アウトソーシングとは?業務の一部を外部委託する意味とメリット・デメリットについて

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    アウトソーシングは使い方次第で企業や組織におけるリソースの確保や従業員の心身の健康に効果があります。アウトソーシングのメリットを最大限にして、デメリットを最小限にするためにも、今一度、アウトソーシングについて理解を深めておきましょう。
    今回はアウトソーシングとは何か、そしてアウトソーシングのメリット・デメリットについてお話します。


    アウトソーシングとは何か

    はじめにアウトソーシングとは何か簡単に説明します。

    アウトソーシングとは

    アウトソーシングとは、企業や組織における業務や作業の一部を外部に委託することを指します。例えば、特定の作業や業務に特化した外部委託サービスに依頼したり、子会社や関連会社、人材派遣や業務請負に頼んだりするのが一般的です。
    アウトソーシングによって業務プロセスの一部から解放されるようになり、社内や組織内の人材を有効活用しやすくなります。中でも事務系の作業やバックオフィス系の業務など「誰がやっても同じ結果になること」は外部委託しやすく、専門の業者やサービス、企業も数多く存在しています。

    アウトソーシングが普及した理由や背景

    アウトソーシングが普及した理由や背景には「雇用の課題や問題を解決する手段」として効果的だったことにあります。例えば、雇用・育成・維持という観点からみた場合、とても多くのコストを要するとともに、良い人材とめぐり逢えるかどうかという「運」の要素に悩まされます。アウトソーシングであれば雇用や育成、維持というコストを必要とせず、運に左右されずに優秀な人材を確保できます。
    実際に自社で雇用した人材が電話対応や事務処理に追われてしまうことで、生産性のある仕事に集中できないことによって、結果的に利益や売上はマイナスになってしまいます。本人としても電話対応や事務処理ではなく、企業や組織としてのコアな業務・作業がしたいのに集中できなければ、離職を考えてしまうこともあるでしょう。そのため、簡単な仕事や誰がやっても同じ結果になる仕事をアウトソーシングすることで、自社の生産性を向上し、利益や売上を増やしていくというポジティブな循環になることが必要とされはじめたということです。

    アウトソーシングは人員を減らすため?という誤解

    アウトソーシングは人員を減らすため?という誤解があります。しかし、前述したように実際は自社の生産性を向上して利益や売上にプラスにするために、人的リソースを開放するためにアウトソーシングが必要とされています。言い換えれば、従業員自身が生産性のある仕事に集中するためにアウトソーシングを利用するということです。
    逆に、企業や組織として利益や売上に直結するコアな業務に集中できず、定着率は低く、離職率は高い職場だったとします。いつまでも生産性のある仕事、利益につながる仕事に集中できないまま、手元の作業や業務に追われるまま、毎日ひたすらに忙しいだけの日々が続いてしまいます。結果的に利益や売上を確保できず、人材が定着しないことでナレッジやノウハウも失われてしまい、企業や組織としての体を保てなくなるということです。
    将来的には自社で直接雇用や育成して人材を確保すべきですが、一時的にアウトソーシングに頼ることで、業務プロセスを遅延させず、従業員に過度な負担を強いない職場環境が構築できるようになります。


    アウトソーシングのメリット

    次にアウトソーシングのメリットをご紹介します。

    社内や組織内の生産性の向上が期待できる

    アウトソーシングのメリットは社内や組織内の生産性の向上が期待できることです。生産性の向上は利益や売り上げに直結するため、アウトソーシングのコストを支払ってでもペイできる可能性が高くなります。
    また、雇用や育成に必要なコストや労力からも開放されるため、人手不足や労働力不足に関する悩みも解決します。同様に作業の遅延や業務の遅れも少なくなり、業務全体のスピードの向上も期待できるでしょう。

    従業員に余力が生まれることで各作業・業務の質が上がる

    アウトソーシングのメリットとして、時間的なコストと人的リソースの開放により、従業員に余力が生まれることが挙げられます。結果的に従業員個々の作業や業務の質が向上するため、お互いがお互いをサポートできる余力や余裕も生まれます。
    同時に従業員の心身の健康にもポジティブな効果があるため、定着率の向上や離職率の低下につながり、良い人材と末永く雇用関係を維持することも可能となります。いわゆるホワイト企業と呼ばれる体質に近づくということでもあり、企業や組織としても企業競争力の底上げにもつながるでしょう。

    従業員満足度や顧客満足度の向上にポジティブな影響がある

    アウトソーシングのメリットとして、従業員の余力は従業員満足度の向上につながることも挙げられます。従業員満足度の向上は顧客満足度の向上にもポジティブな影響があるため、顧客との関係性もプラスに上向いていくでしょう。
    実際に常に忙しくて心の余裕がなく、体力的にも毎日疲れて、疲れが取れないような職場環境では、顧客対応も雑になりがちです。その上で万年人手不足のような状況ですと、離職率も高く、定着率が低いのも目に見えていると言えます。
    アウトソーシングによって生まれる余力や余裕が従業員満足度、顧客満足度の向上につながり、そして生産性のある仕事に集中できることで、企業や組織としての成長がしやすい環境を手に入れることができます。

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    アウトソーシングのデメリット

    次にアウトソーシングのデメリットをご紹介します。

    ノウハウ・ナレッジをある程度は外部に渡さなければならない

    アウトソーシングのデメリットにノウハウやナレッジを外部に渡さなければならないということが挙げられます。場合によっては企業や組織として長年培った経験や知識の一部も渡す必要もあるかもしれません。
    いわゆるアウトソーシングの逆、インソーシングや内製に注力する企業や組織が存在する理由でもあり、技術やノウハウの流出は避けたい場合はアウトソーシングは不向きであるということです。

    外部委託する範囲によっては情報漏えいの心配・不安がある

    アウトソーシングのデメリットとして、外部委託する範囲によっては情報漏えいの心配・不安があることが挙げられます。もちろん、外部委託を専門とする業者・サービス・企業は情報漏えいや内部不正をしないことが前提ですが、委託先から情報漏えいが起きたというニュースも時折流れてくることを考えると、なかなかに万全とは言えないのも現実です。
    中でも顧客情報を取り扱うような業務の場合、自社や本社でどれだけセキュリティに力を入れていても、外部委託先から流出してしまえば元も子もありません。前項の技術やノウハウの流出を避けたい場合と同様、取り扱う情報の範囲によってはアウトソーシングが不向きである可能性が高いと言えます。

    アウトソーシングに依存し過ぎるという危険性がある

    アウトソーシングのデメリットとして、アウトソーシングに依存し過ぎるという危険性があることが挙げられます。アウトソーシングに依存することで、自社にナレッジやノウハウ、技術が蓄積されにくくなり、特定の業務や作業がアウトソーシング先でなければ対応できなくなってしまうことが想定されます。
    また、アウトソーシングの専門業者によっては、高い能力を持つ優秀な人材を確保していることもあります。外部で優秀な人材がいても、社内や組織内に優秀な人材が確保できていない、またはナレッジやノウハウを継承できる人材が不足してしまえば、結果として中身のない企業として、企業競争力を失うことになりかねないということです。


    まとめ:非生産的な業務を自動化して社内や組織内の生産性を上げるという考え方を持とう!

    今回はアウトソーシングとは何か、そしてアウトソーシングのメリット・デメリットについてお話しました。
    社内や組織内に余力や余裕がなく、しかしそれらをアウトソーシングすることにも躊躇されるのであれば、事務系の作業やバックオフィス系の業務をツールを駆使して見直すことから始めてみてはいかがでしょうか。例えば、FAXの受注業務やデータ入力の作業などをOCRやRPAによって軽減し、社内や組織内の生産性を上げることも可能です。
    当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズでは、FAXの受注業務や事務作業の効率化が可能であり、コアな業務に集中したいという従業員の希望を満たすことにもつながります。ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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