業務の自動化を進めるべきなのはわかっているが、どこから手を付けるべきかわからず、検討の前の段階で進まないことがあります。

実際に「業務の自動化」という言葉のみが一人歩きをしてしまい、業界や業種ごとに正解が異なることから「うちの業界・業種では無理だろう」という形で頓挫してしまうこともあるでしょう。

今回は業務の自動化をどこから始めるか悩む原因と業務の自動化を始める時に最低限押さえておくべきポイントについてお話します。

業務の自動化をどこから始めるべきか悩む原因

はじめに業務の自動化をどこから始めるべきか悩む原因をご紹介します。

業界や業種的にIT技術に疎い、またはあまり必要としていない

業界や業種によってはIT技術に疎かったり、そもそもあまり必要としていなかったりする場合、どこから業務の自動化をすれば良いか悩みがちです。実際にはIT技術を受け入れることで業務の自動化ができる業界や業種は多いです。例えば、IT技術をあまり必要としない場合においても、納品書や明細書、請求書などの帳票は必ず存在します。もし、それらの処理を人力かつ目視で行っているのであれば、OCRなどで読み込んで電子化することで業務の自動化が可能です。その他にもFAXによる受注業務、または電話のみの問い合わせや注文なども、ペーパーレス化やオンライン化による自動化が可能です。

業務の自動化ができないという思い込みがある

前項と同じく、業務の自動化ができないという思い込みがあるのも、どこから始めるべきか悩む原因です。そもそも、業務の自動化と聞くとロボットアームやロボットを用いて、車を組み立てたり、精密機械を作ったりするようなイメージを持っている方も多く、身近な業務や作業の自動化はイメージが沸きにくいのも理由と言えます。同じく、どのようなIT技術があるのか知らない、もしくはIT技術とは無関係だから無理だろうと思い込んでしまうことで、何ができるのか、できないのかさえもリサーチしていないような状況も考えられます。

各企業や組織がDXの推進や働き方改革に取り組んでいる意味を理解していない

DXの推進や働き方改革は極端なことを言えば「企業や組織の存続に必須である取り組み」です。少子高齢化による労働力不足という課題に対し、働き方改革がある。2025年の壁という技術的な課題に対し、DXの推進があるということを知らないということでもあります。各企業や組織は課題や問題とされている未来や将来に対して、早い段階で取り組んでいるのです。その意味を理解しないまま、業務の自動化や働き方改革、DXの推進が対岸の火事かのように傍観しているのはあまりおすすめできません。

リソース不足やコストを捻出できないなど検討すら進んでいない

企業や組織によっては、リソース不足やコストを捻出できないなど、業務の自動化に取り組んだり、向き合ったりする余裕がないことも業務の自動化が進まない原因と言えます。そもそも見当の段階におらず、業務の自動化についてなんとなく知っている程度、ゆくゆくは導入したいと考えている程度の状態です。業務の自動化とは、徒歩やマラソンで移動していたのを車や電車の利用に置き換えるようなもので、非効率なものを技術によって効率化することでもあります。もちろん、アナログなやり方の方が成果が出るものも多いですが、既に自動化できる業務を人力で行い続けるのは、非効率かつ各種リソースを浪費している状態であることを理解しなくてはなりません。

利益や売上の減少、顧客離れ、質の低下などネガティブな未来を妄想している

業務の自動化は変化を伴うものだという曖昧なイメージがあります。もちろん、それは曖昧ではなく、正しいのですが、その変化を伴うという部分にネガティブな未来を妄想してしまうことで、どこから業務の自動化をすべきかわからなくさせてしまいます。業務の自動化は商品やサービスの質を低下、顧客離れ、利益や売上が減少するとは限りません。むしろ、業務の自動化によってリソースを確保し、生産性の向上につながるものです。変化を伴うことで、今までと同じ利益や売上を確保できない、顧客対応ができない、質が低下すると考えてしまうのは逆効果であると知るべきです。

業務の自動化を始める時に最低限押さえておくべきポイント

次に業務の自動化を始める時に最低限押さえておくべきポイントをご説明します。

知らない・できない・わからないを前提に考える

まずは業務の自動化を始める段階で、知らない・できない・わからないを前提に考えましょう。業務を自動化するツールやソフトウェアは業界や業種に合わせたもの、または業務や作業に合わせたものなど千差万別です。知らなくても、できないと感じても、わからないと思っていても問題ありません。

むしろ、できるかわからないらこそ、リサーチを進めて、知ることから始めましょう。わからない場合も同様であり、同業他社のDX推進の状況を調べてみたり、効率化や最適化にどのようなツールを使うのがベストなのかをチェックするのがおすすめです。

業務プロセスや作業手順の洗い出しを行う

どのような企業や組織、もしくは業界や業種であっても利益を生むための業務プロセスは存在するはずです。作業手順も同様であり、日々、どんな業務や作業をしているのか洗い出しをしましょう。その手順ごとに自動化ができるかどうか調べるのが近道だからです。同時に自動化する範囲を定めることが目的です。例えば、事務処理の自動化はどうすればいいのか、伝票処理やデータ入力を自動化できないかなど、簡単な作業からチェックしてみてください。特に同じことの繰り返し、単調な作業は自動化するツールが存在しているはずです。その中から扱いやすいものはないか、業務に組み込めるものはないかなど情報収集し、比較検討の材料を集めましょう。

情報収集で集めたツールやソフトを使ってみる

いくつかのツール・ソフトに目星が着いたら、次は実際に使ってみる段階に入りましょう。開発元や提供元によっては無料トライアル期間が設定されていたり、基本機能は無料のものもあるので積極的に利用すべきです。そうでない場合も、直接問い合わせて相談してみるのがおすすめです。本来の用途や目的と合致しているか、またはカスタマイズで対応できる可能性もあるからです。ただし、いきなり本番環境や実務でツールやソフトを使うのはおすすめできません。まずはテストすることから始めることを前提に色々試してみてください。

実務担当者へのヒアリングや実務で運用できるかチェック

テストを行った後、次は実データや似たような状況を構築して、実務担当者に実際に使ってもらいましょう。その際、実務で運用できるのか、または使い方がわかりやすいか、誰にでも扱えるかをチェックすべきです。特に新しいツールやソフトは慣れていないだけで難しく感じたり、属人化したりする可能性がありますので、一定の期間を設けて自社の環境や用途に合致しているのかも含めて入念にチェックすることが大切です。

実務や本番環境への導入、運用段階の準備

実務で利用できるツール・ソフトと判断できたら、次は実務や本番環境へ導入する段階です。運用段階に進めるためにもマニュアルや前後の担当者への周知、または必要に応じて顧客へも知らせておきましょう。何か対応が変わる部分があるのか、それとも業務を自動化する範囲以外に影響がないのかも見ておくべきです。その後は実際に実務で運用し、必要に応じて他の業務でも自動化できないか、自動化できる範囲を増やせないかを模索しましょう。少しの範囲でも業務の自動化が実現されれば、自動化の必要性が身に染みるように理解できますので、悩んだり、検討したりする段階で終わらせないようにしてください。

まとめ：業務の自動化でより良い職場環境の構築を実現しよう！

今回は業務の自動化をどこから始めるか悩む原因と業務の自動化を始める時に最低限押さえておくべきポイントについてお話しました。

経営者としても従業員としても業務の自動化を進めたくても、どうすれば良いかわからないのはごく自然なことです。だからこそ、手元の作業や業務にIT技術を組み込んでいくことをおすすめします。

当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズの製品は、業界や業種問わず必要である事務作業の効率化や最適化できる機能を備えています。例えば、OCRによって紙の帳票を電子化することで、人力と目視によるチェックのデータ入力作業の負担が軽減できます。FAXの電子化・ペーパーレス化でFAXの送受信に要した手間を削減可能です。業務の自動化の基盤の構築が可能であり、DXの推進の一助になりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事が業務の自動化にお悩みの方、もしくは業務の自動化する際のポイントを知りたかった方のお役に立てれば幸いです。