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コラム
紙のデジタル化に悩む中小企業にありがちな誤解や勘違いとは？ DXの推進を難しくしない方法とは

紙のデジタル化に悩む中小企業にありがちな誤解や勘違いとは？ DXの推進を難しくしない方法とは

2021.10.25

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紙のデジタル化が思うように進んでいないという場合、ちょっとした誤解や勘違いに気付くことで、一気に解決する可能性があります。 DXの推進も同様であり、難しく考え過ぎないこと、苦手意識を持たないこと、何よりも技術を知り、技術を受け入れることが一番の近道です。今回は紙のデジタル化が進まないのはなぜか、紙のデジタル化に悩む中小企業にありがちな誤解や勘違い、そして紙のデジタル化やDXの推進を難しくしない方法についてお話します。

紙のデジタル化が進まないのはなぜか

はじめに紙のデジタル化が進まないのはなぜかを解説します。

紙を介した事務作業や業務の流れに不満がないため

企業や組織を支えるのは膨大な事務作業です。現在でこそIT化によって大量に事務員・事務職を抱える必要はなくなりましたが、事務作業そのものがなくなることはありません。紙を介した事務作業や業務の流れが当たり前に続けられている企業や組織がまだまだたくさん存在します。視点を変えてみれば、そうした企業にあっては、紙を介した事務作業や業務の流れに不満がなく、業務が曲がりなりにも進んでいるということでもあります。

今までのやり方を変えるほどの効果を知らない、感じられないため

今までのやり方で業務が滞りなく進んでいるのであれば、よほどの効果がなければそれを変える必要を感じないというのもデジタル化が進まない原因と言えます。また、人力でデータの転記や入力を行っている場合、結局は人手・頭数さえ揃えることができれば、デジタル化をする必要がないという見方もできます。また、実際に紙のデジタル化を体験していない状態でもあり、効率化や最適化にどれだけ役立つかを知らないこと、すなわち効果そのものを知らない、感じられないのも原因と言えるでしょう。

アナログかつ非効率なやり方を変化させるためのコストが捻出できない

紙のデジタル化のためのコストを捻出できない、というのも原因のひとつと言えます。実際、アナログかつ非効率なやり方から変化するためには、時間・費用・学習などさまざまなコストが必要になります。単純に面倒だという気持ちが沸いても不思議ではありませんし、わざわざ変える必要がないという前提があれば、アナログのままの環境が持続・継続されてしまうのです。

紙のデジタル化に悩む中小企業にありがちな誤解や勘違い

次に、紙のデジタル化に悩む中小企業にありがちな誤解や勘違いについて説明します。

データ化、電子化、デジタル化、ペーパーレス化は「難しい」

紙のデジタル化をしたいが進まない場合、各種技術が難しいという思い込みをしている可能性があります。業界や業種によっては、IT技術に不慣れな場合もありますし、苦手意識を持っていることも否めません。また、そもそもの技術的な基盤や物理的なデバイスなど、IT技術を受け入れるための環境が整っていない可能性もあります。準備が必要な難しい方法を導入するくらいなら、多少面倒でも紙のままで良いと、諦めてしまうこともあるかもしれません。

DXの推進や働き方改革は大手や有名企業だけがやるものだ

中小企業の場合、DXの推進や働き方改革は大手や有名企業がやるもの、うちは小さいから関係ないという誤解や思い違いをしてしまうこともあります。実際には、紙のデジタル化は企業や組織の規模とは関係ありません。なぜなら、DXの推進の基盤にはペーパーレス化やデジタル化、オンライン化が存在しており、将来的には顧客やユーザー側がペーパーレス化やオンライン化に慣れて当たり前になる可能性があるためです。実際、手書きで何かを注文したり、購入したりすることは大幅に減ってきたのではないでしょうか。何でもパソコン・スマートフォン・タブレットで簡単に注文も購入もできますし、大抵のことはオンラインで申し込みや登録することができます。中小企業だからといって、紙のデジタル化から目を背けてしまうと、デジタルの波に乗り遅れて、維持や存続が難しくなることも留意しておくべきと言えます。

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紙のデジタル化やDXの推進を難しくしない方法

次に、紙のデジタル化やDXの推進を難しくしない方法をご紹介します。

DXの推進に強いベンダーとのつながりを持つ

社内や組織内で紙のデジタル化に悩む場合、そのまま進まない可能性が高いので、まずはDXの推進に強いベンダーとのつながりを持ちましょう。どのような企業が利用しているシステムなのか、実績などを確認した上でいくつか候補についての調査や情報収集を行うべきです。前提としては紙のデジタル化は社内や組織内だけでは進められないこと、何らかの物理的なデバイス、もしくはシステムやサービスを利用しなければならないということを理解しておくことが大切です。言い換えれば、悩んで終わりにするのではなく、具体的にどのような技術があるのか調べた上で、専門家を頼るのがおすすめということでもあります。

丁寧でしっかりとしたサポートのあるシステムの提供元を選ぶ

紙のデジタル化に関する技術・システム・サービスは数多く存在しています。どれも便利そうで簡単そうに見えますが、大切なのは丁寧でしっかりとしたサポートを受けられるかどうかです。なぜなら、肝心なのは導入後の運用だからです。正しい理解の上に成り立つ導入でなければ、せっかくの道具も使いこなせず、運用が立ち行かなくなる可能性があります。結局、紙に逆戻りするだけの可能性もありますので、導入から運用までしっかりとサポートが受けられるシステムとその提供元を選ぶことをおすすめします。

予備知識がない状態でも問題ないことを知っておくべき

DXの推進に共通する部分でもありますが、昨今のシステムやサービスは「誰にでも扱えるようにすること」が求められている時代でもあります。その手のことに詳しくない人でも容易に扱えるということです。そのため、予備知識がない、またはITに疎い・苦手という状態でも問題なく導入・運用できるようになっています。難しそうだからという思い込み自体が不要ですし、もっと言えば、ITの基盤やIT人材およびリソースがない状態からでも紙のデジタル化ができたケースは数多く存在していますので、安心して紙のデジタル化に取り組んで大丈夫ということです。紙のデジタル化は難しいものではありませんし、これから先、当たり前の技術となることを考えると、なるべく早く社内や組織内に普及・浸透させようという前向きな気持ちを持つことを忘れないようにしてください。

まとめ：DXの推進も紙のデジタル化も「難しい技術ではない」と理解することからはじめるべき

今回は紙のデジタル化が進まないのはなぜか。紙のデジタル化に悩む中小企業にありがちな誤解や勘違い、そして紙のデジタル化やDXの推進を難しくしない方法についてお話しました。紙のデジタル化やDXの推進は「よくわからないという理由による拒絶」という心理的な障壁さえクリアすれば、すぐに解決できる課題であり問題です。大切なのは難しいから無理、またはわからないからやらないという思考の停止から脱却することです。その上で各種ベンダーに頼り、相談し、信頼におけるベンダーとつながることをおすすめします。当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、紙のデジタル化・ペーパーレス化・電子化・データ化の悩みが解決され、DXの推進も簡単に進められるようになります。導入前、導入時、導入後の運用についても親身なアドバイスが可能です。ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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