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【定型業務とは】自動化による効率化や非定型業務との違いも解説

【定型業務とは】自動化による効率化や非定型業務との違いも解説

2021.10.26

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定型業務と非定型業務。企業には上記二つの業務が存在しますが、あなたの会社は定型業務をどれだけ効率化(自動化)できていますか？この記事では定型業務と非定型業務の特徴や具体例、違いを踏まえつつ、定型業務を効率化させる方法やポイントについて分かりやすく解説しています。定型業務を効率化して、パフォーマンスを高めたいという方は、是非最後までお読みください。

定型業務とは

はじめに定型業務とは何かについて確認していきましょう。

定型業務とは

定型業務とは業務フローや流れが明確化されている業務全般のことを指します。定型業務は毎日・毎週・毎月ある程度決まったタイミングで発生し、定常的に対応する必要があります。決まったフローに則って対応すれば誰でも対応できるという性質を持つことから、外部委託することも可能と言えます。

定型業務の事例

定型業務は企業によって様々な種類がありますが、大体において以下のような業務を指すことが多いでしょう。【定型業務の具体事例】・請求書や注文書などの作成・受領対応・経費精算・給与計算・振込作業・報告書や週次レポートなどの作成・営業売上データの集計作業・書類の印刷やファイリングこれらの業務は先述の通り、いつ発生するのかがはっきりしているものが大半ですが、何かしらのきっかけがあって突発的に発生する定型業務（よく起こるトラブルへの対応など）もあります。

非定型業務とは

続いて、非定型業務についてもお話していきます。

非定型業務とは

非定型業務とは、定型業務のように業務フローや流れを確立することが困難な業務のことで、定型業務に該当しない業務全般のことを指します。ケースバイケースで異なる対応を求められる上、発生するタイミングも決まっていないため、臨機応変さも必要になるでしょう。豊富な経験や知見が求められるケースも多く、外部委託には不向きと言えます。

非定型業務の事例

非定型業務の具体事例としては以下のようなものが挙げられます。【非定型業務の具体事例】・新規事業やサービスの企画・経営に関わる意思決定・新たなクレームや障害などへの対応・コンサルティング・部下の育成・コーチング上記の具体例を見てみると、非定型業務は全体として高い専門性やスキルが求められるものが多く、いつ発生するかも予測しにくいことが分かります。

定型業務と非定型業務の違い

次にここまでお話してきた定型業務と非定型業務の基本知識を踏まえ、二つの業務の違いについて、まとめておきます。

違い①：業務フローやマニュアルとして明確にできるか

一つ目の違いは「業務フローとして明確にできるかどうか」です。定型業務は先ほど挙げた具体例を見ていただければわかる通り、業務フローとして明確にでき、マニュアル化することも比較的簡単でしょう。対して非定型業務は同じような業務であっても、同じ状況や背景で起こることはほとんどなく、ケースバイケースで臨機応変さが求められます。そのため業務フローやマニュアルとして明確化できないのです。

違い②：発生するタイミングが決まっているか

二つ目の違いは「発生するタイミングが決まっているか」という点です。定型業務は、請求書の作成や経費精算処理などに代表されるように、いつ発生するかある程度決まっている業務が大半です。その点非定型業務は発生するタイミングが予測できません。具体例でも挙げた新規事業の企画やクレームへの対応などは、いつ発生するかわからないのです。

違い③：外注できるかどうか

「外注できるかどうか」という点でも、定型業務と非定型業務には違いがあります。定型業務は業務フローや発生タイミングが明確になっているため、専門的なスキルや知見がなくとも対応することができ、外注することも難しくありません。しかし非定型業務は専門的なスキルや経験が必要になることが大半であり、対応方法も千差万別であるため、外注することは厳しいのです。

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定型業務を効率化させる方法

ここからは定型業務を効率化させる方法について、いくつかご紹介しましょう。

効率化させる方法①：自動化する

一つ目の方法は「自動化」です。様々なITツールやサービスなどを駆使することで、一部の定型業務は自動化することができます。例えば日常発生する様々なデータ入力業務などは、エクセルのマクロやRPAなどのツールを用いることで簡単に自動化することが可能なのです。

効率化させる方法②：ペーパーレス化する

続いてご紹介する方法は「ペーパーレス化」です。事務処理のボトルネックとも言える紙文書をデータ化し、ペーパーレス化すれば、業務効率も上がるでしょう。 OCRなどを用いれば、テキストのデータ化作業を自動化することもできるので、先のRPAなどと併せて活用すれば、非常に高い効果を得られます。

効率化させる方法③：無駄な業務を削る

「無駄な業務を削る」ことも効率化にとっては欠かせません。普段当たり前と思って取り組んでいる業務でも、ふと一歩引いて見てみれば「なくてもいい」という業務は潜んでいるものです。このような「なくてもいい無駄な業務」は、業務を見える化させることで初めて把握することができるものですので、是非業務の見える化にも取り組んでみてください。

効率化させる方法④：外注する

最後にご紹介する方法は「外注する」というものです。先述の通り、定型業務の多くは業務フローやマニュアルとして明確化されており、外注化することができます。一部の定型業務だけでも外注することで、その他の重要な業務や非定型業務の対応に集中するなど、リソースの最適活用が可能になるでしょう。

定型業務を効率化させるポイント

最後に定型業務を効率化させるポイントについて、いくつかご紹介していきます。

効率化のポイント①：現場担当者の意見や目線を取り入れる

定型業務を効率化させる上で、まず押さえておくべきポイントは「現場担当者の意見や目線を取り入れる」という点でしょう。定型業務の効率化に取り組む際に、その影響を最も受けるのは、言わずもがな現場の担当者です。現場の意見も聞かず、短慮にツールを導入したり、外注したりしてしまえば、結局本質的な業務改善に繋がらないといったケースも起こりえます。そのため現場担当者の意見を取り入れ、かつ現場担当者目線で、何をどう変えればいいのか、どの業務にツールを活用するのか、といった点をしっかりと検討する必要があるのです。

効率化のポイント②：コストと効果を踏まえて方法を選ぶ

また「コストと効果を踏まえて業務効率化の方法を選ぶ」という点も、押さえておきたいポイントです。定型業務を効率化させる方法は、先にご紹介したものを含めて多岐に渡ります。そのため「アレもコレも」と効率化させる方法を取り入れるのではなく、コストと効果を踏まえて方法を選ぶ必要があるのです。例えばコスト面を重視するのであれば、できるだけツールや外注などの選択肢を取らず、無駄な業務の削減などに取り組むという選択肢が有力になるでしょう。逆に効果を重視するのであれば、RPAやOCRなどのツールを活用したり、外注を活用したりする方がいいと言えます。業務効率化に取り組む場合は、このように「コストと効果どちらを重視するのか」を十分に検討してみてください。

まとめ

今回は定型業務と非定型業務の違いや具体例、効率化させる方法などをお話してきましたが、いかがでしたか。業務全体のパフォーマンスを向上させるには、定型業務をどれだけ効率化させるかがカギとなります。是非この記事を参考に、定型業務の効率化に取り組んでいただければ幸いです。また当社は業務効率化を支援する「DEFACT」というソリューションを展開しております。 OCRの技術を駆使し、様々なテキストデータを高精度でデータ化させることを実現し、さらにはRPAなどと連携させることで、入力作業の自動化まで支援することが可能です。そのため請求書や注文書をはじめとする紙文書の入力作業といった定型業務の工数を、大幅に削減していただくことができます。 OCRを用いた定型業務の効率化や自動化にご興味のある方は、是非一度お気軽にお問い合わせください。

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