用して確実な営業活動をする

    ・顧客組織を可視化、戦略的にカバーし、重複連絡や抜けもれを防ぐ

    企業が名刺管理をする大きなメリットは、営業戦略によってさまざまな切り口でターゲットリストを作成できることにあります。名刺管理ができていないと、営業担当者は個人の人脈を頼らざるを得ず、戦略的に動くことが難しくなります。

    しかし、名刺管理によって、顧客組織を可視化することで、接触先やその順序を整理することができ、企業全体としてより戦略的に動けるようになります。電子化された名刺データを皮切りに、ターゲット抽出、顧客訪問、商談管理に至るまで、営業活動に関する業務の一連の流れをスムーズに遂行することができるのです。

    ・顧客の社内人脈を知り、活用することで、顧客に動いてもらいやすくする

    商談がなかなか先へ進まない場合、顧客企業の社内人脈を使って、別の角度からアプローチすることもあります。名刺管理によって組織ツリーを把握し、顧客の社内人脈を知ることで、新たな解決策を得ることができます。

    かんたんに名刺をデータ化

    名刺管理で新たな営業機会を創出する

    ・クロスセルの機会を逃がさない

    商材ごとに自社の営業部が分かれている場合は、顧客企業内のターゲットリストを共有していることが、新たな営業機会の創出につながります。例えば、A事業部の顧客へB事業の商品が売れる可能性があった場合、従来であればそのニーズを把握できなかったかもしれません。名刺管理を起点として顧客データがまとまっていれば、そのようなクロスセルの機会をしっかりと把握することができます。

    ・外出先で、近くの重要顧客を発見する

    近隣の重要顧客や現在の取引状況などをスマートフォンで瞬時に確認し、適切な対応をすることで業務効率が格段にアップします。

    また急な予定の変更があった場合は、新たな訪問先を効率的に見つけ出し、時間のロスを防ぐことも重要です。従来は非活動時間であった電車での移動中に、顧客情報の閲覧や訪問計画、訪問結果の報告に有効活用するような仕組みが必要です。

    常に近くに存在する重要な顧客を発見

    ・営業担当者以外が所有する名刺も活用する

    企業で名刺管理をするということは、営業だけではなく、それ以外の部署が取得した名刺も重要な資産となります。

    顧客と直接やり取りすることが少ない営業部以外の名刺は、戦略的にマーケティングに活かされていたでしょうか? 企業全体として見込み顧客との接触を管理することで、その数は激増し、新たな営業機会への布石となります。

    アプローチしたい顧客と、自社の別部署の社員が名刺交換をしていたことが分かれば、話も通りやすくなるでしょう。

    ・名刺の掘り起こしで販売パートナーを探す

    Web媒体やメール配信などを利用して販売パートナー企業を探すよりも、過去に接触してきた人、つまり既に管理されている名刺からの掘り起こしをおこないます。

    面識のない人よりも、一度でも接触があった人のほうがアプローチもしやすく、自社の業務内容や営業担当者の紹介、説明といった最初のプロセスを省けるのも利点となります。

    名刺管理で時間損失を防ぐ

    ・外出先からいつでも情報を参照できるようにする

    いざというときに名刺情報を参照できない状態は、一刻を争う営業担当者にとって致命的なロスになるリスクをはらんでいます。名刺管理によって適切なタイミングで連絡できる体制を整えることで、営業担当者が顧客からの信頼を得やすくなります。

    顧客情報をいつでも参照可能

    ・名刺のデータ化、登録作業にかかる時間を短縮する

    名刺をスキャナーで登録し、入力作業をアウトソースすることで、登録作業にかかる時間を大幅に削減します。入手した名刺をすぐにスキャンするルール作りと、登録までの仕組みを構築することで、名刺登録にかかっていた工数を営業活動に回すことができます。

    スキャンまたは撮影して送るだけ

    ・営業の行動計画を効率的に立てる

    企業が管理すべき名刺情報には、連絡先、役職、過去のやり取りの他に、企業の位置情報もあります。名刺管理による顧客の位置情報の把握によって、常に効率的な行動計画が可能になります。

    例えば営業の現在地と名刺情報とを連携することで、導入製品ごとの顧客分布を把握し、導入が少ないエリアに集中アプローチを展開することが可能です。また、契約更新の近づいた顧客から優先的に訪問するなど、営業の行動計画を、これまでになかった切り口で、効率的に立てられるようになるのです。

    ・やみくもな架電をやめ、確率の高い見込み顧客にアプローチする

    企業内のすべての名刺が一元管理されていると、現在の取引状況が瞬時に把握できます。これによってやみくもな電話での営業が必要なくなります。確率の高い見込み顧客を抽出、アプローチ、成果報告といったPDCAを常に最速のスピードで回すことで、営業効率と顧客満足の両立を達成します。

    > 名刺情報を活用し、売上向上を実現!『ホットプロファイル』の名刺管理

    売上を作る改善策の第一歩は、企業による名刺管理から

    以上のように本来、企業にとって営業活動をしていく上で重要な資産である名刺が、多くの理由によって個人に管理を任せてしまっていることによる損失は日に日に増すばかりです。

    個人の机や鞄の中、ばらばらなフォーマットでまとめられた顧客データなど、散在した名刺情報を一元管理し、企業として有効活用することは単に個人の負担を軽減するだけではなく、すべての営業担当者がシームレスに顧客との関係性を構築していくことにもつながるのです。

    企業の名刺管理を大きく変える

    企業の戦略的な営業活動には、正しくターゲットを把握し、すべての営業担当者がその情報を共有し、いつでもどこでもすぐに確認できるようにすることが重要です。個人ではなく、企業として名刺を管理することで、今回ご紹介した多くのことがかんたんに実現するのです。

    もちろん、ただ単純に個人が集めた名刺を管理し、閲覧できるようにするだけでは名刺の持つポテンシャルを活かすことはできません。

    名刺管理は、人脈の整理、位置情報の把握、現在の取引状況の確認、他社員のアプローチ情報などSFAとしての機能を併せ持つことによって、効率的な営業戦略が可能になります。

    『ホットプロファイル』の導入によって、スキャンした名刺データはハンモック名刺センターへ自動転送され、手間をかけることなくPCやスマートフォンで名刺管理ができます。組織図をツリーで表示することもでき、視覚的に顧客の組織を把握することで、人脈を活かした営業活動が可能に。さらに、データクレンジング(正規化)、企業属性の付与や部署・役職のカテゴライズの処理を実行しているため、顧客データの価値を大きく高めています。

    このように名刺がデータ化され、すぐに営業が使える情報になると、営業活動のスピードは格段に早くなります。

    また、『ホットプロファイル』による名刺管理は、戦略的な営業による生産性のアップだけでなく、同時にコスト削減にも貢献します。残業時間や架電時間の削減、社内雑務にかかる時間や報告書作成にかかる時間を短縮することによってコストカットにつながるのです。

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