業務量の可視化は営業成績および実績など、数値による効果測定や検証が行いにくい事務系の作業やバックオフィス系業務の見直しや改善に役立ちます。適切な作業配分や人員配置ができるようになれば、負担も軽減され、リソースの確保にも効果的です。
今回は業務量の可視化とは何か、業務量を可視化すべき理由、そして適切な作業配分や人員配置によるポジティブな効果についてお話します。

業務量の可視化とは何か

はじめに業務量の可視化とは何か簡単に説明します。

業務量の可視化とは

業務量の可視化とは従業員や担当ごと、または部門・部署ごとなど実際にどのような作業および業務の量を担っているか把握することを指します。業務量の可視化によって業務改善もしやすくなり、業務プロセスにおけるムリ・ムダ・ムラの排除にもつながるため、ある程度の規模の企業や組織であれば業務量の可視化に取り組んでいるのが一般的です。
従業員全員がしっかりと働いているかどうか、誰かがムリをして、誰かがムダな作業をして、誰かがサボっているムラが発生していないかどうかは、雇用する側・管理する側としても把握しておきたい情報です。
しかし、作業や業務の種類によっては業務量の可視化がしにくいこともあり、業務量を可視化したいが、可視化できずに悩むケースもあります。

どのように業務量を可視化するのか

・実測法
・実績記入法
・推定比率法
・合成法

上記は、業務量を可視化する手法の一例です。実測法は、管理者や雇用主が直接的に監視・観測しながら業務量を把握する方法、実績記入法は、担当者ごとに自己申告で実績を記入して行った業務の進捗などを報告・蓄積する方法となります。推定比率法は1日の勤務時間から逆算して業務量を把握する方法、合成法はいくつかの監視・観測の結果から特定の業務に対する業務量を予測する方法です。それぞれ業務量を可視化しやすい業務・作業が異なるため、どの手法であれば業務量が把握できるのか色々と試してみましょう。

業務量を定量的に可視化できない部分には工夫が必要

業務量を可視化する手法を利用しても、定量的に可視化できない・可視化しにくい業務や作業も存在します。可視化できない部分には工夫が必要であり、可視化できないからといって疎かにしたり、無視したりするようなことは避けましょう。
例えば、事務系の作業やバックオフィス系の業務は直接的に数値化・数字化して評価や効果測定・効果検証するのが難しい場合があります。同時に作業や業務のひとつひとつは簡単なものも多いためどちらかというと軽視されがちです。しかし、実際には事務系の作業やバックオフィス系の業務は業務プロセスで不要ということはなく、むしろ企業や組織として必須の作業・業務ばかりであり、蔑ろにしないように注意すべきと言えます。

業務量を可視化すべき理由

次に業務量を可視化すべき理由を解説します。

従業員個々の実質的な負担や労力を把握できる

従業員個々の実質的な負担や労力を把握するためにも、業務量を可視化すべきなのは明白です。特に離職率が高く、定着率が低いような職場環境の場合、作業配分や人員配置が適切でない可能性が非常に高いです。そして作業配分や人員配置が適切でないのは、実際に働く従業員の負担や労力を把握できていないことに原因があります。逆に言えば、従業員個々の負担や労力を把握し、担当ごと、または部門や部署ごとの業務量を調整できる仕組みや考え方があれば、誰もがムリをし過ぎず、ムダな作業をすることなく、ムラのない職場環境が構築できます。

能力や経験の差による属人化の可視化にもつながる

業務量の可視化は能力や経験による差、または属人化の可視化にもつながります。現実問題として業務や作業を進める中で能力や経験による差は生じます。同様に属人化によって業務や作業に習熟してしまうことで、結果的に属人化がさらに加速することもあるでしょう。
能力や経験のある人が可視化されることで、ナレッジやノウハウの共有がしやすくなります。属人化の可視化も同様であり、属人化してしまう作業や業務のナレッジ・ノウハウの共有ができれば、属人化の解消につながります。

企業や組織全体の生産性の向上のためにも必要

業務量の可視化は企業や組織全体の生産性の向上のためにも必要です。本質的な問題として、基本的には誰もが楽をして、給与をもらいたいものです。実質的には作業や業務量が少なくても、常に忙しそうにしている人もいるでしょう。逆にサボっているように見えても、実はきちんと実績を作っており、生産性が高い人も存在します。
どちらの場合も業務量とともに個々の生産性についても把握しておくことで、それぞれに対する評価もしやすくなります。逆に言えば、膨大な業務量をこなしているのに評価されずに離職する人、または実質的には働いていないのに高い給与をもらっている人など混在することなく、正当な評価によって、正当な報酬を得やすくなり、離職率の低下や定着率の向上が期待できます。

適切な作業配分や人員配置によるポジティブな効果について

次に適切な作業配分や人員配置によるポジティブな効果をご紹介します。

業務プロセス全体のムリ・ムダ・ムラの解消

業務量を可視化し、適切な作業配分や人員配置が可能となれば、業務プロセス全体のムリ・ムダ・ムラの排除・解消につながります。誰もが不公平感なく、ネガティブな感情を持ったまま働くことがなくなるため、従業員満足度の向上も期待できます。
もし、適切な作業配分や人員配置をしていてもムリ・ムダ・ムラが解消されていないと感じたら、事務系の作業やバックオフィス系の業務のIT化を進めると良いでしょう。OCRによるペーパレス化、FAX受注業務の電子化など時間も労力も多く必要とする作業や業務を中心にDXの推進をするのがおすすめです。

属人化の解消や残業時間の偏りも軽減

業務量を可視化し、適切な作業配分や人員配置が進むことで、属人化の解消や残業時間の偏りも軽減されます。お互いに余裕を持って働けること、同時にその余裕でお互いをサポートできるようになれば、自然と各種有給休暇も取得しやすくなるでしょう。
また、職場環境が良くなればなるほど、離職率は低下し、定着率は向上します。時間と心の余裕によって、「教えあう時間」が確保されればナレッジやノウハウの共有もしやすくなり、属人化や能力の差による偏りも起きにくくなります。いわゆる教わっている余裕や時間がない、教えている余裕や時間がないという状況が改善され、職場の雰囲気もポジティブな方向に変化していきます。

業務の標準化によって働き方改革もしやすくなる

業務の標準化とは「誰にでもできることは誰でもできるようにすること」と言えます。前述したようにOCRによるペーパレス化やFAX受注業務の電子化においても、誰でも理解し、いつでもサポートできるようになっていれば、誰かが不在だから業務が遅延する、または誰それじゃないと進められないなどの状況が起きにくくなります。
そもそも、属人化や業務量の偏りは業務の標準化がされていないことが原因です。逆に言えば、業務の標準化が進むことで、属人化や業務量の偏りは少なくなり、働き方改革もしやすくなるということです。
特に事務系の作業やバックオフィス系の業務は慣れている人に任せた方が早い、誰それに任せるとすぐに終わらせてくれるなど、心理的に属人化を生み出すことがあります。可能であればIT化を進めて、誰が作業・業務をしても時間的なロスがない状況にすることを意識してみてください。

まとめ：業務量の可視化で業務標準化や属人化の解消も進めよう！

今回は業務量の可視化とは何か、業務量を可視化すべき理由、そして適切な作業配分や人員配置によるポジティブな効果についてお話しました。
業務量の可視化によって、ムリ・ムダ・ムラの排除ができれば、従業員個々の負担が減り、離職率の低下、定着率の向上、そして何よりも働きやすく、長く勤めやすい健全な職場環境を手に入れることができます。
当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、事務系の作業やバックオフィス系の業務のIT化＝DXの推進が可能となります。業務量の可視化もしやすくなり、適切な作業配分や人員配置につながりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。