属人化とは何か？ 要因やデメリット 解消方法を解説
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組織や企業において、特定の個人の経験やスキルに依存しすぎることで生じる属人化は、業務の停滞、知識の非共有化、柔軟性の欠如など多くのリスクを伴います。本文では、属人化の意味とそれが引き起こす問題、解消策について詳しく掘り下げていきます。
属人化とは何かを理解する
はじめに属人化とは何かについて確認し、これを防ぐための理解を深めましょう。
属人化とは
属人化とは、会社や組織において、特定の業務や作業が特定の担当者や人材の経験やスキル、立場などに過度に依存してしまう状況と定義できます。これは、特定の担当者がいないとその業務が遂行できない、または誰もその業務について十分に理解していないという状況やトラブルを生み出します。例えば、「担当の誰それさんがいないとできない・わからない」という状態が典型的な属人化の例です。このような状況は企業や組織にとってリスクが高く、健全な状態とは言えません。
属人化により生じる問題
属人化の問題点は多岐にわたります。以下にいくつかの主要な問題を挙げます：
業務の停滞
特定の担当者が不在になると、その人が管理していた業務が停滞し、プロジェクト全体の進行が遅れる可能性があります。これは、業務の引き継ぎが不十分であったり、業務の標準化がされていない場合に特に顕著です。例えば、担当者が急に病気や休職・退職などで業務から離れると、後任者がその業務に必要な知識を得るまでに時間がかかり、業務が止まってしまうことがあります。
知識のブラックボックス化
業務に必要な知識やスキルが特定の個人に集中していると、その情報が他のメンバーに伝わらず、組織全体の知識基盤が弱体化します。この状態が続くと、新しいメンバーがその業務に迅速に適応することが難しくなり、全体のパフォーマンスが低下します。また、情報の非共有はイノベーションの阻害要因ともなり得ます。
柔軟性の欠如
特定の人に依存していると、急な業務変更や新しいプロジェクトへの対応が難しくなります。組織が特定の個人のスキルや判断に過度に依存している場合、その人のスケジュールや能力に影響されやすくなり、組織全体の迅速な対応力が低下します。これにより、競争力や市場の変化に対する適応力が著しく損なわれることになります。
人材教育の障害
他のメンバーが業務の経験を積む機会が減少すると、スキルの均一化や人材の育成が困難になります。属人化が進むと、特定の担当者のみがその業務を遂行するため、他のメンバーがその業務を習得するチャンスが限られます。結果として、組織全体のスキルセットが偏り、将来的な人材不足やスキルの陳腐化が懸念されます。
属人化を引き起こす原因
以下に、属人化を引き起こす代表的な原因を紹介します。
専門知識の偏在
特定の担当者が長期間にわたり専門知識やスキルを習得してきた結果、その人が持つノウハウが他のメンバーに共有されず、個人に集中する状況です。このため、その担当者がいないと業務が進まないという事態が発生します。特に、高度な専門知識や経験が必要な業務では、引き継ぎが難しく、属人化が進みやすくなります。
業務の複雑性
業務が高度に複雑で専門性が高い場合、新しい担当者がその業務を理解し、遂行するまでに時間がかかるため、特定の人にしか対応できない状況が生まれます。複雑な業務は標準化が難しく、属人化の原因となります。
ドキュメンテーションの不足
業務プロセスや手順が文書化されていない、または不十分な場合、知識が共有されず、特定の個人に依存することになります。業務マニュアルや手順書の整備が欠けていると、新しい担当者がその業務を理解するのに時間がかかり、引き継ぎが困難になります。
教育・研修の不足
従業員に対する適切な教育や研修が不足していると、新しいスキルや知識が組織内で広まらず、特定の個人だけがその業務を担うことになります。他のメンバーがその業務を担当する準備が整っていないため、業務が属人化します。
人員配置の偏り
組織内での人員配置が偏っている場合、特定の業務に対する担当者が限られ、特定の個人に業務が集中することになります。これは、特定の業務に対する負荷が一部の人に集中する原因となります。
文化的要因
組織文化として、特定の担当者に頼りきりになっている場合、「この仕事はあの人に任せておけば大丈夫」といった考え方が蔓延すると、属人化が進行します。この文化が根付くと、他のメンバーがその業務に関与する機会が減少します。
コミュニケーションの不足
情報共有やコミュニケーションが不足していると、個人の中に蓄積された情報が他のメンバーに伝わらず、結果的に特定の個人に業務が集中します。これにより、組織全体での情報の一貫性が失われます。
人材の流動性の低さ
人材の異動やローテーションが少ない場合、特定の個人が長期間にわたり同じ業務を担当することになります。これにより、その業務がその個人に依存し、他のメンバーがその業務に習熟する機会が失われます。
属人化の問題を解消するための対策方法
属人化やそれによって生じる課題や問題を防止・解消・解決するための対策方法について解説します。
1. 業務の標準化
業務の標準化とは、業務手順やプロセスを統一し、マニュアル化を進め、誰でも同じ方法で遂行できるようにすることです。これにより、業務が特定の個人に依存することを防ぎます。
業務標準化の具体的な方法は次のようなものがあります。
業務マニュアルの作成
各業務の手順やポイントを詳細に記したマニュアルを作成し、誰でも参照できるようにします。
チェックリストの導入
業務の各ステップを確認できるチェックリストを作成し、業務の漏れやミスを防ぎます。
業務フローの可視化
業務プロセスをフローチャートなどで視覚化し、全体の流れを把握しやすくします。
2. ナレッジシェアリング 知識の共有
ナレッジシェアリングとは、グループ内・組織内での知識や情報を共有し、誰でも必要な情報にアクセスできるようにすることです。
情報共有プラットフォームの導入
Wikiやドキュメント管理システムを活用し、情報を一元管理します。
定期的なミーティング
知識や情報の共有を目的とした定期的なミーティングやブレインストーミングセッションを開催します。
社内勉強会
社員同士で知識やスキルを共有するための勉強会を定期的に開催します。
3. クロストレーニングの実施
クロストレーニングとは、従業員が複数の業務を担当できるように訓練することです。これにより、特定の業務が特定の個人に依存しないようにします。
ローテーション制度
一定期間ごとに担当業務を交代するローテーション制度を導入します。
メンター制度
経験豊富な社員が新人や他部署の社員に対して指導するメンター制度を導入します。
ペアワーク
業務をペアで行い、お互いに知識やスキルを共有しながら作業を進める方法を採用します。
4. システム化
システム化とは、業務をITシステムに組み込み、自動化や効率化を図ることです。これにより、評価がしやすくなるというメリットがあり、業務の属人化を影響を改善し、これを予防します。
業務管理システムの導入
プロジェクト管理ツールや業務フロー管理システムを導入し、業務の進捗状況や手順を一元管理します。
自動化ツールの活用
繰り返し作業や定型業務を自動化するツールを導入します。
データベースの活用
業務に関連するデータをデータベースで管理し、誰でもアクセスできるようにします。
属人化を発生させない社内環境・社風の特徴
属人化を発生させないためには、何が悪いのかを理解し、以下のような社内環境や社風を作ることが望ましいとされています。
オープンで透明性のあるコミュニケーション文化
情報の共有
社員間での情報共有を促進するために、オープンなコミュニケーション文化を醸成します。情報が透明でアクセス可能な状態に保たれることで、特定の個人に依存しない情報伝達が可能になります。
定例会議や報告体制
定期的な会議や報告の体制を整備し、業務の進捗状況や重要な情報が全ての関係者に共有されるようにします。これにより、個人の持つ情報が全体の資産となります。
チームワークを重視した組織風土
共同作業の推奨
チームでの共同作業を奨励し、メンバー間での知識やスキル、ナレッジの共有を促進します。個々の業務がチーム全体の責任と認識されることで、業務の依存が特定の個人に限定されない状態が生まれます。
フィードバック文化
フィードバックの文化を育成し、業務やプロジェクトの進行に関する洞察や意見を自由に交換できる環境を整備します。これにより、各メンバーが他者の業務内容やスキルに理解を深めることができます。
デメリットばかりではない属人化ならではの強みとは
高度な専門知識やスキルの活用
特定の個人が高度な専門知識やスキルを持っている場合、その知識やスキルを活用することで、特定の業務やプロジェクトにおいて高い成果を挙げることができます。
迅速な問題解決
経験豊富な個人が特定の問題に直面した際に、迅速に解決策を提供できることがあります。このような場合、時間の短縮や生産性の向上が期待されることがあります。
個人のモチベーション向上
特定の業務やプロジェクトに責任を持つことで、個人のモチベーションが向上し、自己成長や専門性の向上につながる場合があります。
高度な顧客サービスの提供
顧客やクライアントとの関係構築において、特定の個人が担当することで、顧客ニーズに応じた高度なサービスやカスタマイズが可能になる場合があります。
これらのメリットは一時的なものであり、長期的には属人化が持つリスク（業務停滞、知識の偏在、柔軟性の低下など）が組織全体の成長や持続可能性に悪影響を与える可能性があります。したがって、組織は属人化のメリットを活かしつつ、標準化や知識の共有を進めることで、より持続可能な業務運営を目指す必要があります。
属人化の解消にシステムの導入が効果的な理由
最後に、システムを導入することによって得られる、業務の効率を良くし、属人化を解消するための効果を紹介します。
業務の標準化と自動化
システム導入により、業務の手順やプロセスを明確化し、標準化することが可能です。これにより、特定の個人のスキルや経験に依存せず、誰でも同じ方法で業務を遂行できる環境が整います。
情報の透明性と共有
システムを通じてデータや情報が一元化され、組織内での運用や情報共有が容易になります。特定の個人が持つ知識やノウハウがシステムに蓄積され、全員がアクセス可能な状態になることで、属人化のリスクを軽減します。
業務効率の向上
システムによる自動化や効率化が業務のスピードと精度を向上させます。例えば、自動化されたワークフローやタスク管理システムにより、バックオフィス含め業務の遂行が迅速化し、人的ミスのリスクも低減します。単純作業の負担を軽減させることにより、より生産性の高い業務にリソースを傾注できるようになります。
まとめ
属人化は一時的なメリットをもたらすこともありますが、長期的には組織全体の成長や持続可能性に影響を与える可能性があります。業務の標準化やシステム導入によって、属人化のリスクを軽減し、組織全体の能力を向上させることが重要です。これにより、個人の特定に依存せず、持続可能な業務運営が実現され、組織の競争力が強化されるでしょう。当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するDX OCRは、「注文書」や「明細書」などの紙帳票をスキャンまたは撮影し、必要な項目を選択して、基幹システムに連携可能なCSVデータを出力できるクラウドサービスです。
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