【ハウスリストとは】作り方やポイント、役立つツールを解説
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マーケティングや営業に携わっている方の中には、ハウスリストという言葉を聞いたことがあるものの、具体的にどんなリストなのか知らないという方もいらっしゃるでしょう。
そこでこの記事ではハウスリストの概要やメリットなどを分かりやすくご紹介していきます。
ハウスリストの作り方やポイント、作成に役立つツールも併せてお話していきますので、是非最後までご確認ください。
ハウスリストとは
まずはハウスリストの概要やメリットなどの基本的な知識を押さえていきましょう。ハウスリストとは
ハウスリストとは、マーケティングや営業によるアプローチを通じて収集した見込み顧客の基本情報や連絡先などが記載されたリストのことです。企業によっては営業リストやターゲットリストなどと呼んでいるケースもあります。
自社の活動を通じて得た情報を盛り込んでいるため、リスト業者から購入したリストと比べ、より詳しい情報などが記載されている点が特徴的でしょう。
具体的には以下のような情報が盛り込まれています。
【ハウスリストに含まれる情報】
・企業名
・業種
・窓口担当者の氏名
・窓口担当者の所属部署や役職
・窓口担当者のメールアドレス
・窓口担当者の電話番号
・決裁者の情報
・アプローチ履歴
ハウスリストとコールドリストの違い
ハウスリストと関連のある概念として、コールドリストと呼ばれるものがあります。両者の違いを理解するために、コールドリストとは何かについてご紹介します。
コールドリストとは、自社が一度もコンタクトしたことがない企業の情報をリスト化したものです。
先に挙げたリスト業者から購入したリストもいわばコールドリストと言えるでしょう。
一度もコンタクトしたことがないため、企業名や事業内容、代表電話の番号といった最低限の情報しか記載されていません。
リストに載っている顧客の見込みの具合などはわからない上、決裁者なども不明であるため、コールドリストを用いたアプローチは効率が悪いと言えるのです。
ハウスリストを作るメリット
ハウスリストを作るメリットについても、併せて確認しておきましょう。・メリット①：確度の高いアプローチが実現可能
一つ目のメリットは「確度の高いアプローチができる」という点です。
ハウスリストには、これまでのマーケティング活動や営業アプローチを通じて、担当者だけでなく決裁者が誰であるかといった、アプローチする上で重要な情報が含まれています。
そのため時間をかけて外堀を徐々に埋めていかずとも、決裁者に対して直接的もしくは間接的に確度の高いアプローチが可能なのです。
・メリット②：顧客ごとに最適なアプローチができる
また顧客ごとに最適なアプローチができるという点も見逃せません。
ハウスリストには、顧客情報に紐づけて過去にどのようなアプローチを行っていたのかといった情報も記載されています。
そのためこれまでの流れを損ねることなく、顧客ごとに最適化されたアプローチを図ることができると言えるでしょう。
ハウスリストのデメリット
ハウスリストのデメリットとしては、作成の工数がかかる点が挙げられます。これまで実施してきたマーケティングや営業活動の内容を、一つ一つExcelなどに入力していく手間はどうしてもかかってくるでしょう。
とはいえハウスリストのメリットには目を見張るものがあるため、ある程度の工数をかけてでも作成することをオススメします。
ハウスリストの作り方
ここからはハウスリストの作り方について、基本的な流れを確認していきます。ステップ①：リスト項目の設定
まずはハウスリストにおける情報項目を設定していきます。冒頭でハウスリストには
・企業名
・業種
・窓口担当者の氏名
・窓口担当者の所属部署や役職
・窓口担当者のメールアドレス
・窓口担当者の電話番号
・決裁者の情報
・アプローチ履歴
といった情報が含まれているとお話しましたが、これはあくまで一例にすぎません。
企業によって必要とする情報の仔細は異なるはずなので、作成する際は上記を参考にしつつ、オリジナルの項目を設定するとよいでしょう。
ステップ②：手持ちの情報を整理
リストの項目が定まれば、次に手持ちの情報を整理しましょう。これまでのマーケティング活動や営業活動を通じて獲得してきた顧客に関する情報を、項目別に分けて整理しておくことで、入力する際に手帳や日報などの様々な記録媒体から都度引っ張り出してくる手間を省けます。
リスト項目ができた時点で入力を始めても問題はありませんが、入力する情報を事前に整理するひと手間をかけた方が、後々掛かる工数を削減できるので、可能であればこの段階で整理しておくことがオススメです。
ステップ③：リストに入力していく
最後に整理した情報を実際のリストに入力していきます。この際基本的に手入力になるわけですが、できる限り入力ミスを削減するためにも、入力係とは別に、入力ミスなどがないかをチェックする係も手配しておきましょう。
ハウスリストに記載されている情報は、顧客へのアプローチの際にも活用することになるため、間違いなどがあっては大変です。
入力する人も細心の注意を払いながら、ダブルチェック体制で間違いを潰していくということを押さえておきましょう。
ハウスリストを作る上でのポイント
続いてハウスリストを作る上で押さえておきたいポイントをご紹介します。ポイント①：項目を増やし過ぎない
一つ目のポイントは項目を増やし過ぎないという点です。ハウスリストを作成する際、よくあるのがアレもコレもと項目を増やし過ぎて、結局何も入力されていないというケースです。
自社にとって本当に必要な情報、つまりその項目を設定した意図が明確である場合においては、項目が多少多くても構いません。
しかしなんとなく項目を増やすのは、後々の管理工数を踏まえると避けるべきでしょう。
やたらと項目が多くなれば、コアな情報がどれかの判断もしづらくなるので、できる限りシンプルな構成で作ることをオススメします。
ポイント②：情報の更新は欠かさず行う
またハウスリストを作成した後、定期的な情報の更新は欠かさず行うようにしましょう。ハウスリストには重要な情報が多く含まれていますが、これらの情報は時が経てば変化します。
例えば担当者や決裁者が別の人に変わったり、連絡先が変わったりといったことは、よくあることでしょう。
これらをキャッチアップせずに放置してしまえば、ハウスリストとして機能しなくなってしまいます。
こうした事態を防ぐために、四半期ごとや半期ごとなどあらかじめ定めたタイミングで、ブラッシュアップしていくとよいでしょう。
ただしアプローチ履歴などの項目については、その都度更新していく必要がある点は覚えておいてください。
ハウスリスト作成に役立つツール
最後にハウスリスト作成に役立つツールを2つご紹介したいと思います。ツール①：名刺管理システム
一つ目にご紹介するのは名刺管理システムです。名刺管理システムは専用のスキャナーやスマホ連動アプリなどによって、名刺情報を読み取ることで、データベースとして取り込むことが可能となっています。
また取り込んだ名刺情報をリスト形式で抽出することも可能であるため、手作業で入力していく手間を大幅に削減することができるでしょう。
ツール②：SFA
もう一つのツールがSFAです。SFAとはSales Force Automationの略称で、営業支援ツールとも呼ばれています。
SFAはアプローチ中の顧客に関する情報は勿論、これまでのアプローチ履歴などを管理する機能が備わっています。
またこれらの情報を基にターゲットリストを作成することも可能となっているため、ハウスリストにおける代表的な項目を押さえたリストを、ほぼ自動で作成することができると言えるでしょう。
まとめ
今回はハウスリストについてお話してきましたが、いかがでしたか。当社はハウスリスト作成に役立つとご紹介した、名刺管理システムやSFAの機能を標準搭載しているセールスDX推進ソフト「ホットプロファイル」を提供しております。
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