名刺管理ツールの選び方とチェックすべき5つのポイントを解説

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名刺管理ツールが本当に自社に必要かどうか、なぜ悩むのか

まずは名刺管理ツールの導入で悩まれている方のパターンをいくつか見てみましょう。

・旧来の名刺管理で十分だ
・新しいツールや技術は難しくて使いこなせそうにない
・ツールやソフトウェ アを駆使したマーケティングがピンとこない
・新しいツールの導入に否定的な従業員が多い
・導入経験があるがコストに見合うパフォーマンスを得られなかった

新しいツールが世に浸透するときには転換点があります。かつて郵便からFAXへ、FAXからメールへと転換があり、もう誰も後戻りできないというレベルでまたたく間に新しい常識となりました。同じことが、今後の「ペーパーレス化」の中でも起こります。これまでのやり方で十分という発想では、これからの時代を生き残ることはできない可能性が高くなります。ツールでできることはツールでやって、人間はより生産性の高い業務にシフトする。そうした転換は早ければ早いほど有利に働くでしょう。

名刺管理ツールの導入で悩んだらチェックすべき5つのポイント

それでは名刺管理ツールの導入で悩んだらチェックしておきたい5つのポイントをご紹介します。

1.名刺管理ツールによる電子化やペーパーレス化の必要性とは

名刺管理ツールでは名刺情報の電子化及びペーパーレス化を可能とします。名刺管理の導入に悩まれている方はこの「電子化」や「ペーパーレス化」の恩恵を理解できていない傾向があります。もちろん、名刺情報を手作業や目視によるチェックでパソコン入力すれば電子化やペーパーレス化と言えるかもしれません。しかし、名刺管理ツールを使えば名刺情報の電子化は一瞬で終わります。

名刺管理ツールを導入している企業や組織であれば、それが人員やリソースを割くほどの作業ではないことをすぐにお分かりいただけるでしょう。そこにかけていた労力をより重要な業務へ回せること、それも名刺管理ツールの効力の１つに過ぎませんが、それだけでもコストパフォーマンスの大幅な向上が期待できます。目視や手作業による「つもり」の電子化ではなく、自動化のその先へと目を向けてみましょう。

2.名刺情報のデータベース化及び一元化管理の重要性について

最新の名刺管理ツールであれば、電子化によりデータベース化するだけでなく、各種マーケティングツールや管理ツールと連携してデータの蓄積や共有を容易にし、それを活用しやすくしてくれます。名刺情報はリードの情報であると同時に顧客情報でもあります。それらを他のツールと連携させることで、リードの成長や顧客管理に活用、継続的に顧客との友好的な関係性を築くためのマーケティングを可能とします。

また、名刺情報は実のところ個人情報としての側面もあることから、取扱いが難しい情報であるのも事実です。従来の名刺管理においては、活用したくても活用しにくい側面があり、場合によっては営業や直近の部署・部門及び上司や同僚でなければ参照すらできない状態だったと言えます。しかし、最新の名刺管理ツールであれば、一元管理によって、必要な情報を必要な部門や部署、もしくは担当者だけが閲覧可能にするということも簡単にできます。しかるべき人がしかるべきときに閲覧可能になり、貴重な情報が埋もれてしまうこともなくなります。

3.名刺管理及び営業活動がアナログのままでは企業競争力で劣るということ

最新の名刺管理ツールやマーケティングツールをフル活用している企業や組織と、全く導入していない企業や組織とを比べると、結果として企業競争力で大きく劣ってしまうという点は否めません。

時間のかかる手作業を黙々とこなすことをよしとする風潮が組織内にあるとすれば、これからさらに加速する少子高齢化による人手不足や、世界的な競争激化の荒波をどのようにくぐり抜けるか、ビジョンに欠けていると言わざるをえません。

繰り返しになりますが、ツールで一瞬でできてしまうことを人が延々と時間をかけて行うというのは、単に非効率というだけでなく、リソースのむだ使いに他ならず、人手不足や激しい競争を生き抜くために必要な効率や生産性といったテーマを最初から度外視しているのと同じことです。相手のことを思いながら名刺情報を一枚一枚エクセルにて手入力している時間があるのなら、そのリードから何が得られるか、どう得るかに知恵を使ったほうが賢明と言うことです。

4.効率化や最適化を営業の自助努力に甘えてはいけない

業務の効率化や最適化など、マーケティング的な考え方は聞こえが良く、方針や目標として上層部がトップダウンで設定してしまいがちです。現場で働く営業や担当者がそのツケを払わされることにもなりかねません。

実際に数字に現れる形で効率化や最適化が進んでいたとしても、営業や事務など現場で働く従業員の自助努力に依るものである場合も多く、本当の意味での効率化や最適化ができていないこともあるでしょう。目標こそ順調に達成しているものの、増加した作業負担で現場の従業員が疲弊し、生産性のある仕事どころではなくなってしまっては元も子もありません。

効率化や最適化を従業員の負担増により達成するのではなく、ツールを活用することでそれを果たし、従業員にはフレッシュな状態で生産性の高い仕事をしてもらう、そうした好循環によって初めて強固な競争力が組織に備わると言えるでしょう。

5.DXの推進を阻んでしまう

一事が万事という言葉もありますが、ツールによる名刺管理の自動化は、DXの最初の一歩と言っても良いでしょう。

DXすなわちデジタルトランスフォーメーションでは、国際社会での競争力を高めるため国が積極的にIT技術の導入を推進しており、あらゆる業種業態に求められている今後の指針と言えるでしょう。

名刺管理をDXの推進と関連づけるのは大げさかもしれませんが、すぐにできるDXという点で、名刺管理の自動化と、そこから派生的に可能になる顧客関係管理、リードナーチャリングなどの営業支援は、DXの入り口として最適と言えます。名刺情報をデータベース化し、横断的な共有や活用を可能とする。また、MAを駆使して営業支援も行える。その拡張性の高さも最初に取り掛かるものとしては理想的です。

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当社の提供する名刺管理ツール「ホットプロファイル」について

実際に名刺管理の導入を検討していたり、これまで使っていた名刺管理ツールで満足な結果が得られなかったり、あるいは名刺管理ツールを導入したいがどれを使えば良いかわからないという場合は、当社が提供する名刺管理ツール「ホットプロファイル」をぜひご検討ください。

ここまで述べてきたような問題すべてに対応可能です。コストパフォーマンスにすぐれ、各種データベースやマーケティングツール及びオンラインサービスとの連携も容易で、拡張性の高さも魅力です。

まとめ：名刺管理ツールは導入する/しないではなく導入すべき技術

今回は名刺管理ツールの導入でお悩みの方が絶対にチェックすべき5つのポイントをご紹介しました。

名刺管理ツールは導入する、しないという選択肢ではなく、導入するべき技術だということをまずは前提にしてください。もちろん、知らなかった、わからなかったということは誰にでもあることです。だからこそ、必要性や重要性を認識し、把握したのであれば、名刺管理ツールとともにSFAやCRM、MAの導入を前向きに検討することが大切です。企業や組織としてIT革命及びデジタル革命の波に乗り遅れないよう意識することを忘れないようにしましょう。

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