営業支援ツール(SFA)の失敗しない選び方とは?導入・運用課題の対策も解説

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    営業支援ツール(SFA)の失敗しない選び方とは?導入・運用課題の対策も解説

    営業支援ツールを導入してみたい、または導入したけれど上手く運用できないとお悩みではありませんか。

    今回は営業支援ツールに関する基礎知識や失敗しない選び方、営業支援ツールの運用が上手くいかない時の対策についてご説明します。


    営業支援ツール(SFA)とは

    営業支援ツールはSFA(Sales Force Automation)と呼ばれるのが一般的であり、企業や組織における営業活動を支援するツールやソフトウェア、仕組みを意味します。顧客管理に関連するため、CRM(Customer Relationship Management)に分類されたり、属するものとして扱われるツールもあります。

    例えば、当社が提供する「ホットプロファイル」であれば、名刺管理ツールとして営業支援や顧客管理が可能であり、名刺情報を最大限活用できるという強みを持っています。獲得したリード=名刺情報をMA(マーケティングオートメーション)を駆使して育成し、高確率で商談化を実現できるようになります。

    営業支援と顧客管理は表裏一体で、獲得したリード、顧客や見込み客の情報をいかに活かすかに加えて、情報をデータ化して一元管理することで、部内、社内間での情報共有もスムーズに行え、組織的な営業活動が可能になるという利点があります。

    営業支援ツールの選び方

    次に、営業支援ツールの選び方として5つのチェックポイントをご紹介します。

    1.営業活動の課題や問題点の洗い出しを行う

    まずは企業や組織における営業活動の課題や問題点を洗い出してみましょう。それにより、これまで通り人力でまかなえる部分と、自動化することで大幅に効率化できる部分とに色分けします。

    また、その際の考え方として、たとえばリードの獲得が不十分である場合、他を自動化してそこにヒューマンリソースを傾注するという方法も考えられますし、十分なリードがありながらそれを活用しきれていない場合は、MAを導入してリードを最大限活用できるようにするといった方法も考えられます。

    自社のPDCAを確認し、どこを補いどこを伸ばしたいかを確認できたら、複数のツールを精査・比較検討のフェーズに移りましょう。できればこの段階から、ツールを運用する業者に直接問い合わせをして詳細な説明を受けることをおすすめします。ツールを使って何ができるかを最初に正確に把握しておくことで、ツールを使って「何をしたいか」、社内のコンセンサスを素早く明確に確立することができます。

    2.どの機能に特化しているかを確認する

    課題や問題点の洗い出しが済んだら、次はそれらを解決できる営業支援ツールを探します。上述しましたが、その際は3~5つほど異なるツールを候補に挙げて比較検討するようにしましょう。

    営業支援「ツール」ということで、最も重要なのは、当然ながらそのツールが持つ「機能」ということになります。優れた機能と使い勝手のよさによって、手間を省き成果を上げるというツール本来の働きを最大化させることができます。

    世にたくさんのツールがありますが、多くの機能がパッケージ化されたツールの機能は、正直どれもそれほど変わりはありません。あれもこれもできるけれども、悪く言えばこれといって特徴がないという側面もあります。

    自社で導入する営業支援ツールを選ぶ際にオススメしたいのは、前記した洗い出しの中で浮かび上がったはずの「これだけは絶対に譲れない機能」を基準に選ぶことです。たとえばホットプロファイルは名刺管理に特化しており、そこからさらに必要な機能だけを追加していくことも可能です。

    あれもこれもと欲張った挙げ句、結局どれも使いこなせず終わるのではなく、本当に使いたい機能を中心にツールを組み立てることで、使い勝手と機能性の両面を両立させることができるでしょう。

    3.導入時や運用時のサポートの有無

    営業支援ツールは導入や運用に失敗すると、単なるコスト増で終わってしまう可能性もあります。導入に関わった社内のリソースも無駄になってしまいます。

    前章でも触れましたが、営業支援ツールの導入や運用を成功させるためにも、早い段階、検討段階から運営会社のサポートを入れるようにしましょう。導入に際してのサポートの手厚さを確認できれば、運用開始後も成果を最大化させるための様々な支援を期待できるでしょう。機能を追加したい、バージョンを上げたい、といった個別の相談にも迅速に対応してもらえます。

    多機能が売りのツールの場合、結局すべての機能は使いこなせず、使わなかった機能の分だけロスが発生します。必要な機能だけを選んで使える、それを実現するためには、運営会社の営業力がモノサシになるということです。

    4.導入実績や導入事例を確認する

    営業支援ツールの導入実績や導入事例を確認することで、実際にどのような企業や組織がそのツールを利用しているのかを把握できます。同じような業界・業種が利用しているのであれば、自社との相性が良い可能性も高まります。

    また、導入実績や導入事例があるということは、営業支援ツールを利用する顧客とツールを提供する側の信頼関係があることを示しています。営業支援ツールの提供元や運営先が信頼できる企業なのか判断する指標にもなるということも覚えておきましょう。

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    5.現実問題として従業員が使いこなせそうかどうか

    導入を検討する営業支援ツールが本当に従業員が使いこなせるかどうかも考える必要があります。例えば、営業支援ツールの謳い文句に釣られてしまい、管理する側、経営者側だけの判断で導入してしまうと、具体的な成果やメリットが見えてこない可能性が高まります。

    トップダウン形式で「このツールを使いなさい」という形ではなく、実際に利用する従業員や現場の声を聞くことが大切です。可能であれば無料期間や無料トライアルを利用して、実際の使い心地を体感、体験できるようにすることをおすすめします。

    営業支援ツールの運用が上手くいかない時の対策

    最後に営業支援ツールの運用が上手くいかない時の対策をいくつかご紹介します。

    研修やマニュアルで情報を共有する

    既に営業支援ツールを導入し、運用段階に入っているのであれば、改めて研修やマニュアルによって使い方の情報の共有を行いましょう。もし、導入した営業支援ツールを使いこなしている従業員がいるのであれば、積極的に意見を取り入れるのもおすすめです。

    基本的にほとんどの営業支援ツールは用途と目的、相性が一致していれば導入時に求めていた成果やメリットを享受できます。また、単純に使い方がわからない、意識的な部分で面倒に感じてしまう人も少なくないので、きちんと理解してもらった上で企業や組織全体で有効活用できるような体制を構築しましょう。

    思い切って使うのをやめることも視野に

    導入や運用段階に入ってしまうと、導入コストやランニングコストへの投資を回収しようと、闇雲に使いつづけてしまうことがあります。しかし、具体的な効果や成果が得られないのにコストだけが膨らみ続けるというのは、手間やコストを省き効果を上げるというツール本来の役割から乖離があると言わざるを得ません。

    売上や利益を圧迫してしまわないようにするためにも、思い切って営業支援ツールの使用を中止することも常に視野に入れておきましょう。その際、何が問題だったのか、なぜ導入や運用が上手くいかなかったのかを分析し、原因を突きとめておくことで、今後に活かすことができます。ただで転ぶのではなく、学びに変えるということも時には必要だと覚えておきましょう。

    別の営業支援ツールに乗り換える

    思っていたのと違う、コストばかりが増えると感じたのであれば、別の営業支援ツールの導入を検討することもおすすめします。他社が営業支援ツールによって効率的に業績を上げている時に、自社がそれを使わないということは、それだけで競争力の低下につながりかねないからです。

    もし、どの営業支援ツールを使おうかと検討中、または別の営業支援ツールに乗り換えようとお考えであれば、当社の提供する「ホットプロファイル」の利用をご検討ください。

    業界や業種問わず1,500社以上の導入実績がある営業支援機能を持つ名刺管理ツールです。顧客情報を効率的かつ利益の最大化となるように活用することを可能とします。少しでも気になった場合はいつでもお気軽にお問い合わせ、ご相談ください。


    まとめ:営業支援ツールを使う従業員の気持ちを大切に

    今回は営業支援ツールに関する基礎知識や営業支援ツールの選び方、営業支援ツールの運用が上手くいかない時の対策をご紹介しました。

    営業支援ツールは便利で業務の効率化だけでなく、顧客管理による営業展開にも影響するため、売上や利益に対し直接的にポジティブな影響を与えるツールです。しかし、使いこなせなければ単なるコスト増となるだけでなく、不要な事務作業の負担増となり、業務全体にネガティブな影響となることも考えられます。

    営業支援ツールはトップダウンで強引に導入するより、現場で実際に利用する従業員や営業担当の反応を確かめ、声を聴きながら導入することをおすすめします。

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