データ化とは紙の帳票にある情報を、デジタルに変換することを指します。データ化に要する時間は、事業活動全体のボトルネックになることもあるため、短時間で処理することが非常に大切です。
今回はデータ化を短時間にすべき理由、データ化を短時間にするメリット、そしてデータ化を短時間にする方法についてお話します。

データ化を短時間にすべき理由とは

はじめにデータ化を短時間にすべき理由とは何かご説明します。

なぜ、データ化を短時間にすべきなのか

データ化を短時間にすべき理由は、昨今におけるDX推進やIT化による「IT格差を生じさせないため」という点に集約されます。例えば、同じ利益を出すために、データ化を短時間にした企業であれば半月、データ化を短時間にできない企業なら1ヶ月と聞けば、前者の方がより利益を出せる企業体質であるのは明白です。
より短時間で利益を出せるということは、商品やサービスへの投資、または顧客や従業員への還元も多く出せるということでもあります。商品やサービスの質が高まり、顧客や従業員の満足度が向上する、すなわち企業や組織としての成長力にも差が生じてしまい、結果的に市場のシェアや立ち位置も下がってしまうのです。

一昔前とは違い、データ化・デジタル化の先にAIやRPAによる自動化がある

データ化を短時間にするという単純な項目においても、明確に差が生じてしまうのはITやデジタル技術の進化・進歩が理由であり、新しい技術を柔軟に受け入れられる企業と、そうでない企業が存在しているから、とも言えます。
極端なことを言えば、データ化を短時間にしている企業は飛行機、逆に短時間にしていない企業は徒歩という形で、圧倒的に差が生じること、時間だけでなく労力も浪費してしまうということです。
現実的にもデータ化を短時間にする技術は、OCRやFAXの電子化、そしてその先にAIやRPAによる自動化があります。そのため、導入しているかどうか、従業員が使いこなせているかどうかという地力の部分においても格差が生じてしまいます。

今の時代は人件費の削減ではなく、人的リソースの確保に注力する必要がある

データ化を短時間にすることは格差を生じさせないためであると同時に、人的リソースを確保できるためという理由もあります。一昔前であれば、効率化や最適化、コスト削減は「人件費を重視」したものだったと言えます。しかし、現代においては、単に人件費の削減だけではなく、少子高齢化による労働力人口の現象にも対応しなくてはなりません。
実際に「給与を高く設定しても、募集が来ない」といった業界や業種も増えてきているため、社内や組織内に在籍する既存の従業員を大切にするためにも人的リソースの確保＝時間の余裕を作り出す必要があるのです。データ化を短時間にするという簡単そうで、効果が薄いように感じる改善ではありますが、企業や組織としてポジティブかつ必要不可欠な要素であるのは間違いありません。

データ化を短時間にするメリット

次にデータ化を短時間にするメリットをご紹介します。

利益や売上に到達するまでの時間が短縮できる

データ化を短時間にするメリットに、利益や売上に到達するまでの時間が短縮できること、すなわち事業活動全体のスピードアップが挙げられます。同じ時間で倍、半分の時間で同じかそれ以上の利益や売上を得られるのは圧倒的なアドバンテージになるということです。
同時に、データ化を短時間にするための技術やサービスは、さらなる最適化や効率化の基盤として構築されます。最初は一人の担当、次に部門や部署、最終的に事業全体のデータ化を短時間にできるようになり、短時間に合わせた作業手順や業務の流れの再構築、またはシステムの改修や見直しによって、働きやすく、無理や無駄のない職場環境に発展するでしょう。

バックオフィスや事務の従業員における労力の負担が軽減できる

データ化を短時間にする効果が高いのは、バックオフィス系の業務や事務系の作業など、簡単ではあるものの、事務処理が煩雑になる部門や部署です。どちらも事務処理に要する時間と労力による負担が大きく、ボトルネックや属人化などネガティブな課題や問題が積み重なってしまい解消しにくくなります。
例えば、ボトルネックが解消され、通常であれ2、3日必要だった事務処理が数時間、もしくは数分で終われば、事後の部門や部署へのデータ受け渡しも早くなるのは明白です。属人化が解消すれば、バックオフィス系業務や事務系作業の多い部門や部署の職場環境も改善され、お互いがお互いをサポートしやすく、残業が減り、有給休暇も取得しやすくなります。

生産性のある仕事への集中や新しいことに挑戦する余裕が生まれる

データ化の短時間化が進むことで、事業活動全体のスピードが向上すれば、時間的な余裕とともに、心身の余裕も生まれます。生産性のある仕事に集中すれば、利益や売上がアップしますし、DXの推進や働き方改革など、職場環境を改善する余裕も生まれるでしょう。
商品やサービスの質が向上し、または新しい商品やサービスの開発も可能になります。同時に利益や売上に到達するまでの時間が短縮できるため、企業や組織として右肩上がりであり、高い成長力を維持できるようになるのも利点です。

データ化を短時間にする方法

次にデータ化を短時間にする方法をご紹介します。

目視によるチェックや人力での手入力を基軸にしない

データ化を短時間にするためには、まず自社による「目視によるチェックや人力での手入力を基軸にしないこと」が挙げられます。なぜなら、人力では限界がありますし、時間も人も多く必要になるからです。
後述するIT技術やデジタル技術を利用すること、もしくはアウトソーシングに任せることを基軸にして、自社対応や内製における時間や労力の負担を削減しましょう。同時に、データ化を短時間にする方法として、不要な手順、手続き、確認を排除するのもおすすめです。可能であればペーパーレス化を並行してすすめつつ、紙による業務の流れや作業手順の再構築も行いましょう。

IT技術やデジタル技術を利用する

データ化を短時間にするためにも、OCRやFAXの電子化などのデジタル化を利用し、その先のAIやRPAによる自動化などの技術の導入を検討しましょう。間違っても「頭数を増やして、データ化を短時間にする」という方法は避けるべきです。事実、頭数を増やす＝雇用や採用、教育や育成に投資することも大切ですが、同業他社やライバル企業がIT化やDX推進による短時間化をしていれば、到底太刀打ちできません。
同じ土俵に立ち、IT格差を生じさせないことを意識すること、既存の従業員を大切にすることを重視してください。

プロフェッショナルのいるアウトソーシングに任せる

データ化の短時間にはプロフェッショナルのいるアウトソーシングに任せるのも効果的です。特に「IT技術やデジタル技術を導入している余裕がない」場合に向いており、雇用や採用、教育や育成に要する時間やコストが不要であるのも利点と言えます。
そのままアウトソーシングに任せるのも良いですし、一時的にアウトソーシングに任せて、雇用や採用、教育や育成できる時間の余裕を作り、後々に自社対応や内製に戻すのも良いでしょう。どちらにしても忙しい職場環境を余裕のある職場環境へと改善できるため、データ化の短時間どころか、人手不足で回らない状況から脱することにもつながります。

まとめ：データ化に要する時間を圧縮して人的リソースの再配分・再配置を行おう

今回はデータ化を短時間にすべき理由、データ化を短時間にするメリット、そしてデータ化を短時間にする方法についてお話しました。
人数を増やしたり、残業によって処理を早める時代は終わりました。IT技術やアウトソーシングを利用し、効率的かつ低コストでデータ化に要する時間の圧縮、短時間化を実現し、事業活動全体のスピードアップと、より良い職場環境の構築を目指してみてください。
当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズは、OCRやFAXの電子化、FAXと基幹システムとの連携、FAXの受注業務やバックオフィス系業務のアウトソーシングなどデータ化を短時間にする仕組みがあります。最適化や効率化とともに、事業活動全体のスピードアップにもつながりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。