【Web会議で名刺交換する方法】メリットやツールも徹底解説
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Web会議で名刺交換ができずに、顧客の名前や役職、部署情報が把握しきれなくて困っていませんか？
この記事はそんなお困りを解決すべく、Web会議で名刺交換する方法に関して分かりやすく解説しています。
Web会議をすることが多い営業担当者や、マーケティング担当者の方は是非ご一読ください。
Web会議での名刺交換方法
まずはWeb会議での名刺交換を実現する方法と、それぞれの特徴についてご紹介します。Web会議での名刺交換方法①：名刺データの送付
最も手軽に行うことができる方法としては、自分の名刺をPDFデータやjpegなどの画像データとして用意しておき、Web会議中にチャットやメールを使って送付しあう方法でしょう。Web会議システムの多くはチャット機能を搭載していますので、追加コストを払うことなく名刺交換をすることができます。
・名刺データ送付による名刺交換の特徴
名刺データ送付によって名刺交換をする最大のメリットは、費用や準備時間が掛からないことです。
今ある名刺をスキャンしてPDFや画像データにするだけなので費用も掛かりませんし、後述する背景名刺のように制作する時間も必要ありません。
しかしこの方法だと受け取る名刺はPDFや画像データであるため、適切に管理するためには、Excelファイルや顧客管理システムなどのデータベースに別途入力する手間が発生します。交換する枚数が多い場合などはリソースを削られることになってしまいます。
Web会議での名刺交換方法②：背景を活用する
Web会議中に名刺情報を掲載した背景を活用するのもWeb会議での名刺交換方法の一つです。背景自体はPowerPointなどのツールで自作することも可能ですし、背景名刺作成用のツールを活用することで、クオリティの高いものを作成することもできます。
・背景を活用した名刺交換の特徴
自分自身で背景に掲載する情報をカスタマイズすることができるため、単なる名刺情報だけでないプラスαの情報を追記することができます。
ただしあくまでWeb会議中に表示しているだけなので、こちらの名刺情報を相手に伝えることはできますが、相手の情報を獲得できるとは限りません。
もし相手が同じく背景名刺を使用していないなどの場合は、実際のところ名刺交換になっていませんので注意が必要です。
Web会議での名刺交換方法③：名刺管理システムを活用する
名刺管理システムの中には、オンライン名刺交換機能を搭載しているものがあり、これらを利用することで、WEB会議上での名刺交換をもっともスムーズに行うことができます。システムに登録しているオンライン名刺のURLを送付するものや、QRコードで読み取ってもらうものなどがあります。
・名刺管理システムを活用した名刺交換の特徴
URLやQRコードを活用することで、データ送付以上に手軽に名刺交換をすることができます。
またシステムのデータベースに連携させることで、交換した名刺情報をスムーズに管理、活用することができることも見逃せません。
とはいえ名刺管理システムは基本的に有料のものが多いので、その点は留意しておきましょう。
Web会議で名刺交換するメリット
続いてWeb会議で名刺を交換するメリットをご紹介します。メリット①：所属部署名や役職などを正確に把握できる
Web会議でよく起こることが、参加者の名前は勿論のこと所属部署名や役職などが正確に把握できないことが挙げられます。名前や所属部署・役職などの情報は今後アプローチをしていく上で、誰がキーパーソンなのかを判断する上で非常に重要です。
Web会議での名刺交換を実現すれば、これらの情報も全て正確に把握できるようになります。
メリット②：社内共有が容易に
これまでWeb会議上で出会った人の情報を正確に社内で共有することは、名刺情報がない状況で行わなければならないため、難しいことでした。しかしWeb会議で名刺交換ができれば、社内の関係者への情報共有もスムーズに行うことが可能になります。
メリット③：名刺情報管理の効率化
名刺管理システムには、オンライン名刺交換機能によって交換した名刺情報を、そのままシステム内のデータベースへと流しこむことが可能なものがあります。このような名刺管理システムを活用することで、名刺交換後の情報データ管理も効率的に行うことができるでしょう。
名刺データの送付や背景名刺では得ることのできない利点です。
Web会議で名刺交換を行うデメリット
最後にWeb会議で名刺交換を行う際のデメリットも見ておきましょう。デメリット①：利用者がまだまだ少ない
一つ目のデメリットはWeb会議での名刺交換を行っている人がまだまだ少ないという点です。非対面でのコミュニケーションが求められる昨今、ある程度Web会議やオンライン商談での名刺交換が一般化しだしたとはいえ、まだまだ少数派と言えるでしょう。
そのため商談相手がWeb会議での名刺交換手段を持っていない可能性が大いにあるわけです。
そうなると結局名刺交換ができないことになるので、商談中に連絡先や部署情報などをヒアリングする必要が出てくるでしょう。
デメリット②：システムの利用コスト
名刺管理システムを活用してWeb会議で名刺交換を行う場合、システムの利用コストは当然かかってしまいます。アカウント数×月額という費用体系のシステムが多いため、利用者が多ければ多いほどラーニングコストも増える形になります。
実際にWeb会議で名刺交換を行う頻度や費用対効果をふまえて、適切なシステムを選ぶ必要があるでしょう。
デメリット③：データが重複する可能性がある
Web会議での名刺交換によって得られた情報は、名刺管理システムであればシステム内のデータベースに、他の手法であれば別途名刺管理用のデータベースに蓄積することになります。この際、名刺管理用データベースとは別に顧客管理データベースを構築していた場合、データが重複してしまう可能性があります。
データが重複してしまうと、メールやDMなどの施策展開時に同じ人に送信してしまうケースや、どちらの情報が最新のものかわからなくなるケースなどが起きてしまうので注意が必要です。
まとめ
この記事ではWEB会議において名刺交換する方法やそのメリット、デメリットについてお話してきましたが、いかがでしたか。本文でも触れた通り、Web会議での名刺交換には現状デメリットや課題も存在し、なかなか使用に踏み出せない場合もあるのではないでしょうか。
しかし当社が提供する名刺管理システム「ホットプロファイル」をご活用いただくことで、それらのデメリット対策を含めた名刺交換を実現できます。
ホットプロファイルの提供するオンライン名刺交換機能を用いれば、商談相手が名刺交換システムや背景名刺などを活用していなくても、スマホで写真を撮ってもらうだけで相手の名刺を受け取ることが可能です。
また名寄せ機能に加えて、基幹システムなどとの連携機能も搭載しておりますので、顧客情報の重複なども防止することができ、効率的な管理を行っていただくことができるでしょう。
勿論ホットプロファイルをご利用いただくにあたっての費用はかかってきますが、名刺交換機能に加え、顧客管理や営業支援に至るまでトータルにサポートさせていただくため、必ず費用以上の成果に繋げていただけるものと確信しております。
Web会議での名刺交換に加えて、営業活動の効率化や成果向上にまで貢献できるシステムにご興味がありましたら、一度お気軽にお問い合わせください。
