名刺管理システムを効果的に導入・リプレイスするためのポイント
- INDEX
-
名刺管理システムで得られる効果とは？
システム導入による会社全体での名刺管理は、多くの効果をもたらします。システムによる名刺管理は、名刺データを探す時間を飛躍的に短縮する効果があります。
名刺を個人管理から会社管理に変えることは、社員の人脈を会社の人脈財産にする効果があります。
アナログな名刺管理からデジタルな名刺管理に変えることは、名刺データの活用方法を飛躍的に増やす効果があります。
名刺管理システムの導入や、適切なシステムへのリプレイスで、具体的にどんな効果が得られるのかを知るとともに、最適な価格を知って、名刺管理システムを効果的に導入やリプレイスしましょう。
効果的な導入・リプレイスのポイント1
初期費用だけでなく、将来のランニングコストも見据えて価格体系をチェック
中堅・中小企業が名刺管理システムを効果的に導入・リプレイスするために、まずは価格体系をきちんと理解して、費用対効果が適切になるよう考える必要があります。
名刺管理システムの価格体系は、提供する会社によってかなり異なり、多くの場合、見積もりをとってみないと、実際の金額が不明です。価格体系によっては、会社規模の拡大や、名刺管理の利用の増大などにより、コストがどんどん膨らむことがあります。最初の見積もりの金額なら、費用対効果が見合うと考えたのに、どんどんランニングコストが上がって、効果に見合わなくなることもしばしばです。たとえば取り扱い名刺枚数で価格が決まる場合、営業拡大とともに、費用が膨らみがちです。登録する名刺をしっかりと選別すれば費用を抑えられますが、選別に時間を奪われるのでは、目に見えるコストは減っても、社員の時間を奪うことになり、費用対効果が下がってしまいます。
特に初めての導入の場合、費用のかかりかたがいまひとつイメージできず、初期費用の安さに目をとらえられがちです。予算が潤沢とはいえない中小企業において、ランニングコストを見誤ることは致命的で、結局、費用対効果が見合わずに名刺管理システムの利用をやめることになりかねません。
リプレイスの場合、現在の問題点、あるいは現在費用がふくらんでいる部分だけを見て、次のシステムを探しがちです。しかし、現在の問題は解決したのに、これまで便利にしていた、あたりまえだと思っていた機能がなくて不便する場合もあります。細かなところまでそれぞれの名刺管理システムの機能やそこから生まれる効果を見比べたうえで、価格を見ましょう。
将来の会社の発展を考えた場合には、費用の増え方の見当をつけやすいユーザー数単位の価格体系がおすすめです。
効果的な導入・リプレイスのポイント2
人手の少ない中小企業では、人力による名刺入力のシステムを選択
まず名刺をデジタルデータに変えなければなりません。
無料ソフトなどに多いOCRのみでの名刺データのデジタルデータ化は、まだデータの誤認識による誤字、脱字が多く、人の目で見てまちがいがないかチェックする必要があります。しかし、人手が少ない中小企業では、デジタルデータ化のために、専用に人を割くのはもちろん、営業社員ひとりひとりにそれをやらせたら、名刺管理のために大幅に時間を奪われることになり、費用対効果が見合わないものになってしまいます。
人手が少ない中堅・中小企業の名刺データのデジタル化においては、多少の費用がかかっても、人力でデータ化してくれる名刺管理システムを利用した方が効果的です。
効果的な導入・リプレイスのポイント3
中小企業には営業支援システム＝SFAもセットの名刺管理システムが最適
名刺のデータで大きな営業効果をもたらすには、単に名刺を管理するだけでは足りません。名刺のデータを営業活動と連携させて、名刺データによって営業活動を効率化したり、営業担当者が、本来の利益を生む活動に専念できる体制を作ったりすることが大切です。そのために営業活動をサポートしてくれる営業支援システム＝SFAと名刺管理システムと連携する必要があります。
中小企業では、別途、SFAシステムを導入する予算を取るのはなかなか難しいでしょう。さらに名刺管理システムと連携させるための手間や費用もかかります。したがって、SFAもセットになった名刺管理システムが、使い勝手もよく、おすすめです。
すでにシステムを導入しているものの費用対効果が見合わず、リプレイスを考えている中小企業も、リプレイスにあたっては、名刺データの利用をより効果が高いものにするために、ぜひ、SFA連携を考えてください。
効果的な導入・リプレイスのポイント4
中小企業が選ぶなら、IT専門家不要の名刺管理システム
ITシステムは、導入時はもちろん、運用においても、IT専門家が必要です。自社のサーバーに導入する場合には社内にIT専門家を置くことになり、ITの専門部署や専門の人員がいなかったり、数少なかったりする中小企業には大きな負担がかかります。システムを導入する効果と、導入や運用にかかる人員の人件費を比べると、費用対効果が悪くなりがちです。最近のシステムは、データやシステムをネット上のスペースに保存するクラウド型が増え、システムの運用を外部に任せることができるようになりました。
名刺管理システムはクラウド型が一般的で、導入時やバージョンアップ時などに、社内SEなどIT専門家の力を要しません。さらにネット上にデータがあるために、出先からスマホなどでの利用も容易です。
しかしクラウド型ならすべてかんたん、効果的に使えるというわけではありません。やはり、導入時の設定が必要ですし、運用にあたっての疑問や問題が出てきた際など、必要なときにきちんとサポートしてもらえるサポート体制が求められます。ここが、中小企業が名刺管理システムを選ぶ際の重要ポイントです。
導入検討時は、価格だけを見るのではなく、サポート体制の確認を忘れないようにしましょう。
効果的な導入・リプレイスのポイント5
直観的に使えるシステムが、実際に役立つツール
システムを効果的に使うために、操作方法や活用方法を覚える研修を開催して、社員たちの時間を割くという余裕は、ほとんどの中小企業にはないでしょう。効果的にシステムを活用するには、誰でもがすぐ直観的に使えるシステムであることが大事です。
特に名刺管理システムは、多忙で、在社時間も少ない営業担当者が最もよく使うシステムですから、操作などをわざわざ覚える時間を割かなくても使えるものでなければなりません。直観的にすぐに使えて、効果をすぐに感じられなければ、使われないシステムになってしまいます。
現場の営業担当者たちの感覚に沿った機能や項目があれば、利用がすすみます。たとえば出先でひとつ用件が終わったときに、 「この近くに、他に訪ねるべき相手はいないかな」 と考えて、システムにアクセスすると、「近くの名刺」がぱっと表示できるなど、現実の営業担当者の動きに沿った機能があれば、会社が利用をプッシュしなくても、営業担当者たちが自主的に積極的に利用してくれます。
まとめ
人材も予算もあまり余裕が多くはない中小企業が、名刺管理システムを導入したり、リプレイスしたりする際には、ほどほどの予算で、人的な資源を節約できるシステムを選ぶことが大切です。予算を削りすぎて、効果的に使えないシステムでは意味がありません。一方で、会社の成長とともに費用が膨らんで、費用対効果が割に合わなくなっても困ります。費用と効果のバランスをしっかりと見ましょう。
