Zoom商談が上手くいく『5つ』のコミュニケーション

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    Zoom商談が上手くいく『5つ』のコミュニケーション

    Zoomを使った商談は週に何回実施されていますか?

    いままで訪問営業が中心で活動されてきた営業パーソンの方々の多くが緊急事態宣言、新型コロナウイルス対策をきっかけにZoomを使った商談を開始しています。

    わずか数か月でいままで使ったことのなかったZoomを共通言語とした営業活動、テレワーク、新しい生活様式でのビジネスが進んでいます。

    まだ始まったばかりの「Zoom商談」では今まで意識していなかったいくつかのコミュニケーションテクニックが重要なこともわかってきました。今回は、そんな課題を解消するための『Zoom商談が上手くいくためのコミュニケーション』をご紹介します。

    Zoom商談とは?

    オンラインで会議を行うツールは、数多くの製品があります。その中で代表的なものというと「Zoom」があげられます。ほかにも、「Skype(スカイプ)」「Microsoft Teams(マイクロソフトチームス)」「Google Meet(グーグルミート)」などがあげられます。利用しているツールの調査結果をさまざまな団体が発表していますが、どの調査結果においても「Zoom」のシェアが非常に高く実際の商談でも「Zoom」を使った商談で提案をするケースが目立ちます。利用者が多いことから、Zoomを使って商談をすることを「Zoom商談」と短縮して会話の中、SNS等で使われることも増えてきました。

    Zoom商談には主に次のメリットがあります。

    Zoom商談の主なメリット

    1. 営業効率のアップ
      • 移動がいらなくなったことで時間の調整がしやすくなった。
      • 移動がいらなくなったことで1日あたりの商談件数を増やせるようになった。
    2. 今までリーチできなかった、しずらかった顧客へのリーチ
      • 移動がいらなくなったことで遠隔地の顧客であっても商談ができるようになった。
      • 短時間で時間調整ができるようになり決裁者と商談がしやすくなった。
    3. 営業組織の強化
      • Zoom商談に上司や先輩が同席し、商談後に指導をしやすくなった。
      • オンラインでのやりとりで資料化が進みノウハウを共有した営業がしやすくなった。

    Zoom商談で必要な準備

    Zoom商談をするための環境

    Zoomが快適に動作するPC環境、安定したインターネット環境が必要です。自宅やオフィスでは会話がしやすい比較的静かな環境が必要です。事前に同僚と接続して、音声やマイクが正常に動作するかのテストをしておきましょう。ポケットWi-Fiなどで接続をする際は、安定してインターネット接続が可能かも確認しましょう。

    商談のリハーサル

    Zoomを使った商談では、相手の時間がきっちりおさえられているケースが多く「あと少しだけ延長する。」というのは非常に難しくなりました。そのため、30分の約束であれば30分いないにきっちりと終わらせる。ということが重要です。時間にあわせた商談のリハーサルをしましょう。

    セキュリティの確保

    総務省が、2020年9月11日にテレワーク利用時のセキュリティに関する手引き(チェックリスト)を公開しました。Zoomを利用する上で管理者と利用者向けに推奨するガイドがあります。

    チェックリスト項目と管理者向け設定作業の紐づけ

    No チェックリスト Zoomでの設定や作業
    1 オンライン会議の主催者はミーティングの開始時および途中参加者が出た際に、参加者の本人確認を実施している。 3-1-1
    ミーティングの入退室設定
    2 オンライン会議にアクセスするための URL や会議参加のパスワードを不要なメンバーには伝えないようにしている。また、会議参加のパスワード設定を強制させることが可能な場合は、パスワード設定を強制している。 3-2-1
    ミーティングのパスワードの設定と強度の強制
    3 オンライン会議の主催者は必要に応じて不適切な参加者を退出させるなどし、会議を適切に進行している。 3-3-1
    待機室の有効化
    4 オンライン会議を実施する際に、会議のタイトルや議題に重要情報を記載しないことや、会議の録画ファイルに対してパスワードの設定や期間指定の自動削除、等を実施している。上記のルールを強制することが可能な場合は、強制するように設定する。 3-4-1
    ミーティングの録画設定

    チェックリスト項目と利用者向け設定作業の紐づけ

    No チェックリスト Zoomでの設定や作業
    1 オンライン会議の主催者はミーティングの開始時および途中参加者が出た際に、参加者の本人確認を実施している。 4-1-1
    ミーティング時の本人確認
    2 オンライン会議の主催者は必要に応じて不適切な参加者を退出させるなどし、会議を適切に進行している。 4-2-1
    不適切な参加者の強制退室
    3 テレワーク端末に対して覗き見防止フィルタを貼付し、離席時にはスクリーンロックをかけるようルール化している。 4-3-1
    第三者からの盗聴・覗き見の対策
    4 テレワーク端末の OS やアプリケーションソフトウェアに対して最新のセキュリティアップデートを適用している。 4-4-1
    アプリケーションの最新化
    5 オンライン会議を実施する際に、会議のタイトルや議題に重要情報を記載しないことや、会議の録画ファイルに対してパスワードの設定や期間指定の自動削除、等を実施している。上記のルールを強制することが可能な場合は、強制するように設定する。 4-5-1
    ミーティング情報の件名に機密情報の記載禁止
    6 4-5-2
    ミーティング録画ファイルの削除

    Zoom商談が上手くいく5つのコミュニケーション

    1、Zoom商談に向いているものと不向きなものを見極めてコミュニケーションをとる

    Zoom商談は便利な反面、向いているものと不向きなものあがあります。初めにこれからやろうとしている商談が向いているものであるかを確認しておきましょう。

    向いているもの

    自社の製品やサービスに興味を持っている、情報が欲しい、詳しく聞きたい。というホットなお客様との商談に向いています。

    例えばこのようなシーンです。

    • Webサイトから問い合わせがあったホットなお客様
    • Webサイトで価格や事例を詳しく閲覧されているホットなお客様
    • すでに商品を購入済みの既存のお客様フォロー
    • 何度かコミュニケーションをとっているお客様に対してのヒアリング、課題深堀り
    • 商談のクロージング

    向いていない、難易度が高いもの

    • 新規のお客様に対するファーストアプローチ
      *テレアポからコミュニケーションを開始する必要があるため最初からのZoom商談は不向き

    2、Zoom商談では、開始直後に丁寧にコミュニケーションをとる

    オンラインでもオフラインの実施でも変わらないのは「ご挨拶」です。お決まりのご挨拶のために、自己紹介用のスライドを一枚用意しておくと提案先企業からはどのような方なのかがわかり安心して提案を受けることが出来ます。対面よりもお互い得られる情報量が少ないため丁寧にご挨拶をしましょう。

    3、Zoom商談では「バーチャル背景」でもコミュニケーションをとる

    背景画像を変更できるバーチャル背景を使ったコミュニケーションが効果的です。
    次のようなコミュニケーションパターンが考えられます。

    No バーチャル背景で利用する画像 コミュニケーション手法
    1 自身の紹介 『オンライン名刺交換』のQRコードを背景にして、名刺交換を使ったアイスブレイクにつなげます。
    2 ・自社の会社ロゴ
    ・自社のHPキャプチャ画像
    お客様にとって自社が馴染みが浅いときに有効です。
    3 ・お客様の会社ロゴ
    ・お客様のHPキャプチャ画像
    一歩お客様に踏み込み、お客様の会社ロゴやHPのキャプチャ画像を背景にします。友好な関係が構築できているときにとくに有効です。

    4、Zoom商談では双方向で対話するコミュニケーションをとる

    Zoom商談では画面共有で資料を映して説明をしているときは、どうしても一方的に話してしまいがちです。お客様の興味や関心、ご質問が無いかなどを確認しながらすすめていくことが大切です。「このような課題はございませんか?」「御社ではどのようにされていますか?」など相手との距離がある分、声がけを意識して対話していきましょう。

    5、Zoom商談で使うプレゼン資料は「見やすく」「わかりやすい」を使い簡潔なコミュニケーションをとる

    Zoom商談では、紙の資料やプロジェクターに投影してのプレゼンができません。相手のディスプレイ上で表示されるためスライド内の文字のサイズ、図形やグラフが明瞭に表現されていないと「わかりづらさ」につながります。

    PowerPointを使ってZoom商談でプレゼンする際のポイント

    • スライドのサイズはワイド(16:9)
    • 読ませるフォントサイズは最小18ポイント
    • 1スライド1メッセージ
    • 図やグラフは目的をもってシンプル

    Zoom商談で案件化した商談を管理していくには?

    Zoomを使った商談は対面型の商談よりも実施できる頻度が増えるため、商談数を増やせます。
    商談は受注に向けて商談ステージを管理していく必要がありますが、そのような管理をしていくには営業支援ツール(SFA)が必要です。案件クロージングまで進捗を管理できる体制、仕組みを整えていきましょう。

    まとめ:Zoom商談をするなら「オンライン名刺交換」付きのシステムの利用をしてみましょう。

    今回はZoom商談が上手くいく『5つ』のコミュニケーションをご説明しました。

    Zoom商談は今後も増加していきます。競合他社もお客様への提案をZoomを使って実施していく頻度が増えていくでしょう。自社の競争優位性を保つためにも他社と同じツールを使っていては抜きんでた成果をだすことは難しくなってきています。
    もし、「Zoom商談と「オンライン名刺交換」が連動したシステムを利用したい」とお考えであれば、当社が提供する「ホットプロファイル リーチ」のご利用をおすすめします。Zoomにオンライン名刺交換ができる機能が搭載されており、さらに同じプラットフォーム上で「商談管理」の機能追加も可能です。営業情報を一元管理し、ホットな見込み客も発掘ができるテレワーク時代に必須の営業支援ツールです。
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