FAX注文書の受領を効率化・自動化させる方法を簡単に解説

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    「FAXによる注文書の運用を無くせないものの、どうにかして業務効率を高めたい...」 注文書の処理に携わる方の中には、上記のような課題を抱えておられる方もいらっしゃるのではないでしょうか。 そこでこの記事ではFAX注文書の受領の問題を踏まえた上で、効率化させる方法や効率化を支援するサービスについて紹介していきます。 FAX注文書の受領を少しでも効率化・自動化したいという方は、是非最後までお読みください。

    FAX注文書の受領の効率化を妨げる問題

    はじめにFAX注文書の受領の効率化を妨げている諸問題について押さえておきましょう。

    問題①:FAX機までの移動

    FAX注文書の受領において真っ先に挙げられる問題と言えば、「FAX機までの移動に係る工数」です。 FAXによる注文書を受領する場合、FAX機を設置している場所まで移動しなければなりません。 その他の業務も抱えている中で、注文書を受領するたびにFAX機まで移動するのはかなりの手間ですし、何よりも時間とリソースの無駄と言えます。

    問題②:受領後の仕分け作業の手間

    また受領後の仕分け作業の手間も効率化を妨げる問題でしょう。 注文書を受領した後、それらをまとめて仕分け作業を行った上で、各担当者に繋ぐ必要があります。 これらの作業はとても手間がかかる上、どうしても振り分ける担当者を間違えることに起因したトラブルなどが発生するリスクが残ってしまうのです。

    問題③:受領確認や納期回答の連絡の手間

    三つ目の問題は受領確認や納期回答などの問い合わせ対応です。 これらの問い合わせ対応は単体で見ればそこまで工数も時間もかかりませんが、件数が重なれば、それだけ手間が増えます。 対応漏れや間違った回答をしてしまうといったリスクも発生するので、注意が必要と言えるでしょう。

    問題④:注文書の参照に時間がかかる

    顧客から注文書に関する問い合わせを受けたとき、ファイルを探しに行くといったように、該当の注文書を参照するための手間や時間がかかってくることも、効率化を妨げる要因の一つと言えるでしょう。 また誰かがその注文書を使用している場合、参照することができません。 そのため顧客に対しての対応も時間がかかる上、作業効率も下がってしまいます。

    問題⑤:注文書を処理するメンバーのスキルのバラつき

    注文書を処理する各メンバーのスキルのバラつきがあるという点も、問題として挙げられます。 ベテランのメンバーであれば、注文書の内容をシステム入力するのにそこまで時間はかかりませんが、新人メンバーはシステム入力するのにもある程度の時間がかかってしまいます。 結果、全体としての注文書の処理効率が下がってしまうというわけです。

    注文書の受領を効率化させる方法

    ここからは本記事のテーマである注文書の受領を効率化させる方法について、お話していきたいと思います。

    効率化させる方法①:注文書受領に関する業務フローを見直す

    まず一つ目の方法として挙げられるのは、注文書受領に関する業務フローを見直すことです。 注文書を受領してから、まとめて仕分け、担当者に振り分ける。 担当者がシステムへ注文内容を入力した上で、納期回答を実施する。 これらの一連の流れにおける業務を一つ一つ見える化した上で、不要な作業や余分にリソースを割いてしまっている作業はないか確認しましょう。 その上で業務フローを改善し、改めて現場で検証していく、というサイクルを繰り返すことで、ある程度の効率化を図ることができるでしょう。

    効率化させる方法②:マニュアルを整備する

    業務フローの見直しと併せて、マニュアルを整備するというのも一つでしょう。 仕分け時のチェック箇所やルール、注文内容をシステムに入力する際の手順などを分かりやすくマニュアル化することで、効率化を図っていきます。 マニュアル作成のための工数は掛かりますが、一度マニュアルさえできてしまえば、新人メンバーでもある程度一人で対応することができるでしょう。 業務フローの見直しと改善に取り組まれるのであれば、是非マニュアル作成も併せて取り組んでみてください。

    効率化させる方法③:OCRなどを活用して注文書をデータ化する

    続いてご紹介する方法はOCRなどを活用して電子化するという方法です。 OCRとはOptical Character Recognitionの略称で、光学的文字認識機能のことを指します。 昨今のOCRは読み取り精度もかなり高く、様々なフォーマットの認識も可能となっていますので、顧客フォーマットの注文書のデータ化にも活用可能です。 OCRを用いてFAX受信した注文書をデータ化すれば、入力作業を効率化するだけでなく、参照や検索性も向上し、管理工数も大幅に削減できるでしょう。

    効率化させる方法④:RPAを活用する

    RPAを活用することも、注文書の受領に関する作業を効率化させる上で有効な方法となります。 RPAとはRobotic Process Automationの略称で、入力作業などといったあらかじめ手順やフローが明確化されている定型業務全般を、ロボットによって自動化させるツールのことです。 RPAを導入することで、注文データを自動でシステムに入力されるように設定することもできます。 ただしRPAを活用するには、FAX注文書をあらかじめデータ化しておく必要があるので、注意しましょう。

    効率化させる方法⑤:注文書受領を支援するサービスを活用する

    最後にご紹介する方法は、FAXによる注文書受領を支援するサービスを活用することです。 受発注作業を全てシステム内で完結できるサービスも数多くあるとはいえ、まだまだFAXによる注文書の運用をメインとしている企業もあります。 そういった企業に向けて提供されているサービスを利用するわけですね。 具体的なサービスの情報については次項でお話しますが、PCから直接FAX機にデータを送れるものや、そもそもFAX機を必要としないものまであるので、これらのサービスを利用することで自社の希望に合わせた効率化を図ることができるでしょう。 各種サービスを利用するにあたって利用料は掛かってきますが、FAX注文書の作業コスト削減効果を踏まえると、検討してみる価値はあると言えます。 plotter-g262cbc089_1280.jpg

    注文書の受領を支援するサービス

    それでは最後に、先ほどご紹介したFAXによる注文書受領を支援するサービスにはどのようなものがあるのか、具体的なサービスについてご紹介していきます。

    サービス①:PC-FAX

    はじめにご紹介するサービスは「PC-FAX」です。 PC-FAXとは設置しているFAX機と業務用のパソコンを、電話回線を通じて接続し、パソコン上にあるデータをFAX発信や受領ができるサービスです。 PC-FAXサービスの中には、受領したFAXをメールで添付して送信する機能を持つものもあり、それらのサービスを活用すればFAXまでの移動コストを削減できるでしょう。 ただしPC-FAX対応の機種でなければ導入できないので注意が必要です。

    サービス②:FAXシステム

    次にご紹介するサービスは「FAXシステム」です。 FAXシステムとは、パソコン内でFAXデータを送受信できるサービスのことを指します。 FAXシステムはFAXを紙ではなく、イメージファイルとして管理できるので、FAX機が必要ありません。 また自動仕分け機能や受領確認の連絡を自動化する機能を有するシステムであれば、受領後の作業効率を高めることができます。 PC-FAXと異なり、完全なペーパーレス化を実現できるため、用紙やトナーにかかる費用も削減できるという点も見逃せません。 その上注文書のステータスなども管理できるため、回答漏れや入力漏れなどのミスも事前に防ぐことができ、FAX注文書の受領作業を効率化する上で非常に役立つツールと言えるでしょう。

    まとめ

    今回はFAX注文書の受領をテーマに、効率化を妨げる問題や効率化させる方法、役立つサービスなどをご紹介してきましたが、いかがでしたか。 当社は注文書含めた様々な帳票類の受領作業の効率化を支援するために、「DEFACT」というソリューションを提供しております。 「DEFACT」はFAXシステムやOCRなどの製品を、お客様の課題に合わせて最適な組み合わせを実施し、課題解決を図ります。 FAX注文書のデータ化や入力作業といったプロセスを自動化・効率化する上で役立つ機能を豊富に搭載しておりますので、少しでも興味のある方は是非一度お問い合わせください。
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