名刺管理ツールで営業利益を最大化する仕組みとは?

INDEX

    名刺をただ管理するだけでは終わらない、
    利益を生む名刺管理術とは?

    名刺管理と聞くと、もらった名刺をデジタルデータ化して、ぱっと探しやすく、出先などからでも見られるようにしたり、年賀状など用の住所録を作ったりするソフトとしてのみ、イメージしがちです。個人用名刺管理ソフトはこのイメージでほぼ合っています。

    しかし、営業支援ツールSFAとセットになった本格的な法人向け名刺管理システムなら、名刺と密接に結びついている案件の管理や、営業活動の管理も、名刺管理とともに行うことができます。名刺データを顧客名簿と連携させたり、名刺データと連携した営業日報の作成をサポートしたり......営業効率を上げ、利益を生む名刺管理術が可能です。


    名刺管理の利用度を高めるのは、使い勝手の良さ

    「名刺を整理するのは月に一度」ならまだよく、半年に一度、年に一度という社員も少なくないでしょう。会社として名刺管理ツールを導入しても、果たして社員が名刺をきちんと登録してくれるのか、導入に不安を感じます。その不安を解消するために名刺管理システムを選ぶときに重視したいのが、名刺のデータ化の容易さです。名刺管理システムが有効に使われるかどうかの第一歩は、名刺のデータ化がどれだけ容易か、気軽に名刺の登録ができるかにかかっています。

    枚数が多い名刺の場合は、専用スキャナが正確ですし、手間がかかりません。気軽さなら、スマートフォンで撮影して送信するだけで名刺を登録できる名刺管理アプリがついた名刺管理システムです。人力登録システムがある名刺管理システムなら、送信データを人間が見て、OCRの認識間違い、誤字、脱字を修正して、精度の高い名刺デジタルデータに変えてくれ、社員の手間がかからずに利用でき継続しやすくなります。また、直行直帰が多いような営業担当者の場合は、名刺を登録するために会社に行くのも面倒ですし、営業先で受け取った名刺を帰りがけに即デジタル化できるようになり、名刺の鮮度が落ちない内にデジタルデータ化できるためには、スマホスタイルが最適です。

    重要なのは、名刺情報を最新に保つこと

    名刺をもらった後、その顧客が昇進したり、異動したりすれば、最初にもらった名刺のデータは古く、役立たないものになってしまいます。

    名刺管理システムの中には、名刺のデータを最新情報に更新するための機能が備えられているものがあります。ひとつは重複している名刺の自動名寄せ機能です。同じ顧客の名刺を複数社員がもらったり、異動後に新しい名刺をもらったりしたときなど、同じ顧客の複数名刺を自動で名寄せする機能があれば、常に名刺の情報が更新されます。

    また名刺管理システムの中には、登録済の名刺に関連する人事ニュースを企業が公開すると知らせてくれるものもあります。これにより、相手の部署や肩書などのデータを最新情報に更新することができます。

    こういった名刺のデータを最新のものに更新できる機能があるかどうかが、名刺管理システムを選ぶ際の大事なポイントのひとつです。

    カンタンな日報作成で営業活動を効率化

    営業日報が有用なものになるためのポイントがいくつかあります。ひとつはリアルタイムに書くこと。ところが、現実には1週間分など、まとめて作成しているケースがしばしば見られます。そうなってしまうのは、作成に手間がかかるからです。

    また内容の良しあしも問われます。適切に書かれれば、上司としても、案件の状態を把握して、適切な指示を出すことができますが、感覚的にしか書かれていないなど、要領を得ない内容では、案件の進捗状況などが把握することができません。

    営業支援ツールSFAと連動した名刺管理システムの中には、営業日報をカンタンに、しかも実際的な内容が伝わるように作成できるよう、支援するシステムがあります。たとえば客先に到着した時にはスマートフォンでチェックイン、訪問終了時にはチェックアウトという、手軽で感覚的に使いやすい機能で、顧客への訪問日時、滞在時間を登録することも可能です。訪問後の報告も選択肢を選んだり、画像を添付したりと、ワンタッチで行うことができ、入力項目は必要最小限に抑えられたシステムなら、リアルタイムに営業日報を作成することが期待できます。

    もっと知りたい! "お役立ち情報" はコチラ >>

    リアルタイムの営業活動報告で、楽々管理

    名刺管理システムと連動した営業支援ツールSFAが使いやすく、現場の営業担当者が報告をまめにしたとしても、上司の管理者がそれをリアルタイムに見ていなければ、状況の把握が遅れてしまいます。しかし、高機能なSFA&名刺管理システムなら、営業報告が行われると、デスクトップ通知やメール通知で知らせる仕組みを持つものがあります。

    また名刺管理システムの中には、地図と連携したシステムがあります。出先で時間ができたときに現在地から近い顧客をスマートフォンアプリが表示してくれるので、効率的な営業活動ができます。また、チェックイン・チェックアウトの機能を活用すれば、上司は現在、部下の誰が、どこにいるのか、地図上で把握できます。

    SFA連動型名刺管理で効率的な営業活動

    名刺管理システムと連動した、使い勝手のいい営業支援ツールSFAで、商談や案件の管理がしやすくなれば、さまざまなトラブルを未然に防いだり、効率的な営業活動が行えます。

    また、活動状況が可視化され、リアルタイムに状況を把握できるようになれば、営業バッティングなども防止することができ、損失を未然に防げます。

    また、案件ごとに状況を把握すれば、対応漏れなども防止することができます。

    全社会議などで、部門としての活動を報告するための報告書作成もサポートしてくれる、営業支援ツールSFAが連動した名刺管理システムもあります。


    まとめ

    名刺管理システムを導入しても果たして有効利用されるのか、実際に効果が上がるのか、会社の利益に貢献するのか......導入前に悩む点は多いと思います。

    確かに、名刺データの単なる住所録化だけの名刺管理システムでは、いくらシステムの利用料が安かったとしても、社員の手間も考えると、利用率も低くなりがちですし、会社の利益への貢献度も低くなります。

    しかし、社員の利用を促すような、システムの使いやすさや便利な機能がある名刺管理システムを選べば、実際の利用率はぐっと高まります。加えて、営業活動をサポートするSFA機能がある名刺管理システムなら、営業担当者が真に利益につながる活動に時間を多く割くことができ、なおかつ会社も営業活動、案件の状況を把握して最適な営業戦略をとることができ、利益を最大化することができます。

    もっと知りたい! "お役立ち情報" はコチラ >>

    お役立ち資料

    • 市場調査レポート

      【営業管理ツールの利用実態調査】約5割の営業管理職が「Excelで管理している」と回答。そのうち約8割がExcel管理に課題を認識 「複数人で利用しづらい」「最新版がどこにあるかわからない」など課題が挙がるも、「Excel」以外のツール導入が進んでいない実態が明らかに

      資料ダウンロード
    • お役立ち資料

      営巣組織を強くするノウハウ
      テレワーク対応営業マネジメントの『コツ』

      資料ダウンロード
    • 製品概要

      3分でわかるホットプロファイル

      資料ダウンロード

    ランキング

    開催イベント

    • 【新機能登場】蓄積した営業情報からアプローチ先を自動提案!

      アーカイブ配信

      常時開催

      【新機能登場】蓄積した営業情報からアプローチ先を自動提案!

      ご検討中のお客様向け

      お申込み受付中
    • ダッシュボード機能を使って業務を効率化!

      アーカイブ配信

      常時開催

      ダッシュボード機能を使って業務を効率化!

      導入済みのお客様向け

      お申込み受付中
    • 顧客深耕オプション(拠点管理機能)とホットレコメンドのご紹介

      アーカイブ配信

      常時開催

      顧客深耕オプション(拠点管理機能)とホットレコメンドのご紹介

      導入済みのお客様向け

      お申込み受付中
    • 株式会社城山 神吉様が語る、営業データの効果的な可視化・分析手法

      アーカイブ配信

      常時開催

      株式会社城山 神吉様が語る
      営業データの効果的な可視化・分析手法

      ご検討中のお客様向け

      お申込み受付中
    • 顧客情報をかんたんにkintoneへ自動連携!

      アーカイブ配信

      常時開催

      顧客情報をかんたんにkintoneへ自動連携!

      導入済みのお客様向け

      お申込み受付中
    • 【展示会活用】イベントの集客から開催後のフォローまで

      アーカイブ配信

      常時開催

      【展示会活用】イベントの集客から開催後のフォローまで

      ご検討中のお客様向け

      お申込み受付中
    • 【新機能登場】SFAで実現化する営業活動のDX化

      アーカイブ配信

      常時開催

      【新機能登場】SFAで実現化する営業活動のDX化

      ご検討中のお客様向け

      お申込み受付中
    • 「流通・金融・製造 業界向け」 営業DX 事例セミナー

      アーカイブ配信

      常時開催

      「流通・金融・製造 業界向け」
      営業DX 事例セミナー

      ご検討中のお客様向け

      お申込み受付中
    • Webセミナー

      アーカイブ配信

      常時開催

      製造業向け!「顧客軸データ可視化」で生みだす
      成果が上がるセールスDXの解

      ご検討中のお客様向け

      お申込み受付中
    • <管理者様向け>1から学べる名刺管理~基本編~

      アーカイブ配信

      常時開催

      <管理者様向け>1から学べる名刺管理~基本編~

      導入済みのお客様向け

      お申込み受付中
    • <ユーザー様向け>1から学べる名刺管理~基本編~

      アーカイブ配信

      常時開催

      <ユーザー様向け>1から学べる名刺管理~基本編~

      導入済みのお客様向け

      お申込み受付中
    • Webセミナー

      アーカイブ配信

      常時開催

      はじめてのMA運用編

      導入済みのお客様向け

      お申込み受付中

    ハンモックのプロダクト

    • AssetsView Cloud
      IT統合管理ソフトウェア(クラウド)
      VPN不要で、働き方に問わず
      様々な環境下にある端末を一元管理
    • ホットプロファイル
      名刺管理、営業支援ツール
      名刺管理とマーケティング機能が一体化した
      SFA・営業支援ツールの決定版
    • WOZE
      クラウド型データエントリーサービス
      業界最安値で正確かつ迅速に、あらゆる書類をデータ化
    • AssetsView
      IT統合管理ソフトウェア(オンプレミス)
      PCの資産管理や情報漏洩対策を強化する、
      機能が選べるIT統合管理ソフトウェア
    • ホットアプローチ
      フォーム営業ツール
      法人の新規開拓営業に必要な営業先リストと
      自動営業方法をセットにした営業支援サービス
    • AnyForm OCR
      書式を問わないOCRソフト
      これまで実現できなかった、帳票レイアウトが
      非定型な活字帳票に対応できるOCRソフト

    資料一覧はこちら