事務の効率化を進める際、DXの推進とアウトソーシングのどちらにすべきか悩むことがあります。それぞれの観点から検討すべき理由を知ることで、検討の先に進むことができるでしょう。
今回は事務の効率化をDX推進の観点で検討すべき理由、そして事務の効率化をアウトソーシングの観点で検討すべき理由についてお話します。

事務の効率化をDX推進の観点で検討すべき理由

はじめに事務の効率化をDX推進の観点で検討すべき理由を解説します。

時間と労力のコスト削減に向いた技術がたくさんある

事務の効率化は基本的に「時間と労力の削減」が目標です。人員削減のためと誤解するかたもいらっしゃいますが、本質的には時間と労力を削減し、従業員のリソースを確保することの方が重要だといえます。
そして時間と労力のコストを削減する技術・ツール・サービスは数多く存在しており、選ぶのが大変になるほどです。中でもOCRやFAXの電子化、RPAやAIおよび機械学習による処理などは、時間と労力の削減に非常に効果があります。

昨今ではユーザビリティが向上し、誰でも扱いやすい

一昔前であればデバイスやOS、ツールやアプリなどIT技術に疎いと扱いにくいものばかりでした。専門用語や複雑な仕様・仕組みのものは誰にでも扱えるものではありませんでした。
しかし昨今では、iPhoneのように誰にでもすぐに扱えること、導入しやすいことを前提に設計されているため、導入から実務での運用もスムーズになっています。複雑で難しそうな技術であっても、最終的なインターフェイスがわかりやすくなっているため、すぐに実務に馴染むようになり、事務の効率化が進められます。

属人化やブラックボックス化を防ぎ、業務標準化しやすい

複雑で難しい技術や仕組みを備えたツールですと、属人化やブラックボックス化に陥りがちです。せっかく導入したツールが一人の担当しか使えない、または担当が退職してツールの使い方や設定などがわからないなど、まさにレガシーシステムかのように重大な問題と言えます。
前項でお話したように、今は誰にでも扱えるように設計されているため、属人化やブラックボックス化しにくくなっています。すなわち、業務標準化しやすいということでもあり、誰でもツールや技術を使いこなせるようになるということです。業務標準化が進めば全体の効率化もアップし、お互いがお互いをフォローしやすい環境が整います。

社外や組織外に情報を渡さなくて済む

業態によっては情報を渡せないような状況もあるため、アウトソーシングは難しいということもあるでしょう。DX推進による効率化であれば、社外や組織外に情報を渡さなくて済みます。
もちろん、セキュリティ対策などはしっかりと行うべきですが、他社に渡してしまうことによるリスクやデータの受け渡し時のリスクなどは大幅に軽減されます。

働き方改革や多種多様な働き方に対応しやすくなる

DXの推進によって事務を効率化できれば、働き方改革や多種多様な働き方に対応しやすくなります。誰もが基本的な事務作業ができるようになれば、時短やテレワークもしやすいですし、急な半休や有給休暇の取得にも対応できるためです。
また、時間と労力の負担が減るということは、残業時間の削減にもつながります。並行して生産性の高い仕事に従事できるようになれば、働く時間を減らしつつ利益の拡大も期待できるでしょう。

事務の効率化をアウトソーシングの観点で検討すべき理由

次に、事務の効率化をアウトソーシングの観点で検討すべき理由を解説します。

事務系の作業はアウトソーシングしやすい分野

事務系の作業およびバックオフィス系の業務はアウトソーシングしやすい分野です。アウトソーシングを担ってくれるサービスも増えており、金銭的なコストは必要なものの選ぶのに苦労することはないでしょう。事務に関する部門や部署をまるごと引き受けてくれるようなサービスも存在しています。
その他にもFAXの受発注を引き受けてくれたり、入力系の業務を担ってくれたりと、一部の作業のみを請け負ってくれるケースもあり、常にアウトソーシングするのではなく、繁忙期のみアウトソーシング、閑散期は自社で対応するなど柔軟に利用できるのも利点です。

事務系の作業を切り離すことで全体的な生産性が向上する

事務系の作業は事業に欠かせない要素だからこそ、時間や労力の負担に悩まされる部分でもあります。そのため、本来の仕事に集中できない、もしくは人員を割り振れないなどのジレンマが発生しやすいです。
事務系の作業を切り離すことができれば、従業員のリソースが解放されます。時間的な余裕が生まれることで、生産性のある仕事に集中できるということです。全体的な生産性が向上するようになれば、高効率で利益を上げられる体質に成長でき、結果的に利益を増やし、負担を減らすという良い環境が構築できるのです。

事務系の作業の時間と労力のコストを大幅に削減できる

アウトソーシングであれば、事務系の作業における時間と労力のコストを大幅に軽減できます。前提として金銭的なコストが必要なもののデータや情報を渡すのみで事務処理を行ってくれるのは非常に楽でもあります。
ただし、難点としてアウトソーシングに依存してしまうと事務系のスペシャリストが育ちにくいということも忘れてはいけません。スペシャリスト＝属人化と考えてしまうと問題もありますが、アウトソーシングから内製に戻すタイミングで非常に困る可能性もありますので、作業や業務のやり方を理解している人材を手放さないよう注意しましょう。

事務の効率化に悩むよりもプロの集団に任せた方が早い

部門や部署、業態にもよりますが、事務の効率化が進めにくい、進められないことがあります。そのため、DXの推進によって事務を効率化する方法よりも、プロの集団に任せた方が結果的に早く、楽だということです。
また、アウトソーシングによって時間的な余裕を作り、リソースを確保することで、DX推進を行うことにも注力できます。働き方改革も同様であり、余裕がなければできないことを一気に進められるということです。時間的な余裕によって職場環境を改善し、改善が進んだら内製に戻すといったような形で利用するのも良いでしょう。

少子高齢化に伴う人材の確保が難しいという課題にも対処しやすい

アウトソーシングは人材が確保できない、確保しにくいという状況にも強いです。採用や雇用、教育に関するコストを必要としないため、少子高齢化や団塊の世代の引退などの時期でも業務を遅延させずに済みます。
アウトソーシングに依存し過ぎるのは危険でもありますが、一時的でも恒久的でも利用できるようにしておけば、いざという時にも役立つということです。逆に言えば、いつでもアウトソーシングに依頼できない場合、人材が確保できない、減るばかりで増やせない時に業務が停滞するどころか、顧客に迷惑をかける自体になりかねません。
職場環境の改善を並行して行いつつ、人的な資源を枯渇させないこと、リソースをアウトソーシングで確保できるようにしておくという視点を持っておきましょう。

まとめ：事務の効率化が進まない時こそ「職場環境の改善」を意識しよう！

今回は事務の効率化をDX推進の観点で検討すべき理由、そして事務の効率化をアウトソーシングの観点で検討すべき理由についてお話しました。
どちらも時間と労力の削減という結果を生み出せることから、あとは費用対効果で検討し、実際に導入すべきと言えます。また、最初はアウトソーシングに任せて、DXの推進が進めば社内や組織内に戻す、といったような形もおすすめです。
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