メルマガ配信の方法や成功のコツ、失敗する理由を解説

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システムを使ってメルマガ配信する方法

メルマガを配信する方法を確認しましょう。

顧客に関するデータベースの共有と一元化

まずはメルマガを配信する顧客のデータベースが必要になります。たとえば、Webサイトからの問い合わせや相談、資料請求で得たメールアドレス、名刺に記載されている情報、やりとりした担当者のアドレスなど、業務の中で獲得したメールアドレスをすべてデータベース化して分類しましょう。

特に名刺情報は、手作業による入力しか電子化の方法がない場合、属人化のリスクが高くなり、有効活用に繋がりにくくなります。各々の営業担当が溜め込んでしまうことのないよう、データ化して共有、管理しやすくしておく必要があります。

メルマガ配信が可能なシステムを導入する

次にメルマガの配信が可能なシステムの導入を検討する必要があります。深く考えずにリストにあるすべてのメールアドレスに一斉にメールを送れば良いのでは、とお考えなら注意が必要です。大量のメールを一斉送信する場合、法律違反になるケースもあるため特に注意が必要です。

＜参考サイト：wikipedia＞
特定電子メールの送信の適正化等に関する法律

法令遵守の観点だけでなく作業効率の点からも、メルマガ配信機能を持ち、かつ顧客情報の管理が可能なツールやシステムを選ぶと良いでしょう。

当社の提供する「ホットプロファイル」は、名刺管理機能によってデータの可視化や一元化を実現、MA（マーケティングオートメーション）を駆使した営業支援機能、さらに「One To One メール」機能によってメルマガの配信から個別対応まで可能になります。メルマガ配信について興味がおありでしたら、お気軽にご相談、お問い合わせください。

配信内容やターゲットの絞り込みなどのルール作り

メルマガ配信で鍵となるのは配信内容やターゲットの絞り込み、ルール作りといった実際の運用に関わる部分です。メール受信時に顧客の環境によっては通知が出るため「うるさい」と思われてしまうと着信拒否や配信解除されてしまいます。顧客の意識の中で「不要なもの」と思わせない工夫が必要になります。

具体的には配信のタイミング、分類した顧客や見込み客に対する適切な内容、もちろんタイトルや文章、文章の長さなども考える必要があります。

メルマガ配信の運用を成功させるコツ

続いてメルマガ配信の運用を成功させるコツをご紹介します。

顧客に合わせたアクション・プッシュを大切に

メルマガ配信では顧客に合わせたアプローチを考えることが大切です。たとえば、会員登録や商品を購入したユーザー、有料サービスを利用中、または利用を停止しているユーザー、アプリからアクセスするユーザーなど、様々な項目で分類・分析し、それぞれのセグメントに適したメールを配信することです。自分に無関係というだけでなく、まったく興味をそそられないメール(ほとんどの場合タイトルのみで判断される)が繰り返し送られてくるような場合、メール送信者に対するイメージの悪化という、望ましくない結果が生じ得ることも認識しておかなければなりません。

次につなげる工夫や顧客からアクションしやすい仕組みを

メルマガ配信では次につながる工夫や顧客からアクションしやすい仕組みを盛り込むことが大切です。まずはクリックしたくなるメールのタイトル付けから始まり、有益な情報で顧客のニーズを満たし、資料請求やサイトへの訪問をうながす導線を作り込みます。

メルマガが失敗する理由は後述しますが、ありがちなのが、メルマガを配信するだけで終わってしまうというパターンです。メルマガ配信は直接的な営業活動です。使い方次第で利益や売上に直結します。とりあえず送るのではなく、明確な目的意識を持って取り組むようにしましょう。

顧客のメリットを明確にする

メルマガ配信では顧客のメリットを明確にしましょう。ログインするとポイントがもらえる、期間限定の割引がある、先行販売、メルマガ受信者に限り最初の2ヶ月間無料でサービスを利用できる、などのお得感を伝えると効果的です。

もちろん毎回お得情報を載せる必要はありませんが、メルマガを通じて有益な情報がもたらされると顧客が感じてくれれば、普段のメールについても即ゴミ箱行きとなる確率は低く抑えられるでしょう。

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メルマガ配信の運用が失敗する理由

最後にメルマガ配信の運用が失敗する主な理由をご紹介します。

顧客の分析や分類が適切でない

メルマガ配信が失敗する＝効果が出ない理由の第一として挙げられるのが、顧客の分析や分類が適切でないことによるターゲットと配信内容のミスマッチです。相手が興味を持たなければ、メールがクリックされることはありません。相手が興味を持つ内容にすることも大切ですし、自社の商品やサービスに興味・関心を持つリードを得ることがさらに重要になります。

＜参考記事：弊社コラム＞
リードナーチャリングとは何か？見込み顧客の基礎知識や導入する手順について

情報量が多すぎる、または少なすぎる

メルマガによっては、情報量が多すぎて読む気がしない、または少なすぎて何が言いたいのか伝わらない、といったものが結構あります。たかだか数分とはいえ相手の貴重な時間を割いてもらっていることを意識し、短い時間で的確に要点を伝えるようにしましょう。

短いけれど要点がまとまり、すらすら読めて内容が頭に入ってくる文章は、読むだけで人を心地よくするものです。1回のメルマガの文章にも企業ブランディングの要素があることを忘れないようにしましょう。

メルマガ配信の効果測定や改善の体制ができていない

メルマガの配信が決まり、適当に選ばれた担当者が運用を行っているような場合、定期的にメルマガを配信しながらも、その効果について測定・分析がなされておらず、せっかく蓄積されたデータが十分に活かされないということがあります。

前述したようにメルマガは直接的な営業活動であり、ブラッシュアップすることで利益を伸ばすことができます。運用を担当する部門を設け、データを共有しながらPDCAを回し、組織として改善に取り組むようにしましょう。

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まとめ：メルマガは「届ける」だけではなく「反応がある」ことが大切

今回はメルマガの配信方法や運用を成功させるコツ、失敗する主な理由についてご紹介しました。

メルマガ配信が必ずしもネガティブな側面を持つとは限りませんが、ほとんどの企業メールがそのままゴミ箱へ直行しているという現実から目を背けることはできません。

だからと言って、適切に運用されたメルマガに大きな効果があることもまた事実で、これを活用しない手はありません。開かれることなくゴミ箱へ直行した、それすらもデータとして活用する、それくらいの改善意欲を持つことで成功を手繰り寄せられるのではないでしょうか。

メルマガ配信のシステムだけでなく、営業活動に関するツールとしてCRMやSFAをお求めであれば、当社が提供する「ホットプロファイル」をぜひご検討ください。名刺管理をベースに顧客関係情報を管理し、MAを駆使した営業支援機能も充実しております。最低限の機能から必要に応じて機能を追加できる拡張性の高さにも定評があります。

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