エース社員やベテランが辞める理由とは?属人化や依存の解消と業務標準化する方法

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    エース社員やベテランはノウハウ・ナレッジ・スキルがあり、企業や組織において大切な存在です。しかし、実力がある分、自由に転職できる可能性も高いため、何らかの対策を講じる必要があります。
    今回はエース社員やベテランが辞める理由として考えられること、属人化やエース社員・ベテランへの依存を解消し業務標準化する方法、そして業務標準化を進めることによるポジティブな効果についてお話します。


    エース社員やベテランが辞める理由として考えられること

    はじめにエース社員やベテランが辞める理由として考えられることについて説明します。

    蓄積したノウハウやナレッジ、スキルが給与に見合っていない

    エース社員やベテランの場合でも、年齢や勤続年数に則った給与しかもらえないことがあります。そのため、本人が自身の有能さに気付いてしまい、周囲との生産性や作業効率の格差を考えてしまうと、給与が見合っていないと感じられてしまうのです。
    結果的に「もっと自分の能力に見合った給与をもらいたい」と考えてしまい、転職されてしまうのです。現実的にも不自然なことではありませんし、納得できる給与を支払えない、もしくは支払うルールが制定されていないことが原因であると言えます。

    能力が高いことによる属人化やベテランとして依存されることが辛い

    能力が高く、処理が早い人材の場合、頼れる存在として「属人化」してしまうことがあります。結果を出せる人材を信頼し、頼ることは間違ってはいませんが、属人化してしまうだけでなく「依存」に発展してしまうのです。
    より複雑な仕事を任せたり、作業量が増えたりしてしまうことで、エース社員やベテラン社員の負担が増えていきます。前項の給与と関連することでもありますが「他の人より頑張っているのに、給与に反映されない」と感じられてしまえば、やはり転職されるリスクが高くなってしまいます。

    蓄積した不満や心身の疲弊を理解してもらえない

    給与が見合っていない、他の人より忙しい、これらの蓄積した不満は心身の疲弊を招きます。優秀であるがために「仕事を押し付けられてしまうこと」や「能力に見合った給与をもらえないこと」がストレスとなり、働きつづけたいと感じてもらえなくなるのです。
    また、環境によらず「自分の代わりがいない」というプレッシャーが生じることもあります。優秀で合理的、かつ責任感のある人なら、休みたくても休めない、自分が対応・処理した方がスムーズだと考えてしまうこともあるでしょう。周囲の期待や依存に応えられる能力を持つことが、結果的に属人化や依存を深くし、転職・離職・退職まで追い込まれてしまうのです。


    属人化やエース社員・ベテランへの依存を解消し業務標準化する方法

    次に属人化やエース社員・ベテランへの依存を解消し業務標準化する方法をご紹介します。

    エース社員やベテランの暗黙知(ノウハウ・ナレッジ)を形式知にする

    依存や属人化を解消する方法のひとつに、業務標準化があります。業務標準化するためには、エース社員やベテランの暗黙知であるノウハウやナレッジを形式知にすること、すなわちナレッジマネジメントを行うことが重要です。
    実際にエース社員やベテランには、他の従業員との差である部分に「視野や考え方の違い」があります。コツやノウハウさえわかれば誰にでもできる部分があるということです。例えば、作業手順の中において、ちょっとした工夫で効率化していたり、何らかの対応する際も常に最適化したりすることで、着実に結果を出し、かつスピーディーに処理していきます。
    逆に言えば、エース社員やベテランの効率化や最適化が依存や属人化を招いているとも言えます。だからこそ、ナレッジマネジメントを行うことで、依存や属人化を解消できるということです。

    マニュアル化および共有に注力し、業務標準化を進める

    業務標準化の次の段階として、蓄積したノウハウ・ナレッジのマニュアル化および共有に注力しましょう。簡単で誰にでもできそうな作業や業務を、エース社員やベテランから切り離すことで、負担を軽減できるためです。
    言い換えれば、エース社員やベテランは自身にしかできない作業や業務に集中できるようになり、さらに生産性が向上します。周囲の従業員もサポートしやすくなると同時に、ノウハウやナレッジを活かして効率化や最適化が進むのもメリットです。
    また、マニュアル化や共有によって業務標準化が進めば、新しい人材を雇用した際の新人教育もスムーズになり、教育や育成に関する負担の軽減も期待できます。

    従業員の立場・目線で作業負担や業務範囲の見直しを行う

    ノウハウやナレッジの蓄積、マニュアル化や共有の次の段階は、作業負担や業務範囲の見直しを進めましょう。作業配分を再構築することで、より最適化や効率化できるようになるからです。
    コツやノウハウを共有した従業員が増えれば増えるほど、時間的かつ人的なリソースを確保できます。時間的な余裕は気持ちの余裕にもつながるため、心身の疲弊や疲労の軽減にもつながるでしょう。
    もし、「そもそも、人手が足りず、業務標準化する余裕がない」という状況であれば、ITやデジタル技術、アウトソーシングによって「時間の余裕」を作り出しましょう。例えば、バックオフィス系の業務や事務系の作業であれば、OCRやFAXの電子化、または部門や部署ごとアウトソーシングすることも可能です。

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    業務標準化を進めることによるポジティブな効果

    次に業務標準化を進めることによるポジティブな効果について解説します。

    離職率の低下と定着率の向上

    業務標準化によって、お互いがお互いをサポートできる、誰かに依存しない、負担や労力が偏らないようになれば、離職率の低下と定着率の向上が期待できます。エース社員やベテランが辞めない環境自体が、他の従業員の離職を防ぎ、定着したい職場に成長するためです。
    従業員が離職しないということは、企業や組織に長く勤めてくれる人材が増えるということでもあります。ノウハウやナレッジがさらに蓄積され、洗練していくことが期待できるため、商品やサービスの質も向上も期待でき、さらなる成長を見込めるようになるでしょう。

    雇用や採用、育成や学習コストの削減

    業務標準化が進み、従業員が辞めなくなってくると、雇用や採用、育成や学習に関するコストが大幅に削減できます。誰かに何かを教わっている時間、誰かに何かを教えている時間をそっくりそのまま本業やコアな業務に割り当てられるということです。
    同時に、マニュアル化や共有によって、「わからないことは自分でマニュアルを見れば良い」という習慣ができれば、細かなことによるつまずきも減り、業務や作業の遅延も低下していきます。

    時間や気持ちに余裕がある環境、コミュニケーションや人間関係も良好に

    業務標準化が進み、簡単なことであれば誰もが対応できる、またはエース社員やベテランのノウハウ・ナレッジを活用すれば、多少難しいことでも対応できるようになれば、時間や気持ちに余裕が生まれます。
    過度な負担によるストレス、心身の疲労がなくなれば、誰もが気持ち良く仕事できる環境と言って間違いありません。気持ちに余裕が生まれれば、イライラした対応、不機嫌な態度なども減り、コミュニケーションや人間関係も良好になるでしょう。
    逆に言えば、業務標準化する余裕がなく、誰もが気持ちに余裕がない、常にイライラしており、不機嫌という環境はすぐに改善すべきと言えます。前述したようにOCRやFAXの電子化を導入、またはアウトソーシングを利用するなど、「改善するための時間を確保すること」に注力してみてください。


    まとめ:「働きつづけられる環境」と「働きつづけたい職場」の両面で職場改善しよう

    今回はエース社員やベテランが辞める理由として考えられること、属人化やエース社員・ベテランへの依存を解消し業務標準化する方法、そして業務標準化を進めることによるポジティブな効果についてお話しました。
    エース社員やベテランに限らず、将来的に企業や組織にとって大事な存在になる従業員に対しても「長く働きたい」と考えてもらえるよう職場環境の改善を行いましょう。大切なのはストレスや心身の負担をかけないこと、人間関係も含めてスムーズに仕事できる環境を整えることをおすすめします。
    当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズを導入することで、エース社員やベテランの負担を減らし、かつ周囲の人材のリソースを確保できます。お互いがお互いをフォローしやすい環境が整いますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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