「オンライン名刺交換」をする方法とは?

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    1.「オンライン名刺交換」をする方法とは?

    名刺交換は、面と向かってやること。という常識が崩れ始めました。インターネット越しの「初めまして」でも必要になってきた名刺交換を実施する方法を「オンライン名刺交換」といいます。どんな背景で必要になってきたのか?はたまたどういった手法で実施するものなのかをご紹介!

    「オンライン名刺交換」というキーワードはどこから登場?どこから始める?

    2020年5月7日、厚生労働省は新型コロナウイルス感染症専門家会議からの提言を踏まえて、感染症対策に基づいた「新しい生活様式」の実践例を公表しました。

    <参考サイト:厚生労働省>
    新型コロナウイルスを想定した「新しい生活様式」を公表しました

    この中に次の一文があります。

    (4)働き方の新しいスタイル

    • ・ テレワークやローテーション勤務
    • ・ 時差通勤でゆったりと
    • ・ オフィスはひろびろと
    • ・ 会議や名刺交換はオンラインで行う
    • ・ 対面での打ち合わせは換気とマスク
    企業では、
    「オンラインでの名刺交換」
    への対応が求められている

    ビジネスパーソンの働き方としてオンライン化は避けられない状況になり、政府もオンライン化を広く推奨しています。その中で「会議」と「名刺交換」といった「対面がごく当たり前だった」経済活動をオンラインで実施する指針が明言されました。
    「オンラインでの会議は失礼だから」といったような会話ももう過去の話になりつつあります。

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    2.「オンライン名刺交換」の方式とその課題とは?

    まだ登場したばかりの「オンライン名刺交換」は、「名刺管理」ツールと「会議」システムの組み合わせで使われるケースが多い。

    1. 「オンライン会議システム」でバーチャル背景に「名刺情報」を埋め込む

    zoomやTeamsなどのテレビ会議システムを使った会議中に、バーチャル背景という人物の背景画像を変更する機能を使って背景画像で名刺を表現する方法があります。名刺情報を表示させたり、QRコードを埋め込んでそのリンク先からアドレス情報を渡すといった方法です。

    2. 「オンライン名刺交換」を搭載した無料の名刺管理アプリを使う

    同じアプリを使っている人同士で名刺交換をする機能搭載が一般的です。

    そのため、同じアプリを使っていない場合には名刺交換ができない。また、無料の場合、法人利用での「セキュリティ」「利用規約」面がセキュリティポリシー、情報漏えいリスクなどから手放しで利用推進が難しいのが現実です。

    課題

    • × 同じツールを相手が使っていなければ「オンラインでの名刺交換」はできない。
    • × オンラインで商談した相手の情報や、オンライン名刺交換をした相手の組織や人脈情報を、営業活動の履歴として残せない。

    3.対面営業の流れで「オンライン名刺交換」するための3つの重要機能とは?

    対面営業の流れと同じようにオンラインで商談が進められると、移動や打合せ時間前の待ち時間などがなくなり「商談」そのものに集中して取り組めます。営業が使える時間が増え「商談」回数をふやせます。

    オンライン商談の流れ

    1. アポイント

    打合せ内容の明確化、オンライン会議日程、利用ツールのご案内を電話やメールでご連絡します。

    2. オンライン商談

    オンライン会議接続直後は、まず「オンライン名刺交換」をさせていただけますか?

    とご挨拶から開始、そのうえで会議の目的や企画をご提案します。

    課題解決の3つの重要機能

    • 〇 お客様が同じツールを使っていなくても「オンライン名刺交換」ができること
    • 〇 オンラインで対話した結果を管理するができること
    • 〇 名刺交換による人脈把握、商談状況がわかるよう自社内での共有、可視化ができること

    4.選定に便利な「オンライン名刺交換」主要機能一覧表

    「オンライン名刺交換」は、Web会議システムでの非対面コミュニケーション時に行います。

    「オンライン名刺交換」と「商談管理」がセットになった営業支援ツールを使うことでこれまで紹介した課題が解消され、かつ重要機能が網羅されますので安心して利用できます。

    オンライン名刺交換システム

    個人で利用するものではなく、組織として利活用できることが重要です。そのため「オンライン名刺交換」と「オンライン商談」が一体になっている営業活動の運用管理が可能な専用システムをおススメします。

    主要機能 用途
    名刺を渡せる 営業とお客様が非接触で名刺交換できる
    名刺を受け取れる
    人脈の共有・可視化 受け取った名刺を使った社内人脈の可視化、企業の活動についてニュース通知を受けることができる
    オンライン名刺をつけた
    メールマーケティング
    集めた名刺で作った顧客データベースに対して、one to one メールの送信をおこない商談発掘ができる

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