大量の名刺を蓄積し、管理するならデジタル化は必須条件です。そのためにも、営業支援ツール（SFA）を活用し、部下が顧客からもらった名刺をすぐにスキャンしてデータ化し、クラウドで利用できるように環境を整備しておくことが必要です。営業支援ツール（SFA）は外出先でも場所を問わず、その場でクラウドから名刺データを取り込むことができます。だからこそ管理の負担が減るのです。

顧客情報は、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンといったモバイル端末のWebブラウザーから「いつでも」「どこでも」「かんたんに」データ化しクラウドで利用できることが肝要です。

また、これらモバイル端末にクラウドを連携し、データ化した名刺情報を会社のデータベースで瞬時に共有することも忘れてはなりません。個々人が紙ベースで管理している属人的な名刺を、会社として組織的に管理する情報資産へと変えることができるためです。

さらに、営業支援ツール（SFA）を使い、クラウド上に顧客情報が管理されていることで、外出先からモバイル端末で社内の顧客情報を確認することが可能になります。営業支援ツール（SFA）を活用すれば、時間と場所に縛られずに、必要な時、必要なタイミングでクラウド上にある顧客情報にアクセスできるようになり、その分、顧客への対応や提案の質を高め、営業活動の向上に注力することができるようになるのです。

営業支援ツール（SFA）の役割とはどのようなものでしょうか？

例えば営業報告書は、商談を効果的に管理し、営業社員を適切にマネジメントするための貴重な情報源です。現在どの営業社員がどの顧客とどのような商談状況にあるのか、これを可能な限りリアルタイムで把握することが、適切なアドバイスを最適なタイミングで行うことに繋がります。営業支援ツール（SFA）を活用し、クラウド上で共有することで、日々刻々と変化する顧客の状況に応じた営業戦略の実行を実現することができます。

営業支援ツール（SFA）を活用しておらず、営業社員が帰社してから一日分の営業日報を作成しなければならない環境では、内容を忘れたときに情報の漏れが生じます。また、直帰してしまったときなどは大きなタイムラグが生じてしまいます。このような問題は多忙な営業社員ほど発生しやすくなります。

その結果、マネージャーは部下の状況を正確に把握することが難しくなり、的確な指導を行う機会を失ってしまいます。迅速に状況に応じた戦略を立てることができず、商機を逃してしまうことにつながってしまうのです。

このような貴重な機会を逃さないためにも、優れた名刺管理システム、営業支援ツール（SFA）を活用することが肝要です。顧客と商談した直後にスマートフォンで名刺を撮影して情報をデータ化しクラウド上で共有できると同時に、リアルタイムで営業報告を完了することができ、営業マネージャーはクラウド上から迅速に顧客情報や商談状況を把握することが可能になるためです。

営業支援ツール（SFA）によっては、営業報告の形式がテンプレート化されているものがあり、テンプレートを選び、顧客の予算や次のアクションなどの項目を選択するだけで、手間なく漏れなく営業報告が完了できるものもあります。そのため、外出時のわずかな隙間時間を有効活用することができます。また、営業支援ツール（SFA）によっては自社で編集、作成したテンプレートをひな形として登録することのできるカスタムレポート機能を備えています。これを活用することで自社の管理方法に応じたレポートを即座に出力することが可能になります。

結果として、営業マネージャーは的確な指導を行うことができ、チームとしても迅速な戦略を実行でき、営業精度の向上とスピード化の実現を期待することができるのです。

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名刺情報や顧客情報を、個々の営業担当者がデータ化しているだけでは、データが散在したまま蓄積されることになります。これでは、組織として情報を管理し、戦略的に活用することができません。

また、これらのデータを社内のサーバーに保管しているだけで一元的に管理されていなければ、顧客情報へのアクセスに手間がかかり、企業の資産として情報を活用できているとは言い難いでしょう。スピードが求められる時代の要請に対応することはできません。

そのために、必要な顧客情報に容易にアクセスできる方法を考えることが大切です。そこで今注目されているのが、クラウド上での顧客情報管理です。営業支援ツール（SFA）を導入し顧客情報をクラウド上で一元的に管理する、検索性の高いデータベースを構築しましょう。

たとえば氏名からだけでなく、企業名や部署名、あるいは名刺交換したイベントの開催日から検索するなど、さまざまな切り口で顧客情報を検索できるようにします。また、特定の製品を紹介する相手として相応しい部門の顧客を抽出することなども瞬時に行えるようにします。あるいは、自分が名刺交換した相手の上司との人脈を持っている者が社内にいるかどうかを検索できることも重要になります。

膨大な顧客情報から適切な情報だけを効率的に抽出することができれば、営業の生産性を高めることにつながります。

効率的な営業活動を実現する、クラウド型の営業支援ツール（SFA）を検討する企業が増えています。しかし、実際に導入しても営業にとっては情報の登録負荷が大きく、顧客対応の時間が削られる、操作が複雑で使いこなせていないといった問題が生じているのも事実です。営業支援ツール（SFA）を活用しきれていない企業が多くあります。

したがって、SFAを導入する場合は顧客情報の登録と商談管理がかんたんに行えて、かつ営業日報の作成の負担も少ないシステムの導入を検討することが重要です。このことで営業支援ツール（SFA）の活用が営業にも管理職にも定着しやすくなり、営業部門の生産性を向上させることができます。

たとえば、名刺管理システムに連動した営業支援ツール（SFA）のサービスによっては、名刺データをスマートフォンから撮影するだけでクラウド上に顧客情報として保存することができます。このとき、依頼ボタンを押すだけで名刺センターのオペレータが99％以上の精度で名刺をデータ化してくれます。また、かんたんな項目選択と文字入力で営業報告も行えます。

名刺のデータや営業報告をクラウドで管理することにより、顧客情報登録を効率化すると同時に外出先からでも隙間時間を有効活用してかんたんに営業報告を提出することができるようになります。その後も、クラウド上に登録された顧客情報に関連づけて商談管理や案件管理を行うことができるため、最小限の情報更新のみで営業の負担を軽減しながら商談・案件情報をリアルタイムで組織的に共有・活用することができるようになるのです。

その結果、営業マネージャーは的確なタイミングでアドバイスを行うことができ、チームとしても顧客に迅速な提案や対応を行うことができるようになります。また、営業支援ツール（SFA）によりクラウド上で名刺情報と紐づけられた商談記録や提案内容を共有することで、より戦略的な顧客アプローチを実現することが可能になります。さらに成功事例を共有することで、類似案件への効率的な営業戦略を立てることもできるでしょう。

このように、クラウド型の営業支援ツール（SFA）を活用することにより、ビジネスチャンスの拡大を期待できるようになります。

近年、スマートフォンを営業活動に利用するケースが劇的に増加しましたが、このことは同時にスマートフォンの置き忘れや盗難などによるデータ漏洩のリスクを高めることにもなっています。そのため、営業のためにスマートフォンを利用する際には、情報漏洩を防ぐための仕組みを搭載した営業支援ツール（SFA）の導入が必要になります。

この仕組みはMDM（Mobile Device Management：モバイルデバイス管理機能）と呼ばれ、スマートフォンの紛失時や盗難時に、リモートでロックしたり、遠隔操作でデータを消去したりするリモートワイプ機能を持っています。また、スマートフォンの位置情報を確認できる機能もあります。これらにより被害が拡大することを防ぐことが可能になります。

営業活動をITツールによって支援する流れは、今後止まることはありません。熾烈なグローバル競争などの影響によりビジネス環境の変化が激しさを増す昨今、より効率的かつ戦略的な営業活動を行うことは、BtoB営業において必須条件です。

そのためにも、顧客情報や商談情報をクラウド上で共有し、営業支援ツール（SFA）やスマートデバイスを活用した場所に捕らわれない情報管理と活用が必要になります。

自社の営業力を強化するために、情報のクラウド管理、ツール導入などの必要性を見極めることが、ビジネスチャンスの拡大につながるといえるでしょう。

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