現在のOCRはAIによる画像認識で精度が向上し、DXの推進や働き方改革の基盤として活躍しています。

しかし、古いOCRを利用しており、OCRに関する知識がアップデートされていない場合、OCRがDXの推進や働き方改革の基盤となる理由がわからないままですと導入に踏みきれないことがあります。

今回は、AIによる画像認識で精度が格段に向上したOCRでDXの推進＆働き方改革の基盤を作る方法と、OCRでDXの推進＆働き方改革の基盤を作る際の注意点についてお話します。

OCRでDXの推進＆働き方改革の基盤を作る方法

はじめに、OCRでDXの推進＆働き方改革の基盤を作る方法について簡単に説明します。

AI(画像認識)や機械学習を採用しているOCRを導入する

AIや機械学習を採用しているOCRは画像認識の精度が格段に向上しており、文字の認識率が非常に高くなっています。また、目視によるチェックや修正の手間も大幅に削減されており、使えば使うほど精度が向上します。そのため、DXの推進が必要であるなら、まずはAIや機械学習を採用しているOCRを導入することから始めましょう。もし、古いOCRを使っており、精度に悩まれているのであれば、新しいOCRのソフトやツールに乗り換えるのがおすすめです。

社内や組織内、外部から受け取る紙の帳票を把握する

次に社内や組織内で業務を回すための帳票、もしくは外部の取引先や顧客から受け取る帳票を洗い出して把握しましょう。膨大な種類があるように思えますが、把握できないほどの種類ではないはずです。その際、総務や経理などの事務系・バックオフィス系の部門や部署だけでなく、なるべく業務プロセス全体における帳票を把握すべきです。なぜなら、一部はOCRに対応、一部はOCRに非対応という不公平や不均衡を防ぐためであり、全社的にOCRで効率化や最適化をするためでもあります。

OCRで電子化する帳票を選定する（可能な限りすべて）

次にOCRで電子化する帳票を選定しましょう。可能な限りすべての帳票をOCRで電子化した方が、電子化およびペーパーレス化によって、各種情報を電子データで蓄積できるようになり、データの一元管理が可能になります。同時に、ビックデータの構築につながることから、電子化する項目を決めるタイミングでは要・不要を見極めつつ、網羅的に紙の帳票の情報を電子化する方向で考えると良いでしょう。

OCRによる帳票データの電子化に合わせた作業手順を模索する

今まで紙の帳票ベースで行ってきた作業手順を帳票データの電子化に合わせて再調整、見直しが必要になります。単純にデータ入力の作業が削減されることから、一日の仕事の流れも変化するからです。また、今まで作業的に専任や属人化しがちだった作業は、このタイミングでマニュアル化や共有化、もしくは研修や教育精度で誰にでもできるようにしておくと、働き方改革に必要な「従業員同士がお互いにフォローできる体制」を整えられるようになります。

同時にさらに効率化や最適化するためにも、自動化を視野に入れた作業手順の見直しを意識しましょう。単調かつ同じことを繰り返す作業、一定の作業量が毎月、または毎週、毎日発生するものなど、直接的に利益や売上に関係するものの生産的ではない作業を把握しておくことで、自動化できる作業や業務を増やすことができます。

電子化に合わせた作業手順を元に業務プロセスを再構築する

業務プロセスを再構築する段階では、テレワークを視野に入れたデータの閲覧、修正、持ち出しなどの権限をしっかりと定めておくことが大切です。また、完全テレワークで対応可能な業務と社内や組織内で対応すべき業務を明確に切り分けておくとテレワークに移行しやすくなります。テレワークそのものがDXの推進であること、業務を切り分けて短時間やテレワークで柔軟に働けるようにすることが働き方改革につながります。

実際にOCRで帳票を読み込む作業は原紙となる帳票が必須なことから、テレワークに移行しにくい可能性もあります。しかし、OCRで帳票を読み込む作業のみをテレワークに切り分け、必要に応じて帳票の輸送や返送をする形で処理することも可能であり、考え方や視点を変えると対応できるようになることも多いので、固定観念やアナログなやり方にこだわりすぎないことも大切です。

AI画像認識を搭載したOCRでDXの推進＆働き方改革の基盤を作る際の注意点

続いて、AI画像認識を搭載したOCRでDXの推進＆働き方改革の基盤を作る際の注意点をご紹介します。

極端な形での電子化・ペーパーレス化を進めない

DXの推進や働き方改革の基盤やじっくりと足元を固めるイメージを持ちましょう。いきなり、すべての帳票を電子化！ペーパレス100％！といったようなやり方はおすすめできません。何よりもOCRの使い方やOCRに合わせた作業体制や業務プロセスが定着しにくくなり、逆に作業が遅延し、業務プロセス全体が遅くなる可能性が高まります。まずは一部の部署や部門から始めて、実務レベルでの作業手順を模索、効率化や最適化の効果が見込めたら、少しずつ広げるのがおすすめです。同時にOCRの操作についても属人化しないよう、誰にでも扱えるようにしておくと、従業員誰もが電子化やペーパーレス化に関与できるようになります。

効率化や最適化のしわ寄せを受ける担当や部門・部署を作らない

DXの推進や働き方改革では、なるべく従業員全員が効率化や最適化されるよう設計すべきです。例えば、特定の人がOCRの恩恵を受けられない、もしくは利用できない、またはOCRのために一人で出社しなければならないなど、不公平が起きないようにすることが大切です。実際にDXの推進において、一部の部門や部署のみが効率化・最適化されただけではDXの成功とは言えません。同様に働き方改革においても、誰かの作業負担が減る代わりに他の誰かの負担が増える、もしくは誰かの残業が減り、他の誰かの残業が増えるというのは不満を生むので要注意と言えます。

実務担当者及び現場の声・意見を無視しない

社内や組織内において新しいことを始める時、トップダウンで実務担当者及び現場の声・意見を無視して進めてしまうことがありますが、そういった強引な方法はおすすめできません。なぜなら、業務の実態は実務担当者や現場の人間が一番近くで一番理解しているからです。言い換えれば、実務担当者や現場の声・意見を尊重することで、より良い作業手順や業務体制の構築が可能となります。同様にDXの推進も働き方改革も誰が主体かと言えば従業員です。従業員の理解と協力なくしてはDXの推進と働き方改革が成功しないということを覚えておきましょう。

紙に依存する作業や業務の改善をためらわない

DXの推進や働き方改革を阻むのは、紙に依存する作業や業務に固執してしまったり、アナログな固定概念から卒業できなかったりするのが要因にあります。そのため、紙でなければならないと思い込まず、可能な限りの紙の帳票の電子化やペーパーレス化を行いましょう。例えば、顧客から送られてくるFAX、返信するFAXについても電子化することができます。その他にもフォーマットの異なる帳票でも、項目を自動で分類しながら電子化し、データの蓄積が可能です。「今までできなかったから、今も無理だろう」と思わないようにすることが大切であり、AIや機械学習による画像認識が向上したOCRがどれだけのことができるのか、または電子化やペーパーレス化に関連する他のIT技術で解決できるのではないかと、新しい技術を受け入れる姿勢と体制を持つことが大切です。

一番注意すべきは、OCRの導入で満足しないこと

DXの推進や働き方改革にありがちなのが、OCRなどの技術を導入しただけで満足してしまうことです。実務担当者や現場レベルでの実用が進まず、かえって非効率になったり、手間を増やしたりしてしまうことは無駄でしかありません。最新のOCR技術を導入し、コストを支払っただけではDXの推進や働き方改革は進まないということ、そして具体的な指標や評価できる仕組みを整えて、KGIやKPIを設定し、着実かつ継続的に改善できる体制を整えることをおすすめします。

まとめ：OCRによる業務効率化や最適化がDXの推進や働き方改革につながる

今回はAIによる画像認識で精度が向上したOCRでDXの推進＆働き方改革の基盤を作る方法と、OCRでDXの推進＆働き方改革の基盤を作る際の注意点についてお話しました。

画像認識精度の向上したOCR技術を導入することで、今までのOCRよりも効率的かつ正確に帳票の電子化が行えるようになります。精度の低いOCRですと、修正するよりも手入力の方が早かったり、目視によるチェックが余計に時間がかかったりすることもありましたが、今はそのようなことはありません。新しいOCRの精度や性能を理解し、古い考え方をアップデートしながら、DXの推進と働き方改革の基盤を構築してみてください。

当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、AIによる文字認識精度も高く、実務や現場レベルでのOCR運用が可能な他、FAXの電子化も実現可能です。DXの推進と働き方改革のしっかりとした基盤の構築が可能であり、新しい技術を受け入れながら、さらなる効率化や最適化につながりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。