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コラム
職場環境改善を「労力や時間の削減」という視点から進めるべき理由と具体策について

職場環境改善を「労力や時間の削減」という視点から進めるべき理由と具体策について

2021.10.29

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職場環境改善において、具体的なアイデアがない、または何をすれば良いかわからないと悩むことがあります。もし、課題や問題が抽出しきれていないのであれば「労力や時間の削減」という視点から進めることで、課題や問題が浮き彫りになり、最適化や効率化の目安が付くので大変おすすめです。今回は職場環境改善を労力や時間の削減という視点から進めるべき理由、そして職場環境改善を労力や時間の削減から始める際の具体策についてお話します。

職場環境改善を労力や時間の削減という視点から進めるべき理由

はじめに職場環境改善を労力や時間の削減という視点から進めるべき理由について解説します。

職場環境改善には「従業員満足度の向上」が必要不可欠であるため

企業や組織としては「利益や売上を追求すること」が根底にあるかと思われます。そして、企業や組織を構成するのは人間であり、現場で実務を行う従業員です。すなわち、従業員満足度が向上することで、利益や売上を追求しやすくなります。従業員満足度の向上には、従業員の労力・負担をどれだけ軽減できるか、働きやすい環境を整えるかが重要です。そのため、職場環境改善自体が従業員のためでもあると理解することから始めるべきでと言えます。

働き方改革における長時間労働の是正や有給休暇の取得に対応するため

日本に根付いた長時間労働や有給休暇が取得しにくい雰囲気は改善すべき事柄と言えます。従業員は人間ですから、正直なことを言えば働く時間は短く、休みが取りやすく、かつ給与が多いのが理想です。企業や組織として、また人間としてごくごく自然で当たり前のことを実現するためには、利益をあげることと並行して効率化や最適化を行わなくてはなりません。長時間労働が削減されれば心身の健康を保持しやすくなります。有給休暇が取得しやすければ、余暇を楽しむ余裕と時間が生まれます。仕事にもメリハリが出るだけでなく、健全な心身で働いてもらえることで、顧客満足度の向上、商品やサービスの質のアップも期待できるでしょう。

特定の部門や部署、もしくは担当に過度な負担を集中させないため

職場環境改善はブラックボックス化や属人化の解消も期待できます。逆に言えば、職場環境改善しない場合、特定の部門や部署、担当にしわ寄せが起きやすい、または起きている状況に陥っている可能性が高いです。職場環境改善が進み、業務の標準化や働き方改革がしやすくなれば、誰かに負担を押し付けることなく、誰もが働きやすい環境が整うということでもあります。ナレッジやノウハウの蓄積もしやすくなり、お互いがお互いを教えあうことができる環境、お互いがお互いをフォローできる好循環が期待できます。

DXの推進によって自動化できる作業や業務も導入しやすくなったため

DXを推進するための技術には職場環境の最適化や効率化、そして自動化できるものが数多く存在しています。そのため、従業員が人力で行っていた作業や業務も自動化しやすくなりました。例えばOCRを導入すれば、人力による転記や入力の労力が大幅に削減されます。FAXの電子化を進めればFAXを介した煩雑な事務処理も電子的にスムーズに行えるようになります。何よりも、紙の帳票にある情報ではなく、直接データベースやシステムで処理できるようになることで、圧倒的に時間の短縮、部門や部署間の連絡やコミュニケーションによる遅延も少なくなり、高効率で利益を上げることも実現可能になるでしょう。

特に時間の削減効果は目に見えて結果が出やすく改善しやすいため

職場環境改善において、時間という数値的な指標は削減効果が目に見えてわかりやすい部分であり、結果に反映されやすい部分でもあります。そのため、改善が進めば必ず結果に現れるので、やりがいがありますし、何よりも目標を明確に立てやすいという利点があります。企業や組織としてある程度のウェイトとなる事務系の作業やバックオフィス系の業務などの自動化やペーパーレス化を進めた場合、人力で処理するよりも大幅に時間が削減されます。実際に百数時間、数百時間もの時間削減となった業界や業種も珍しくないことから、職場環境改善＝労力や時間の削減と考えることが、ある意味、一番の近道であることが理解できます。

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職場環境改善を労力や時間の削減から始める際の具体策

次に、職場環境改善を労力や時間の削減から始める際の具体策をご紹介します。

残業時間や総労働時間に偏りがないかを精査・把握する

まずは課題や問題の抽出として、現時点において残業時間・総労働時間に偏りのある部門・部署・担当がいないかを調査しましょう。そして偏りがある部分の職場環境改善から重点的に進めることをおすすめします。特に残業時間はわかりやすい目標であり、もし他にしわ寄せがいくようなことがあれば、すぐに判明する指標でもあります。職場環境改善したつもりが、無理をさせる人が変わっただけで終わらせないことにもつながりますので、まずは偏りがある部分、そして全体的な残業時間の削減となるよう段階的に進めてきましょう。

有給休暇の取得率、離職率や定着率を定期的かつ定点的に調査する

有給休暇の取得率や離職率、定着率もわかりやすい指標であり、目標にしやすい数字と言えます。定期的かつ定点的に調査して把握しておくことで、企業や組織全体の職場環境が改善されているのか可視化することにもつながります。職場環境改善＝労力や時間の削減、すなわち働きやすく、長く勤めたい環境であるのは間違いありません。前述したように働く時間は短く、休みを取りやすいという環境が従業員にとってプラスとなることを考えていれば、自ずと離職率の低下、定着率の向上も期待できるでしょう。

目に見えて属人化している部署や部門、担当を洗い出す

属人化やブラックボックス化している部署・部門・担当を洗い出すことも大切です。実際に、属人化やブラックボックス化する作業や業務は作業効率が低い可能性も高く、人材を必要以上に配置しなければならない箇所でもあることから、早い段階で属人化とブラックボックス化の解消を行うべきです。職場環境改善と並行して業務標準化を行うこと、マニュアル化を進めつつ、ナレッジ・ノウハウの蓄積や共有を行うのがおすすめです。働く上でわからないこと、わからないからできないことが少なくなればなるほど、職場環境としては高効率ですし、無駄のない働き方ができる環境と言えます。誰かにしかできない、またはよくわからないが人員を多く必要とするなど、無理や無駄が発生していないかチェックする視点を持つと良いでしょう。

業務におけるボトルネックとなる部署や部門、担当を調査する

企業や組織において、なぜか遅延や停滞を招く部署や部門、担当が発生することがあります。原因がよくわからないものの、放置されてしまうことで常に時間的な遅れが生じてしまうという悪循環とも言えます。そのため、ボトルネックとなる部署や部門、担当を調査し、なぜ遅延や停滞するのか可視化することが必要になります。やり方や手順が悪いのか、人が足りないのか、逆に人が余っていないか、原因を調査し、解決すること、解決のためにIT技術が活用できないか検討することが大切です。

既存の技術で実務で利用できる仕組みをどんどん導入する

そもそも、職場環境改善を行う場合、既に何らかのネガティブな影響が存在しており、そのまま放置されている可能性が非常に高いです。古く、アナログなやり方、非効率な手順などにこだわっていたり、固執していることが原因になっていることも考えられます。既存の技術で実務で利用できるものがあれば、どんどん導入して職場環境改善に役立てましょう。特に事務系の作業やバックオフィス系の業務はデータ化・オンライン化・デジタル化・自動化の技術が豊富です。労力の負担や時間の浪費などを削減するには一番わかりやすい業務・作業ですので、職場環境改善をどこから始めれば良いかわからない時こそ、ペーパーレス化や自動化といった技術の導入を進めてみてください。

まとめ：職場環境の改善は大変。簡単な作業・業務から進めよう！

今回は職場環境改善を労力や時間の削減という視点から進めるべき理由、そして職場環境改善を労力や時間の削減から始める際の具体策についてお話しました。企業や組織において事務処理の労力や時間の浪費は一番わかりやすい課題であり問題と言えます。だからこそ、真っ先に解決することで、職場環境改善の足がかりとなり、その後のPDCAサイクルも回りやすくなるのです。どこから手を付ければ良いかわからない時こそ、事務作業やバックオフィス系業務の見直しから始めること、そしてまずは労力や時間の浪費を削減することから始めることをおすすめします。当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、労力や時間の削減がしやすい事務系の作業やバックオフィス系業務の効率化や最適化をスムーズに進めることができます。業務の標準化もしやすく、属人化の解消にもつながりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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