【定型業務とは】自動化による効率化や非定型業務との違いも解説
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定型業務とは
はじめに定型業務とは何かについて確認していきましょう。定型業務とは
定型業務とは業務フローや流れが明確化されている業務全般のことを指します。 定型業務は毎日・毎週・毎月ある程度決まったタイミングで発生し、定常的に対応する必要があります。 決まったフローに則って対応すれば誰でも対応できるという性質を持つことから、外部委託することも可能と言えます。定型業務の事例
定型業務は企業によって様々な種類がありますが、大体において以下のような業務を指すことが多いでしょう。 【定型業務の具体事例】 ・請求書や注文書などの作成・受領対応 ・経費精算 ・給与計算・振込作業 ・報告書や週次レポートなどの作成 ・営業売上データの集計作業 ・書類の印刷やファイリング これらの業務は先述の通り、いつ発生するのかがはっきりしているものが大半ですが、何かしらのきっかけがあって突発的に発生する定型業務（よく起こるトラブルへの対応など）もあります。非定型業務とは
続いて、非定型業務についてもお話していきます。非定型業務とは
非定型業務とは、定型業務のように業務フローや流れを確立することが困難な業務のことで、定型業務に該当しない業務全般のことを指します。 ケースバイケースで異なる対応を求められる上、発生するタイミングも決まっていないため、臨機応変さも必要になるでしょう。 豊富な経験や知見が求められるケースも多く、外部委託には不向きと言えます。非定型業務の事例
非定型業務の具体事例としては以下のようなものが挙げられます。 【非定型業務の具体事例】 ・新規事業やサービスの企画 ・経営に関わる意思決定 ・新たなクレームや障害などへの対応 ・コンサルティング ・部下の育成・コーチング 上記の具体例を見てみると、非定型業務は全体として高い専門性やスキルが求められるものが多く、いつ発生するかも予測しにくいことが分かります。定型業務と非定型業務の違い
次にここまでお話してきた定型業務と非定型業務の基本知識を踏まえ、二つの業務の違いについて、まとめておきます。違い①：業務フローやマニュアルとして明確にできるか
一つ目の違いは「業務フローとして明確にできるかどうか」です。 定型業務は先ほど挙げた具体例を見ていただければわかる通り、業務フローとして明確にでき、マニュアル化することも比較的簡単でしょう。 対して非定型業務は同じような業務であっても、同じ状況や背景で起こることはほとんどなく、ケースバイケースで臨機応変さが求められます。 そのため業務フローやマニュアルとして明確化できないのです。違い②：発生するタイミングが決まっているか
二つ目の違いは「発生するタイミングが決まっているか」という点です。 定型業務は、請求書の作成や経費精算処理などに代表されるように、いつ発生するかある程度決まっている業務が大半です。 その点非定型業務は発生するタイミングが予測できません。 具体例でも挙げた新規事業の企画やクレームへの対応などは、いつ発生するかわからないのです。違い③：外注できるかどうか
「外注できるかどうか」という点でも、定型業務と非定型業務には違いがあります。 定型業務は業務フローや発生タイミングが明確になっているため、専門的なスキルや知見がなくとも対応することができ、外注することも難しくありません。 しかし非定型業務は専門的なスキルや経験が必要になることが大半であり、対応方法も千差万別であるため、外注することは厳しいのです。
